Sivut

Näytetään tekstit, joissa on tunniste taloushallinto. Näytä kaikki tekstit
Näytetään tekstit, joissa on tunniste taloushallinto. Näytä kaikki tekstit

sunnuntai 11. elokuuta 2019

Alkuperäinen kuitti kirjanpitoon? Suomessa riittää digitaalinen kopio

V√§lill√§ t√∂rm√§√§n myytiin, jonka mukaan kirjanpitoon tarvitaan aina alkuper√§inen kuitti kaikesta. T√§m√§ on kuitenkin harha. 


Tositteet voi säilyttää oikein tai väärin.
Todellisuudessa alkuperäisten kuittien kanssa operoiminen on todella hankalaa. Varsinkin lämpökirjoitintekniikalla tulostetut kassakuitit haalistuvat nopeasti, eivätkä ne sen vuoksi edes kelpaa kirjanpitoon.

Kirjanpidon tositteeksi kelpaa sähköinen tai paperinen kopio tai tiedosto.

Tositeaineistoa ovat esimerkiksi yrityksen lähettämät paperiset ja digitaaliset laskut ja laskukopiot, tarkkailunauhat kassakoneista, hyväksytyt verkkolaskut, ostolaskut sekä tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat. Myös pankin tiliotteet ja mahdolliset tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot käyvät tositteiksi soveltuvin osin.

Kuitteja pitää säilyttää 6 vuotta, joten digitointi on melkein pakollista

Yrityksellä on myös velvollisuus huolehtia siitä, että tositteet säilyvät luettavassa muodossa vähintään 6-vuotta tilikauden lopusta. Asia on muotoiltu esimerkiksi taloushallintoliiton sivuilla näin:

"Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla Рkirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta."

Lisäksi muusta kirjanpidon dokumentaatiosta sanotaan seuraavaa:

"Tilinpäätös, kirjanpidot sekä käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla."

Jotta kuitit pysyisivät luettavina tällaisia aikoja, ei voida olla alkuperäisten kuittien varassa, saati kiikutella niitä kenkälaatikossa sinne tänne. Lämpökirjoitustekniikalla tulostetut kuitit saattavat pahimmillaan haalistua jo saman vuoden aikana (varsinkin jos altistuvat auringolle) joten ne kannattaa digitoida mahdollisimman nopeasti talteen.

Jos mietit miten, niin täällä on ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella.

Tositteiden kirjanpitokelpoisuus on yritt√§j√§n vastuulla 

Joskus kirjanpitäjät hoitavat yrittäjien puolesta kuittien skannaamisen ja digitoinnin, mutta pääsääntöisesti vastuu kuitteine kirjanpitokelpoisuudesta on yrittäjällä ja siten tietysti epäsuorasti hänen työntekijöillään, jos sellaisia on.

Sähköinen taloushallinto on tätä päivää ja paperihommat mennen talven lumia

Edelleen lienee kirjanpitäjiä, jotka operoivat paperitositteiden kanssa, mutta koko ala on ollut digitalisoitumaan päin jo vuosia. Sähköinen kirjanpito on tätä päivää ja mahdollistaa yleensä myös ajantasaisen ja realiaikaisen tiedonsaannin kirjanpidosta, tuloksesta ja taseesta.

Paperiaikoina otettiin vielä paljon kuiteista valokopioita ja joidenkin mielessä se on ainoa ns. "virallinen kopio", mutta tästä ei ole koskaan ollut mitään erityistä sääntöä. Kopioiksi siis lasketaan yhtä lailla digitaalisella skannerilla, puhelimella tai vaikka digikamerallakin aikaansaadut digitaaliset "kopiot" ja tietysti myös sellaisista tehdyt tulosteet.

Joissakin maissa tarvitaan edelleen alkuperäinen kuitti kirjanpitoon, mutta ei Suomessa

Käytännössä sähköinen kopio on Suomessa aina riittävä. Meillä on lähdetty siitä ajatuksesta, että muuten sähköinen taloushallinto olisi laitonta. Ei ole tietenkään haitaksi, jos kuitteja haluaa säilöä myös paperisena, mutta käytännössä ne voi heittää roskiin kun ne on skannattu tai valokuvattu digitaaliseen muotoon.

Ei muuta tällä kertaa.

PS:
Muistakaahan seurailla meit√§ my√∂s Instagramissa »

torstai 27. kesäkuuta 2019

Matti ja matkalaskuprosessi

Olipa kerran Matti. Taloushallinnon superammattilainen. Matti ty√∂skenteli yrityksess√§, jossa ty√∂ntekij√§t kerryttiv√§t satoja tuhansia matkakilometrej√§ vuodessa. 


Olipa kerran taloushallinnon super-ammattilainen.
Kuten kaikilla työpaikoilla, jokaisella oli vähän oma tapansa tehdä töitä. Sama koski myös matkalaskuja.

Olihan tässäkin yrityksessä selkeät ohjeet ja säännöt matkalaskujen tekemiseen, mutta silti toteutustavat vaihtelivat yllättävän paljon. Oli monta oikeaa tapaa. Niitä oli oikeastaan yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Selkeist√§ ohjeista huolimatta Matti ja yrityksen johto saivat v√§lill√§ repi√§ hiuksia p√§√§st√§√§n koska todellisuus on usein tarua ihmeellisemp√§√§. 
Ja vaikka on selvät ohjeet niin ihmiset yleensä toimivat tulkintansa varassa. Tämä oli turhauttavaa Matille ja yrityksen taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskenteleville muille ammattilaisille, jotka käsittelivät matkalaskut ennen niiden siirtämistä maksuun ja kirjanpitoon.

Myös yrityksen talousjohtaja raapi päätään matkalaskujen kanssa

Matkalaskuprosessin välilliset ja välittömät kustannukset vaihtelivat kuukausittain ja osaa oli mahdotonta arvioida etukäteen. Prosessi myös sitoi kohtuuttomasti aikaa ja resursseja, jota olisi voitu käyttää esim. taloudellisen strategian kehittelyyn sekä yrityksen varallisuuden suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.

Kuitenkin taloushallinnossa voitiin tunnistaa tiettyjä ihmistyyppejä liittyen matkalaskujen tarkkuuteen. Heitä oli karkeasti jaoteltuna 3 tyyppiä:

  1. Aloittelija
    => Henkil√∂, joka ei juurikaan tehnyt matkalaskuja ja siksi h√§n joutui joka kerta “opettelemaan uudestaan” matkalaskujen teon. Matkalaskuissa oli usein puutteita ja virheit√§, joita sek√§ esimies ett√§ taloushallinto joutivat korjaamaan tai pahimmassa tapauksessa jopa hylk√§√§m√§√§n laskun ja pyyt√§m√§√§n sen uudelleen l√§hett√§mist√§.
     
  2. Harrastelija
    => Työntekijä, joka teki matkalaskuja säännöllisesti, mutta ei juurikaan kiinnittänyt huomiota yksityiskohtiin. Siksi laskuissa oli aina satunnaisia virheitä, jotka yleensä johtuivat huolimattomuudesta tai kiireestä.
     
  3. Ammattilainen => Ty√∂ntekij√§, jolle kertyy matkustuskilometrej√§ todella paljon. He tekiv√§t matkalaskuja usein ja olivat my√∂s niiden kanssa todella tarkkoja. N√§ill√§ matkalaskuammattilaisilla ei ollut juuri koskaan virheit√§ ja laskut oli helppo tarkistaa ja k√§sitell√§. N√§m√§ olivatkin taloushallinnon ammattilaisten suosikkityyppej√§.

Myös laskujen tarkistusta tehtävät johtajat ja esimiehet voitiin jakaa noihin kolmeen tyyppiin, sillä heillä kaikilla oli oma tapansa käydä läpi tämä prosessi.

Matkalaskuprosessi oli täynnä paperisotaa ja purkkavirityksiä

Matin ty√∂paikalla oltiin vuosien saatossa opittu el√§m√§√§n matkalaskuissa toistuvien virheiden kanssa. 

Ratkaisuksi oli kehitetty prosessi, joka ei ollut t√§ydellinen, mutta se mahdollisti sen ett√§ laskut olivat aina kunnossa viimeist√§√§n siin√§ vaiheessa kun ne maksettiin ja vietiin kirjanpitoon. 

T√§m√§ prosessi oli kuitenkin ty√∂l√§s. Se edellytti, ett√§ jokainen matkalasku k√§ytiin l√§pi tihe√§ll√§ kammalla, riippumatta siit√§ kuinka huolellisesti alkuper√§inen matkalasku oli tehty. Suuri osa Matin ja muun taloushallinnon ty√∂ajasta kului t√§h√§n prosessiin ja kuittien jahtaamiseen. 

Kaikki tuo työaika oli pois talousjohtajaa ja yrityksen kokonaisvaltaista taloutta tukevista tehtävistä. Samaan aikaan myös kuitteja ja kilometrejä raportoivat asiantuntijat painiskelivat aikahaasteiden kanssa. Deadlinet kaatuivat päälle, eikä kenelläkään ollut kivaa.

Automatisoitu kulujen käsittely loisti poissaolollaan. Satoja euroja tunnissa laskuttavan oman alansa superosaajan aika kului matkalaskujen vääntämiseen.

T√§m√§ ei olisi ollut ongelma jos kyseess√§ olisi ollut vain satunnaisesti teht√§v√§ sis√§inen pikkujuttu, mutta kun kyseess√§ oli prosessi joka toistui viikoittain ja joidenkin ammattilaisten kohdalla l√§hes p√§ivitt√§in! 

Koko työyhteisö inhosi kulukorvauksiin liittyvää kuittirumbaa

Yrityksen laskutettavasta ajasta valtaosa kului sis√§iseen prosessiin, jota ei voitu laskuttaa asiakkaalta. 

T√§m√§ oli ty√∂ntekij√∂ille todella turhauttavaa. Firman kovimmatkaan konsultit eiv√§t voineet keskitty√§ t√§ysipainoisesti asiakkaan kannalta t√§rkeimpiin teht√§viin, koska aina oli erikseen teht√§v√§ matkalasku, jotta matkaan liittyv√§t kulut voitiin laskuttaa asiakkaalta. 

Turhautuneisuus taloushallinnossa ja liikkuvien ammattilaisten taholla vain lisääntyi.

Mist√§ Matin firma l√∂ysi paremman ratkaisun? 

Lopulta Matti nosti matkalaskuasiassa kissan pöydälle ja sanoi kevätjuhlan jatkoilla ääneen sen, mitä monet olivat jo mielessään ajatelleet:

 “Onko j√§rkev√§√§, ett√§ kaikille on sama prosessi n√§iden matkalaskujen kanssa? Minun mielest√§ EI OLE." 

Aika ja paikka oli ehkä hieman väärä, mutta sen jälkeen alkoi tapahtua. Kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että henkilökohtaisesti räätälöity prosessi olisi paljon järkevämpi vaihtoehto.

Oli selvää, että nykyisin tämä on mahdollista, koska teknologia ja tietojenkäsittely on viimevuosina kehittynyt siinä määrin, että on mahdollista hyödyntää automaatiota ja sääntöjä matkalaskuprosessin käsittelyssä.

Enää tarvittiin oikea järjestelmä ja Matin yritykselle se oli Acubiz.

Syitä valintaan oli kaksi:
  1. Räätälöity matkalaskuprosessi
    => Acubizilla on mahdollista räätälöidä tarkistusprosessi kunkin käyttäjän profiilin mukaisesti. Samalla voidaan varmistaa, että kaikki tositteet, kirjaukset ja tiedot löytyvät jokaisesta tapahtumasta ja ne siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti, siten kuin lait ja asetukset edellyttävät.
     
  2. Automatisoitu kulujen käsittely ja sen mukanaan tuoma helppous
    => Matkustamiseen liittyvien kulujen kuten esim. luottokorttitapahtumien kirjaaminen, t√§sm√§ytys ja luottokorttilaskujen t√§sm√§ytys on mahdollista automatisoida siten, ett√§ matkalla olevan ammattilainen kokee matkalaskuprosessin helpoksi ja k√§tev√§ksi eik√§ h√§nen tarvitse k√§ytt√§√§ yrityksen saati asiakkaansa arvokasta aikaansa sis√§iseen prosessiin. Talousjohtaja on tyytyv√§inen kun h√§nen ammattilaisensa voivat keskitty√§ yrityksen talouden kannalta t√§rkeisiin korkeamman vaatimustason teht√§viin sek√§ prosessin kehitt√§miseen entisest√§√§n. 

PS: 
T√§m√§n artikkelin kirjoitti Acubizin myyntip√§√§llikk√∂ Juuso Salmu. Jos haluat tiet√§√§ miten teet matkalaskuprosessista oikeasti henkil√∂kohtaisen mutta toimivan, buukkaa kanssani tapaaminen »

PPS:
Jos haluat, voit lisätä minut kontakteihisi Linkedinissä. Lisää tietoa järjestelmästämme löydät osoitteesta acubiz.fi