Alkuperäinen kuitti kirjanpitoon? Suomessa riittää digitaalinen kopio

Välillä törmään myytiin, jonka mukaan kirjanpitoon tarvitaan aina alkuperäinen kuitti kaikesta. Tämä on kuitenkin harha. 

Todellisuudessa alkuperäisten kuittien kanssa operoiminen on todella hankalaa. Varsinkin lämpökirjoitintekniikalla tulostetut kassakuitit haalistuvat nopeasti, eivätkä ne sen vuoksi edes kelpaa kirjanpitoon.

Kirjanpidon tositteeksi kelpaa sähköinen tai paperinen kopio tai tiedosto.

Tositeaineistoa ovat esimerkiksi yrityksen lähettämät paperiset ja digitaaliset laskut ja laskukopiot, tarkkailunauhat kassakoneista, hyväksytyt verkkolaskut, ostolaskut sekä tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat. Myös pankin tiliotteet ja mahdolliset tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot käyvät tositteiksi soveltuvin osin.

Kuitteja pitää säilyttää 6 vuotta, joten digitointi on melkein pakollista

Yrityksellä on myös velvollisuus huolehtia siitä, että tositteet säilyvät luettavassa muodossa vähintään 6-vuotta tilikauden lopusta. Asia on muotoiltu esimerkiksi taloushallintoliiton sivuilla näin:

"Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla – kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta."

Lisäksi muusta kirjanpidon dokumentaatiosta sanotaan seuraavaa:

"Tilinpäätös, kirjanpidot sekä käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla."

Jotta kuitit pysyisivät luettavina tällaisia aikoja, ei voida olla alkuperäisten kuittien varassa, saati kiikutella niitä kenkälaatikossa sinne tänne. Lämpökirjoitustekniikalla tulostetut kuitit saattavat pahimmillaan haalistua jo saman vuoden aikana (varsinkin jos altistuvat auringolle) joten ne kannattaa digitoida mahdollisimman nopeasti talteen.

Jos mietit miten, niin täällä on ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella.

Tositteiden kirjanpitokelpoisuus on yrittäjän vastuulla 

Joskus kirjanpitäjät hoitavat yrittäjien puolesta kuittien skannaamisen ja digitoinnin, mutta pääsääntöisesti vastuu kuitteine kirjanpitokelpoisuudesta on yrittäjällä ja siten tietysti epäsuorasti hänen työntekijöillään, jos sellaisia on.

Sähköinen taloushallinto on tätä päivää ja paperihommat mennen talven lumia

Edelleen lienee kirjanpitäjiä, jotka operoivat paperitositteiden kanssa, mutta koko ala on ollut digitalisoitumaan päin jo vuosia. Sähköinen kirjanpito on tätä päivää ja mahdollistaa yleensä myös ajantasaisen ja realiaikaisen tiedonsaannin kirjanpidosta, tuloksesta ja taseesta.

Paperiaikoina otettiin vielä paljon kuiteista valokopioita ja joidenkin mielessä se on ainoa ns. "virallinen kopio", mutta tästä ei ole koskaan ollut mitään erityistä sääntöä. Kopioiksi siis lasketaan yhtä lailla digitaalisella skannerilla, puhelimella tai vaikka digikamerallakin aikaansaadut digitaaliset "kopiot" ja tietysti myös sellaisista tehdyt tulosteet.

Joissakin maissa tarvitaan edelleen alkuperäinen kuitti kirjanpitoon, mutta ei Suomessa

Käytännössä sähköinen kopio on Suomessa aina riittävä. Meillä on lähdetty siitä ajatuksesta, että muuten sähköinen taloushallinto olisi laitonta. Ei ole tietenkään haitaksi, jos kuitteja haluaa säilöä myös paperisena, mutta käytännössä ne voi heittää roskiin kun ne on skannattu tai valokuvattu digitaaliseen muotoon.

Ei muuta tällä kertaa.

PS:
Muistakaahan seurailla meitä myös Instagramissa »

Matti ja matkalaskuprosessi

Olipa kerran Matti. Taloushallinnon superammattilainen. Matti työskenteli yrityksessä, jossa työntekijät kerryttivät satoja tuhansia matkakilometrejä vuodessa. 

Kuten kaikilla työpaikoilla, jokaisella oli vähän oma tapansa tehdä töitä. Sama koski myös matkalaskuja.

Olihan tässäkin yrityksessä selkeät ohjeet ja säännöt matkalaskujen tekemiseen, mutta silti toteutustavat vaihtelivat yllättävän paljon. Oli monta oikeaa tapaa. Niitä oli oikeastaan yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Selkeistä ohjeista huolimatta Matti ja yrityksen johto saivat välillä repiä hiuksia päästään koska todellisuus on usein tarua ihmeellisempää. 

Ja vaikka on selvät ohjeet niin ihmiset yleensä toimivat tulkintansa varassa. Tämä oli turhauttavaa Matille ja yrityksen taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskenteleville muille ammattilaisille, jotka käsittelivät matkalaskut ennen niiden siirtämistä maksuun ja kirjanpitoon.

Myös yrityksen talousjohtaja raapi päätään matkalaskujen kanssa

Matkalaskuprosessin välilliset ja välittömät kustannukset vaihtelivat kuukausittain ja osaa oli mahdotonta arvioida etukäteen. Prosessi myös sitoi kohtuuttomasti aikaa ja resursseja, jota olisi voitu käyttää esim. taloudellisen strategian kehittelyyn sekä yrityksen varallisuuden suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.

Kuitenkin taloushallinnossa voitiin tunnistaa tiettyjä ihmistyyppejä liittyen matkalaskujen tarkkuuteen. Heitä oli karkeasti jaoteltuna 3 tyyppiä:

1. Aloittelija
   => Henkilö, joka ei juurikaan tehnyt matkalaskuja ja siksi hän joutui joka kerta “opettelemaan uudestaan” matkalaskujen teon. Matkalaskuissa oli usein puutteita ja virheitä, joita sekä esimies että taloushallinto joutivat korjaamaan tai pahimmassa tapauksessa jopa hylkäämään laskun ja pyytämään sen uudelleen lähettämistä.
    
2. Harrastelija
   => Työntekijä, joka teki matkalaskuja säännöllisesti, mutta ei juurikaan kiinnittänyt huomiota yksityiskohtiin. Siksi laskuissa oli aina satunnaisia virheitä, jotka yleensä johtuivat huolimattomuudesta tai kiireestä.
    
3. Ammattilainen => Työntekijä, jolle kertyy matkustuskilometrejä todella paljon. He tekivät matkalaskuja usein ja olivat myös niiden kanssa todella tarkkoja. Näillä matkalaskuammattilaisilla ei ollut juuri koskaan virheitä ja laskut oli helppo tarkistaa ja käsitellä. Nämä olivatkin taloushallinnon ammattilaisten suosikkityyppejä.

Myös laskujen tarkistusta tehtävät johtajat ja esimiehet voitiin jakaa noihin kolmeen tyyppiin, sillä heillä kaikilla oli oma tapansa käydä läpi tämä prosessi.

Matkalaskuprosessi oli täynnä paperisotaa ja purkkavirityksiä

Matin työpaikalla oltiin vuosien saatossa opittu elämään matkalaskuissa toistuvien virheiden kanssa. 

Ratkaisuksi oli kehitetty prosessi, joka ei ollut täydellinen, mutta se mahdollisti sen että laskut olivat aina kunnossa viimeistään siinä vaiheessa kun ne maksettiin ja vietiin kirjanpitoon. 

Tämä prosessi oli kuitenkin työläs. Se edellytti, että jokainen matkalasku käytiin läpi tiheällä kammalla, riippumatta siitä kuinka huolellisesti alkuperäinen matkalasku oli tehty. Suuri osa Matin ja muun taloushallinnon työajasta kului tähän prosessiin ja kuittien jahtaamiseen. 

Kaikki tuo työaika oli pois talousjohtajaa ja yrityksen kokonaisvaltaista taloutta tukevista tehtävistä. Samaan aikaan myös kuitteja ja kilometrejä raportoivat asiantuntijat painiskelivat aikahaasteiden kanssa. Deadlinet kaatuivat päälle, eikä kenelläkään ollut kivaa.

Automatisoitu kulujen käsittely loisti poissaolollaan. Satoja euroja tunnissa laskuttavan oman alansa superosaajan aika kului matkalaskujen vääntämiseen.

Tämä ei olisi ollut ongelma jos kyseessä olisi ollut vain satunnaisesti tehtävä sisäinen pikkujuttu, mutta kun kyseessä oli prosessi joka toistui viikoittain ja joidenkin ammattilaisten kohdalla lähes päivittäin! 

Koko työyhteisö inhosi kulukorvauksiin liittyvää kuittirumbaa

Yrityksen laskutettavasta ajasta valtaosa kului sisäiseen prosessiin, jota ei voitu laskuttaa asiakkaalta. 

Tämä oli työntekijöille todella turhauttavaa. Firman kovimmatkaan konsultit eivät voineet keskittyä täysipainoisesti asiakkaan kannalta tärkeimpiin tehtäviin, koska aina oli erikseen tehtävä matkalasku, jotta matkaan liittyvät kulut voitiin laskuttaa asiakkaalta. 

Turhautuneisuus taloushallinnossa ja liikkuvien ammattilaisten taholla vain lisääntyi.

Mistä Matin firma löysi paremman ratkaisun? 

Lopulta Matti nosti matkalaskuasiassa kissan pöydälle ja sanoi kevätjuhlan jatkoilla ääneen sen, mitä monet olivat jo mielessään ajatelleet:

 “Onko järkevää, että kaikille on sama prosessi näiden matkalaskujen kanssa? Minun mielestä EI OLE." 

Aika ja paikka oli ehkä hieman väärä, mutta sen jälkeen alkoi tapahtua. Kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että henkilökohtaisesti räätälöity prosessi olisi paljon järkevämpi vaihtoehto.

Oli selvää, että nykyisin tämä on mahdollista, koska teknologia ja tietojenkäsittely on viimevuosina kehittynyt siinä määrin, että on mahdollista hyödyntää automaatiota ja sääntöjä matkalaskuprosessin käsittelyssä.

Enää tarvittiin oikea järjestelmä ja Matin yritykselle se oli Acubiz.

Syitä valintaan oli kaksi:

1. Räätälöity matkalaskuprosessi
   => Acubizilla on mahdollista räätälöidä tarkistusprosessi kunkin käyttäjän profiilin mukaisesti. Samalla voidaan varmistaa, että kaikki tositteet, kirjaukset ja tiedot löytyvät jokaisesta tapahtumasta ja ne siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti, siten kuin lait ja asetukset edellyttävät.
    
2. Automatisoitu kulujen käsittely ja sen mukanaan tuoma helppous
   => Matkustamiseen liittyvien kulujen kuten esim. luottokorttitapahtumien kirjaaminen, täsmäytys ja luottokorttilaskujen täsmäytys on mahdollista automatisoida siten, että matkalla olevan ammattilainen kokee matkalaskuprosessin helpoksi ja käteväksi eikä hänen tarvitse käyttää yrityksen saati asiakkaansa arvokasta aikaansa sisäiseen prosessiin. Talousjohtaja on tyytyväinen kun hänen ammattilaisensa voivat keskittyä yrityksen talouden kannalta tärkeisiin korkeamman vaatimustason tehtäviin sekä prosessin kehittämiseen entisestään. 

PS: 
Tämän artikkelin kirjoitti Acubizin myyntipäällikkö Juuso Salmu. Jos haluat tietää miten teet matkalaskuprosessista oikeasti henkilökohtaisen mutta toimivan, buukkaa kanssani tapaaminen »

PPS:
Jos haluat, voit lisätä minut kontakteihisi Linkedinissä. Lisää tietoa järjestelmästämme löydät osoitteesta acubiz.fi