Sivut

torstai 27. kesäkuuta 2019

Matti ja matkalaskuprosessi

Olipa kerran Matti. Taloushallinnon superammattilainen. Matti ty√∂skenteli yrityksess√§, jossa ty√∂ntekij√§t kerryttiv√§t satoja tuhansia matkakilometrej√§ vuodessa. 


Olipa kerran taloushallinnon super-ammattilainen.
Kuten kaikilla työpaikoilla, jokaisella oli vähän oma tapansa tehdä töitä. Sama koski myös matkalaskuja.

Olihan tässäkin yrityksessä selkeät ohjeet ja säännöt matkalaskujen tekemiseen, mutta silti toteutustavat vaihtelivat yllättävän paljon. Oli monta oikeaa tapaa. Niitä oli oikeastaan yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Selkeist√§ ohjeista huolimatta Matti ja yrityksen johto saivat v√§lill√§ repi√§ hiuksia p√§√§st√§√§n koska todellisuus on usein tarua ihmeellisemp√§√§. 
Ja vaikka on selvät ohjeet niin ihmiset yleensä toimivat tulkintansa varassa. Tämä oli turhauttavaa Matille ja yrityksen taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskenteleville muille ammattilaisille, jotka käsittelivät matkalaskut ennen niiden siirtämistä maksuun ja kirjanpitoon.

Myös yrityksen talousjohtaja raapi päätään matkalaskujen kanssa

Matkalaskuprosessin välilliset ja välittömät kustannukset vaihtelivat kuukausittain ja osaa oli mahdotonta arvioida etukäteen. Prosessi myös sitoi kohtuuttomasti aikaa ja resursseja, jota olisi voitu käyttää esim. taloudellisen strategian kehittelyyn sekä yrityksen varallisuuden suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.

Kuitenkin taloushallinnossa voitiin tunnistaa tiettyjä ihmistyyppejä liittyen matkalaskujen tarkkuuteen. Heitä oli karkeasti jaoteltuna 3 tyyppiä:

  1. Aloittelija
    => Henkil√∂, joka ei juurikaan tehnyt matkalaskuja ja siksi h√§n joutui joka kerta “opettelemaan uudestaan” matkalaskujen teon. Matkalaskuissa oli usein puutteita ja virheit√§, joita sek√§ esimies ett√§ taloushallinto joutivat korjaamaan tai pahimmassa tapauksessa jopa hylk√§√§m√§√§n laskun ja pyyt√§m√§√§n sen uudelleen l√§hett√§mist√§.
     
  2. Harrastelija
    => Työntekijä, joka teki matkalaskuja säännöllisesti, mutta ei juurikaan kiinnittänyt huomiota yksityiskohtiin. Siksi laskuissa oli aina satunnaisia virheitä, jotka yleensä johtuivat huolimattomuudesta tai kiireestä.
     
  3. Ammattilainen => Ty√∂ntekij√§, jolle kertyy matkustuskilometrej√§ todella paljon. He tekiv√§t matkalaskuja usein ja olivat my√∂s niiden kanssa todella tarkkoja. N√§ill√§ matkalaskuammattilaisilla ei ollut juuri koskaan virheit√§ ja laskut oli helppo tarkistaa ja k√§sitell√§. N√§m√§ olivatkin taloushallinnon ammattilaisten suosikkityyppej√§.

Myös laskujen tarkistusta tehtävät johtajat ja esimiehet voitiin jakaa noihin kolmeen tyyppiin, sillä heillä kaikilla oli oma tapansa käydä läpi tämä prosessi.

Matkalaskuprosessi oli täynnä paperisotaa ja purkkavirityksiä

Matin ty√∂paikalla oltiin vuosien saatossa opittu el√§m√§√§n matkalaskuissa toistuvien virheiden kanssa. 

Ratkaisuksi oli kehitetty prosessi, joka ei ollut t√§ydellinen, mutta se mahdollisti sen ett√§ laskut olivat aina kunnossa viimeist√§√§n siin√§ vaiheessa kun ne maksettiin ja vietiin kirjanpitoon. 

T√§m√§ prosessi oli kuitenkin ty√∂l√§s. Se edellytti, ett√§ jokainen matkalasku k√§ytiin l√§pi tihe√§ll√§ kammalla, riippumatta siit√§ kuinka huolellisesti alkuper√§inen matkalasku oli tehty. Suuri osa Matin ja muun taloushallinnon ty√∂ajasta kului t√§h√§n prosessiin ja kuittien jahtaamiseen. 

Kaikki tuo työaika oli pois talousjohtajaa ja yrityksen kokonaisvaltaista taloutta tukevista tehtävistä. Samaan aikaan myös kuitteja ja kilometrejä raportoivat asiantuntijat painiskelivat aikahaasteiden kanssa. Deadlinet kaatuivat päälle, eikä kenelläkään ollut kivaa.

Automatisoitu kulujen käsittely loisti poissaolollaan. Satoja euroja tunnissa laskuttavan oman alansa superosaajan aika kului matkalaskujen vääntämiseen.

T√§m√§ ei olisi ollut ongelma jos kyseess√§ olisi ollut vain satunnaisesti teht√§v√§ sis√§inen pikkujuttu, mutta kun kyseess√§ oli prosessi joka toistui viikoittain ja joidenkin ammattilaisten kohdalla l√§hes p√§ivitt√§in! 

Koko työyhteisö inhosi kulukorvauksiin liittyvää kuittirumbaa

Yrityksen laskutettavasta ajasta valtaosa kului sis√§iseen prosessiin, jota ei voitu laskuttaa asiakkaalta. 

T√§m√§ oli ty√∂ntekij√∂ille todella turhauttavaa. Firman kovimmatkaan konsultit eiv√§t voineet keskitty√§ t√§ysipainoisesti asiakkaan kannalta t√§rkeimpiin teht√§viin, koska aina oli erikseen teht√§v√§ matkalasku, jotta matkaan liittyv√§t kulut voitiin laskuttaa asiakkaalta. 

Turhautuneisuus taloushallinnossa ja liikkuvien ammattilaisten taholla vain lisääntyi.

Mist√§ Matin firma l√∂ysi paremman ratkaisun? 

Lopulta Matti nosti matkalaskuasiassa kissan pöydälle ja sanoi kevätjuhlan jatkoilla ääneen sen, mitä monet olivat jo mielessään ajatelleet:

 “Onko j√§rkev√§√§, ett√§ kaikille on sama prosessi n√§iden matkalaskujen kanssa? Minun mielest√§ EI OLE." 

Aika ja paikka oli ehkä hieman väärä, mutta sen jälkeen alkoi tapahtua. Kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että henkilökohtaisesti räätälöity prosessi olisi paljon järkevämpi vaihtoehto.

Oli selvää, että nykyisin tämä on mahdollista, koska teknologia ja tietojenkäsittely on viimevuosina kehittynyt siinä määrin, että on mahdollista hyödyntää automaatiota ja sääntöjä matkalaskuprosessin käsittelyssä.

Enää tarvittiin oikea järjestelmä ja Matin yritykselle se oli Acubiz.

Syitä valintaan oli kaksi:
  1. Räätälöity matkalaskuprosessi
    => Acubizilla on mahdollista räätälöidä tarkistusprosessi kunkin käyttäjän profiilin mukaisesti. Samalla voidaan varmistaa, että kaikki tositteet, kirjaukset ja tiedot löytyvät jokaisesta tapahtumasta ja ne siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti, siten kuin lait ja asetukset edellyttävät.
     
  2. Automatisoitu kulujen käsittely ja sen mukanaan tuoma helppous
    => Matkustamiseen liittyvien kulujen kuten esim. luottokorttitapahtumien kirjaaminen, t√§sm√§ytys ja luottokorttilaskujen t√§sm√§ytys on mahdollista automatisoida siten, ett√§ matkalla olevan ammattilainen kokee matkalaskuprosessin helpoksi ja k√§tev√§ksi eik√§ h√§nen tarvitse k√§ytt√§√§ yrityksen saati asiakkaansa arvokasta aikaansa sis√§iseen prosessiin. Talousjohtaja on tyytyv√§inen kun h√§nen ammattilaisensa voivat keskitty√§ yrityksen talouden kannalta t√§rkeisiin korkeamman vaatimustason teht√§viin sek√§ prosessin kehitt√§miseen entisest√§√§n. 

PS: 
T√§m√§n artikkelin kirjoitti Acubizin myyntip√§√§llikk√∂ Juuso Salmu. Jos haluat tiet√§√§ miten teet matkalaskuprosessista oikeasti henkil√∂kohtaisen mutta toimivan, buukkaa kanssani tapaaminen »

PPS:
Jos haluat, voit lisätä minut kontakteihisi Linkedinissä. Lisää tietoa järjestelmästämme löydät osoitteesta acubiz.fi

torstai 20. kesäkuuta 2019

Matkalaskukuiskaaja on täällä!

T√§m√§ blogi avataan pian. Aiheena matkalaskut ja kulujen hallinta.  


Matkalaskukuiskaaja Juuso Salmu (Acubiz)
Blogia sponsoroi Acubiz, joka on yksi merkittävimmistä pohjoismaisista matkalasku- ja kuluhallintajärjestelmien toimittajista.

Blogissa tullaan käsittelemään erilaisia matkalasku- ja kuluhallintaprosessiin littyviä asioita. Aihepiirit vaihtelevat käytännön matkalaskujen tekemisestä yritysten kuluhallintaprosessin yksinkertaistamiseen. Mukana myös viihteellisempiä artikkeleita.

Miksi Acubiz sposoroi tätä blogia?

Acubizin tavoitteena on tehdä kulujenhallinnasta niin yksinkertaista kuin mahdollista. Me suomalaiset olemme toki tottuneet monimutkaisiin ja kankeisiin järjestelmiin.

Matkalaskujen ja kulujen hallintaa on totuttu pitämään asiana, jonka kuuluukin olla hankalaa ja aikaa vievää. Nykyteknologian ansiosta näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Acubizin järjestelmä on osoitus siitä, miten asia, joka ennen on vienyt pahimmillaan kymmeniä minuutteja, vie nyt enää parhaimmillaan muutaman sekunnin.

Tämän blogin tarkoitus ei kuitenkaan ole olla yksinomaisesti pelkkää mainospuhetta. Acubiz on tullut Suomen markkinoille jäädäkseen ja tämän blogin tarkoituksena on toimia hieman kevyempänä presenssinä digiviidakossa.

Mikä Acubiz?

Acubiz on Suomessa vielä melko tuntematon toimija, mutta muissa pohjoismaissa se on hyvinkin tunnettu ja pidetty. Acubizin järjestelmä tekee kulukorvaus- ja matkalaskuprosessista käsittämättömän yksinkertaista.

Sen käyttämiseen tarvitaan vain älypuhelin, kuitti ja puoli sekuntia aikaa.

Lisätietoa Acubizista löytyy verkkosivuilta.

Acubiz: