Sivut

Näytetään tekstit, joissa on tunniste matkalaskuprosessi. Näytä kaikki tekstit
Näytetään tekstit, joissa on tunniste matkalaskuprosessi. Näytä kaikki tekstit

tiistai 26. marraskuuta 2019

Kululasku on turha! [Kulujen korvaaminen työntekijälle käy ilmankin!]

Kululasku? Oletko koskaan kyseenalaistanut sen tarpeellisuutta?


Olen tehnyt töitä 16 vuotta elämästäni. Sinä aikana tiestä on tullut ystävä, mutta matkalaskuista ei.

On siis tullut tehtyä kululasku jos toinenkin.

Veikkaisin, että ainakin tuhansia.

Olen testannut monenlaisia eri systeemeit√§, jotka p√§√§asiassa ovat olleet pohjimmiltaan samanlaisia. L√§hes kaikissa  kululasku ja matkalasku on sis√§ltynyt √§rsytt√§v√§n hankalaan prosessiin.

En tiedä onko omalla alallani (myynnin parissa) ketään, joka nauttisi matka- ja kululaskujen tekemisestä. Käsi ylös, jos ne ovat sinulle hauskaa hupia :)

Harva tykkää siitä, että joutuu ensin käyttämään omaa rahaansa firman kuluihin ja sitten sen jälkeen kinuamaan niitä takaisin (useimmiten vieläpä omalla ajalla).

Se on välttämätön paha.

Jotain sellaista, mikä on vain tehtävä.

Miksi matka- tai kululasku on pakko tehd√§? 

Tämä on mielenkiintoinen kysymys. Oikeastihan nykyteknologia mahdollistaisi kululaskun täydellisen poistaminen matkustavan ihmisen arjesta. Se siis EI OLE millään muotoa pakollinen.

Silti monet yritykset edelleen käyttävät perinteisiä matkalaskuja.

Miksi?

Matka- ja kululasku oli aikanaan ihan järkevä systeemi. Sen avulla oli mahdollista luoda selkeä kuva matkalla käytetyn rahan määrästä ja käyttötarkoituksesta. Tällainen dokumentti oli sitten helppo tarkastaa esimiehen tai taloushallinnon ammattilaisen toimesta kerralla.

Tämä oli tarkoituksenmukaista, silloin kun:

  • prosessit olivat paperilla 
  • tapahtumien yhteytt√§ oli muuten vaikea hahmottaa 
  • ty√∂ntekij√∂ihin ei voinut luottaa 
  • tarkistukset olivat jonkun korkeapalkkaisen p√§√§ty√∂.

Nämä ovat menneiden aikojen ongelmia, jotka on vanhasta tottumuksesta raahattu matkalaskulomakkeineen mukaan myös uusiin prosesseihin.

Vanhentuneissa matkalaskukäytännöissä kululasku on kaiken ydin. Se pitää täytellä kaikesta erikseen.

Sellaiseenkin on t√∂rm√§tty, ett√§ on erillinen matkalaskulomake, joka pit√§√§ t√§yt√§√§ jopa silloin kun ei matkusteta. Kululasku kun voidaan firman systeemiss√§ tehd√§ ainoastaan matkalaskun liitteeksi. 

Paperi ja kynä ovat vaihtuneet excel-taulukoihin ja taloushallinnon ohjelmistoihin, mutta prosessi on pysynyt pitkälti samana.

Teknologisista harppauksista huolimatta, käy tällaisten yhteenvetojen tekeminen raskaaksi, varsinkin jos:
  • matkasi ovat pitki√§ 
  • matkustat useasti lyhyit√§ matkoja 
  • yrityksesi vaatii, ett√§ teet yhden koontilaskun kuukaudessa 
Silloin muuttuu tämä, ennen niin käytännöllinen prosessi, helvetilliseksi kokemuksesi matkustavalle ihmiselle.

Mikä siis neuvoksi? Kulujen korvaaminen on mahdollista myös ilman kululaskua!

Toinen vaihtoehto, jonka teknologia meille tarjoaa on tapahtumakohtainen matkojen ja kulujen kirjaus.

Silloin kirjaukset tehdään heti niiden ollessa käsillä ja se mahdollistaa yritykselle kulujen ja matkojen seurannan lähes reaaliajassa.

Eikö reaaliaikaisuus lisää hyväksyjän ja taloushallinnon työtaakkaa?

Ei. T√§ss√§ vaihtoehdossa keskityt√§√§n siihen, mihin rahaa oikeasti kuuluu ja t√§m√§ prosessi mahdollistaa my√∂s automaation sek√§ teko√§lyn hy√∂dynt√§misen tapahtumien k√§sittelyss√§. Se helpottaa my√∂s petoksen ehk√§isemisess√§. 

Mitä yritän sanoa?

Henkilö, joka tuottaa yritykselle parhaassa tapauksessa miljoonia vuodessa, esim. myymällä yrityksen palveluja tai konsultoimalla asiakkaita, ei varmastikaan iloitse siitä, että hänen tarvitsee selvittää jokainen yrityksen varoilla ostamansa kahvikuppi tai pysäköintikulu.

Se on mikromanagerointia, joka kostautuu huonona työviihtyvyytenä.

Kyse ei kuitenkaan ole PELK√ĄST√Ą√ĄN ty√∂viihtyvyydest√§

Tämä pienten kulujen seuraaminen ja tarkistaminen maksaa yritykselle huomattavan summan rahaa ja on yrityksen tuottavuuden kannalta haitallista.

Miksi?

Aika on rahaa ja aika maksaa aina. Esimiehen, taloushallinnon ja työntekijän itsensä kuluttama aika on pois kaikesta muusta työstä. Kun kaikkien käyttämä aika lasketaan yhteen, on se viiden euron kahvikuppi äkkiä hyvinkin kallis.

Onko siis järkevää tarkastella kaikkia tapahtumia samalla kertaa ja onko ylipäätänsä järkeä tarkistaa kaikki kulut käsin?

Ei. Nyky√§√§n teknologia, esim. Acubiz-ohjelmisto, mahdollistaa automaation hy√∂dynt√§misen tapahtumien k√§sittelyss√§. J√§rkev√§n ja automatisoidun raportoinnin ansiosta voidaan luopua turhien lippulappuhen py√∂rittelyst√§.

Mitä tämä tarkoittaa?

Kululasku ja matkalasku ovat sanoja jotka kuuluvat historiaan. Nykyaikaiseen taloushallinnon termist√∂√∂n kuuluvat pikemminkin sellainen sanayhdistelm√§ kuin automatisoitu kulujen k√§sittely ja lause kohtuulliset kulut korvataan.

Itse kannatan nykyaikaista, kevyttä ja automatisoitua työntekijäkulujen korvausmallia.

PS: 
Katso uusimmat kuulumiset Instagramista »

tiistai 23. heinäkuuta 2019

Työmatkakustannusten korvaaminen ja verotus

Useimpien työehtosopimusten mukaan työnantajalla on velvollisuus korvata työntekijälle aiheutuneet matkakulut.

Kulukorvaus voidaan hoitaa monella tavalla.
Teknisesti ottaen työnantajalla on yleensä vapaus hoitaa kulukorvaukset haluamallaan tavalla. Tyypillisesti sovelletaan jompaa kumpaa seuraavista vaihtoehdoista:
  1. Työnantaja huolehtii kuluista etukäteen ja ostaa esim. matkaliput ja varaa työntekijälle hotellimajoituksen jo ennen matkaa.
     
  2. Ty√∂nantaja maksaa kulukorvaukset j√§lkik√§teen erillisen√§ suorituksena.  
Nykyisin yleistynyt tapa on my√∂s se, ett√§ ty√∂ntekij√§ll√§ (esimerkiksi myyj√§ll√§) on firman luottokortti ja h√§n noudattaa yleisohjetta, jonka puitteissa syntyneet kohtuulliset kulut korvataan.  

Tämä malli yhdistää vaihtoehtojen 1 ja 2 parhaat puolet ja on luultavasti kevein tapa niin yrityksen, kirjanpitäjän kuin käyttäjänkin kannalta.

K√§yt√§nn√∂ss√§ luottokorttilasku menee t√§ll√∂in ty√∂nantajan piikkiin, jolloin v√§ltyt√§√§n tilanteelta, jossa ty√∂st√§ syntyv√§t kulut rasittaisivat turhaan ty√∂ntekij√§n omaa henkil√∂kohtaista taloutta. 

Miten verot menee jos ty√∂nantaja ei maksa matkakuluja? 

Jos ty√∂ntekij√§ matkustaa omilla rahoillaan, eik√§ ty√∂nantaja kompensoi kuluja, kyse on tuloverolain (1535/1992, TVL) 29 §:ss√§ tarkoitetuista tulonhankintamenoista. Ty√∂ntekij√§ voi silloin itse v√§hent√§√§ tulonhankintamenot omassa henkil√∂kohtaisessa verotuksessaan.

Tässä on tietenkin se huono puoli, että matkakulut saa takaisin vasta veronpalautuksen jälkeen, eli joutuu odottamaan käyttämiään rahoja melko pitkään.

Matkojen lisäksi korvataan lisääntyneet elantomenot

Pelkkä matkakorvaus harvoin kattaa työmatkan kaikkia kuluja. Korvattavien ja työnantajalle kuuluvien kulujen piiriin kuuluvat myös työntekijästä riippumattomat lisääntyneet elantomenot ja esimerkiksi edustuskulut.

Jos ty√∂ntekij√§n on m√§√§r√§ menn√§ esimerkiksi asiakkaan kanssa teatteriin, menev√§t teatteriliput siis firman piikkiin. Lis√§ksi ty√∂nantaja korvaa tavallisesti my√∂s:

  • ty√∂ntekij√§lle aiheutuvat ylim√§√§r√§iset ruokailukustannukset
  • ylim√§√§r√§iset kulut yhteydenpidosta kotiin 
  • ylim√§√§r√§iset kustannukset vaatehuollosta ja muusta vastaavasta.

Yllä mainitut lisääntyneet elinkustannukset voidaan korvata joko verohallinnon vuosittain vahvistamalla päivärahalla tai kulujen mukaan erikseen. Muut kulut, kuten edustuskulut työnantaja joutuu joka tapauksessa korvaamaan erikseen, joten yleistyvä käytäntö on, että kaikki kulut korvataan samalla systeemillä.

Helpoin tapa hoitaa matka- ja kulukorvaukset?

Helpoin tapa hoitaa matka- ja kulukorvaukset, on se että työntekijä käyttää luottokorttia, jonka laskut menevät suoraan yritykselle.

Matkalaskuprosessista kannattaa ylipäätään tehdä mahdollisimman kevyt. Ainakin jos paljon matkustavia työntekijöitä on monta, koska silloin vuosittainen ajansäästö voi olla todella suuri. Luottokorttiratkaisu matka- ja kulukorvauksissa estää hyvin puurojen ja vellien sekoittumista, tekee rahan liikkumisesta nopeaa, eikä kuormita työntekijän, saati yrityksen kassaa.

Kuittien hallintaan on sitten markkinoilla monia helppoja sovelluksia, joilla paperilappujen digitointi käy sekunneissa.

Loppusanat

Tässäpä tämä lyhykäisyydessään. Matkalaskukuiskaaja jatkaa nyt matkaansa kohti syrjäkyliä. Seuraavaksi kohteena Kaanaa! Turvallista matkaa myös Sinulle! :)

torstai 27. kesäkuuta 2019

Matti ja matkalaskuprosessi

Olipa kerran Matti. Taloushallinnon superammattilainen. Matti ty√∂skenteli yrityksess√§, jossa ty√∂ntekij√§t kerryttiv√§t satoja tuhansia matkakilometrej√§ vuodessa. 


Olipa kerran taloushallinnon super-ammattilainen.
Kuten kaikilla työpaikoilla, jokaisella oli vähän oma tapansa tehdä töitä. Sama koski myös matkalaskuja.

Olihan tässäkin yrityksessä selkeät ohjeet ja säännöt matkalaskujen tekemiseen, mutta silti toteutustavat vaihtelivat yllättävän paljon. Oli monta oikeaa tapaa. Niitä oli oikeastaan yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Selkeist√§ ohjeista huolimatta Matti ja yrityksen johto saivat v√§lill√§ repi√§ hiuksia p√§√§st√§√§n koska todellisuus on usein tarua ihmeellisemp√§√§. 
Ja vaikka on selvät ohjeet niin ihmiset yleensä toimivat tulkintansa varassa. Tämä oli turhauttavaa Matille ja yrityksen taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskenteleville muille ammattilaisille, jotka käsittelivät matkalaskut ennen niiden siirtämistä maksuun ja kirjanpitoon.

Myös yrityksen talousjohtaja raapi päätään matkalaskujen kanssa

Matkalaskuprosessin välilliset ja välittömät kustannukset vaihtelivat kuukausittain ja osaa oli mahdotonta arvioida etukäteen. Prosessi myös sitoi kohtuuttomasti aikaa ja resursseja, jota olisi voitu käyttää esim. taloudellisen strategian kehittelyyn sekä yrityksen varallisuuden suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.

Kuitenkin taloushallinnossa voitiin tunnistaa tiettyjä ihmistyyppejä liittyen matkalaskujen tarkkuuteen. Heitä oli karkeasti jaoteltuna 3 tyyppiä:

  1. Aloittelija
    => Henkil√∂, joka ei juurikaan tehnyt matkalaskuja ja siksi h√§n joutui joka kerta “opettelemaan uudestaan” matkalaskujen teon. Matkalaskuissa oli usein puutteita ja virheit√§, joita sek√§ esimies ett√§ taloushallinto joutivat korjaamaan tai pahimmassa tapauksessa jopa hylk√§√§m√§√§n laskun ja pyyt√§m√§√§n sen uudelleen l√§hett√§mist√§.
     
  2. Harrastelija
    => Työntekijä, joka teki matkalaskuja säännöllisesti, mutta ei juurikaan kiinnittänyt huomiota yksityiskohtiin. Siksi laskuissa oli aina satunnaisia virheitä, jotka yleensä johtuivat huolimattomuudesta tai kiireestä.
     
  3. Ammattilainen => Ty√∂ntekij√§, jolle kertyy matkustuskilometrej√§ todella paljon. He tekiv√§t matkalaskuja usein ja olivat my√∂s niiden kanssa todella tarkkoja. N√§ill√§ matkalaskuammattilaisilla ei ollut juuri koskaan virheit√§ ja laskut oli helppo tarkistaa ja k√§sitell√§. N√§m√§ olivatkin taloushallinnon ammattilaisten suosikkityyppej√§.

Myös laskujen tarkistusta tehtävät johtajat ja esimiehet voitiin jakaa noihin kolmeen tyyppiin, sillä heillä kaikilla oli oma tapansa käydä läpi tämä prosessi.

Matkalaskuprosessi oli täynnä paperisotaa ja purkkavirityksiä

Matin ty√∂paikalla oltiin vuosien saatossa opittu el√§m√§√§n matkalaskuissa toistuvien virheiden kanssa. 

Ratkaisuksi oli kehitetty prosessi, joka ei ollut t√§ydellinen, mutta se mahdollisti sen ett√§ laskut olivat aina kunnossa viimeist√§√§n siin√§ vaiheessa kun ne maksettiin ja vietiin kirjanpitoon. 

T√§m√§ prosessi oli kuitenkin ty√∂l√§s. Se edellytti, ett√§ jokainen matkalasku k√§ytiin l√§pi tihe√§ll√§ kammalla, riippumatta siit√§ kuinka huolellisesti alkuper√§inen matkalasku oli tehty. Suuri osa Matin ja muun taloushallinnon ty√∂ajasta kului t√§h√§n prosessiin ja kuittien jahtaamiseen. 

Kaikki tuo työaika oli pois talousjohtajaa ja yrityksen kokonaisvaltaista taloutta tukevista tehtävistä. Samaan aikaan myös kuitteja ja kilometrejä raportoivat asiantuntijat painiskelivat aikahaasteiden kanssa. Deadlinet kaatuivat päälle, eikä kenelläkään ollut kivaa.

Automatisoitu kulujen käsittely loisti poissaolollaan. Satoja euroja tunnissa laskuttavan oman alansa superosaajan aika kului matkalaskujen vääntämiseen.

T√§m√§ ei olisi ollut ongelma jos kyseess√§ olisi ollut vain satunnaisesti teht√§v√§ sis√§inen pikkujuttu, mutta kun kyseess√§ oli prosessi joka toistui viikoittain ja joidenkin ammattilaisten kohdalla l√§hes p√§ivitt√§in! 

Koko työyhteisö inhosi kulukorvauksiin liittyvää kuittirumbaa

Yrityksen laskutettavasta ajasta valtaosa kului sis√§iseen prosessiin, jota ei voitu laskuttaa asiakkaalta. 

T√§m√§ oli ty√∂ntekij√∂ille todella turhauttavaa. Firman kovimmatkaan konsultit eiv√§t voineet keskitty√§ t√§ysipainoisesti asiakkaan kannalta t√§rkeimpiin teht√§viin, koska aina oli erikseen teht√§v√§ matkalasku, jotta matkaan liittyv√§t kulut voitiin laskuttaa asiakkaalta. 

Turhautuneisuus taloushallinnossa ja liikkuvien ammattilaisten taholla vain lisääntyi.

Mist√§ Matin firma l√∂ysi paremman ratkaisun? 

Lopulta Matti nosti matkalaskuasiassa kissan pöydälle ja sanoi kevätjuhlan jatkoilla ääneen sen, mitä monet olivat jo mielessään ajatelleet:

 “Onko j√§rkev√§√§, ett√§ kaikille on sama prosessi n√§iden matkalaskujen kanssa? Minun mielest√§ EI OLE." 

Aika ja paikka oli ehkä hieman väärä, mutta sen jälkeen alkoi tapahtua. Kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että henkilökohtaisesti räätälöity prosessi olisi paljon järkevämpi vaihtoehto.

Oli selvää, että nykyisin tämä on mahdollista, koska teknologia ja tietojenkäsittely on viimevuosina kehittynyt siinä määrin, että on mahdollista hyödyntää automaatiota ja sääntöjä matkalaskuprosessin käsittelyssä.

Enää tarvittiin oikea järjestelmä ja Matin yritykselle se oli Acubiz.

Syitä valintaan oli kaksi:
  1. Räätälöity matkalaskuprosessi
    => Acubizilla on mahdollista räätälöidä tarkistusprosessi kunkin käyttäjän profiilin mukaisesti. Samalla voidaan varmistaa, että kaikki tositteet, kirjaukset ja tiedot löytyvät jokaisesta tapahtumasta ja ne siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti, siten kuin lait ja asetukset edellyttävät.
     
  2. Automatisoitu kulujen käsittely ja sen mukanaan tuoma helppous
    => Matkustamiseen liittyvien kulujen kuten esim. luottokorttitapahtumien kirjaaminen, t√§sm√§ytys ja luottokorttilaskujen t√§sm√§ytys on mahdollista automatisoida siten, ett√§ matkalla olevan ammattilainen kokee matkalaskuprosessin helpoksi ja k√§tev√§ksi eik√§ h√§nen tarvitse k√§ytt√§√§ yrityksen saati asiakkaansa arvokasta aikaansa sis√§iseen prosessiin. Talousjohtaja on tyytyv√§inen kun h√§nen ammattilaisensa voivat keskitty√§ yrityksen talouden kannalta t√§rkeisiin korkeamman vaatimustason teht√§viin sek√§ prosessin kehitt√§miseen entisest√§√§n. 

PS: 
T√§m√§n artikkelin kirjoitti Acubizin myyntip√§√§llikk√∂ Juuso Salmu. Jos haluat tiet√§√§ miten teet matkalaskuprosessista oikeasti henkil√∂kohtaisen mutta toimivan, buukkaa kanssani tapaaminen »

PPS:
Jos haluat, voit lisätä minut kontakteihisi Linkedinissä. Lisää tietoa järjestelmästämme löydät osoitteesta acubiz.fi