Sivut

Näytetään tekstit, joissa on tunniste kuittien kuvaaminen. Näytä kaikki tekstit
Näytetään tekstit, joissa on tunniste kuittien kuvaaminen. Näytä kaikki tekstit

tiistai 29. lokakuuta 2019

Kuittien skannaus puhelimella

K√§ytt√§√§k√∂ joku viel√§ skanneria? √Ąlypuhelinsukupolvelle skanneri on varmaan jo melko vieras kapistus. 


Kuittien skannaus lienee viimeisimpi√§ k√§ytt√∂kohteita, joissa on viel√§ sinnikk√§√§sti k√§ytetty vanhanaikaisia skannereita. Toinen lienee paperisopimusten skannaaminen.  

Nykyään kutenkin löytyy jos minkälaista softaa ja appia, joita hyödyntämällä puhelimella otetun valokuvan ja pöytäskannerilla skannatun kuvan välillä on mahdotonta havaita minkäänlaista eroa.

Sopimuksiakin tehdään yhä harvemmin paperisena. Sen sijaan sopimuksia tehdään yhä enemmän verkossa ja digitaaliset allekirjoitukset yleistyvät.

Puhelin on paras v√§line kuittien skannaamiseen 

Jos sinulla on tarve säilöä kuitteja, ei parempaa välinettä hommaan voi olla kuin matkapuhelin. Nykyiset kännykkäkamerat ottavat tarkkoja kuvia hämärässäkin valaistuksessa ja se on melkein aina mukana.

Acubizin kaltaisilla sovelluksilla kuitti menee myös suoraan kirjanpitoon, eikä jää pyörimään taskun, laatikon, hanskaloketon, salkun tai kassin pohjalle. Pilvessä, kirjanpidossa tai matkalaskuohjelmassa kuitti on sitten myös hyvässä tallessa.

Nykyiset kuittienkäsittelyohjelmistot hyödyntävät myös hahmontunnistusta

Hahmontunnistuskin on kehittynyt vuosien saatossa siinä määrin, että mobiiliappi voi samalla myös lukea kuitin sisällön. Ihmisen toki pitää vielä välillä vähän korjailla sitä, mitä kännykkäohjelma on onnistunut lukemaan, mutta sekin on jo suuri apu.

Parhaimmillaan esimerkiksi matkalaskun tekeminen Acubizin applikaatiolla vie minulta ehkä 20 sekuntia.

Muistan painineeni jossain vanhassa työpaikassa samaisen asian parissa usein puolikin tuntia ja tehneeni hommaa joko muiden töiden kustannuksella tai vapaa-ajalla.

Ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella? 

Sivusin aihetta jo kerran aiemminkin ja kirjasin heinäkuussa julkaistuun blogipostaukseen muutamia ohjeita kuittien kuvaamiseen.

Blogipostaus:
Matka jatkuu jälleen seuraavaan kohteeseen. Muistakaahan seurata tekemisiäni myös instagramissa, jonne on lisätty hiljattain myös uusia kuvia.

PS:
Matkalaskukuiskaajalta on tulossa materiaalia myös videomuodossa. Siitä lisää myöhemmin :)


sunnuntai 11. elokuuta 2019

Alkuperäinen kuitti kirjanpitoon? Suomessa riittää digitaalinen kopio

V√§lill√§ t√∂rm√§√§n myytiin, jonka mukaan kirjanpitoon tarvitaan aina alkuper√§inen kuitti kaikesta. T√§m√§ on kuitenkin harha. 


Tositteet voi säilyttää oikein tai väärin.
Todellisuudessa alkuperäisten kuittien kanssa operoiminen on todella hankalaa. Varsinkin lämpökirjoitintekniikalla tulostetut kassakuitit haalistuvat nopeasti, eivätkä ne sen vuoksi edes kelpaa kirjanpitoon.

Kirjanpidon tositteeksi kelpaa sähköinen tai paperinen kopio tai tiedosto.

Tositeaineistoa ovat esimerkiksi yrityksen lähettämät paperiset ja digitaaliset laskut ja laskukopiot, tarkkailunauhat kassakoneista, hyväksytyt verkkolaskut, ostolaskut sekä tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat. Myös pankin tiliotteet ja mahdolliset tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot käyvät tositteiksi soveltuvin osin.

Kuitteja pitää säilyttää 6 vuotta, joten digitointi on melkein pakollista

Yrityksellä on myös velvollisuus huolehtia siitä, että tositteet säilyvät luettavassa muodossa vähintään 6-vuotta tilikauden lopusta. Asia on muotoiltu esimerkiksi taloushallintoliiton sivuilla näin:

"Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla Рkirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta."

Lisäksi muusta kirjanpidon dokumentaatiosta sanotaan seuraavaa:

"Tilinpäätös, kirjanpidot sekä käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla."

Jotta kuitit pysyisivät luettavina tällaisia aikoja, ei voida olla alkuperäisten kuittien varassa, saati kiikutella niitä kenkälaatikossa sinne tänne. Lämpökirjoitustekniikalla tulostetut kuitit saattavat pahimmillaan haalistua jo saman vuoden aikana (varsinkin jos altistuvat auringolle) joten ne kannattaa digitoida mahdollisimman nopeasti talteen.

Jos mietit miten, niin täällä on ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella.

Tositteiden kirjanpitokelpoisuus on yritt√§j√§n vastuulla 

Joskus kirjanpitäjät hoitavat yrittäjien puolesta kuittien skannaamisen ja digitoinnin, mutta pääsääntöisesti vastuu kuitteine kirjanpitokelpoisuudesta on yrittäjällä ja siten tietysti epäsuorasti hänen työntekijöillään, jos sellaisia on.

Sähköinen taloushallinto on tätä päivää ja paperihommat mennen talven lumia

Edelleen lienee kirjanpitäjiä, jotka operoivat paperitositteiden kanssa, mutta koko ala on ollut digitalisoitumaan päin jo vuosia. Sähköinen kirjanpito on tätä päivää ja mahdollistaa yleensä myös ajantasaisen ja realiaikaisen tiedonsaannin kirjanpidosta, tuloksesta ja taseesta.

Paperiaikoina otettiin vielä paljon kuiteista valokopioita ja joidenkin mielessä se on ainoa ns. "virallinen kopio", mutta tästä ei ole koskaan ollut mitään erityistä sääntöä. Kopioiksi siis lasketaan yhtä lailla digitaalisella skannerilla, puhelimella tai vaikka digikamerallakin aikaansaadut digitaaliset "kopiot" ja tietysti myös sellaisista tehdyt tulosteet.

Joissakin maissa tarvitaan edelleen alkuperäinen kuitti kirjanpitoon, mutta ei Suomessa

Käytännössä sähköinen kopio on Suomessa aina riittävä. Meillä on lähdetty siitä ajatuksesta, että muuten sähköinen taloushallinto olisi laitonta. Ei ole tietenkään haitaksi, jos kuitteja haluaa säilöä myös paperisena, mutta käytännössä ne voi heittää roskiin kun ne on skannattu tai valokuvattu digitaaliseen muotoon.

Ei muuta tällä kertaa.

PS:
Muistakaahan seurailla meit√§ my√∂s Instagramissa »

perjantai 26. heinäkuuta 2019

Kuittien kuvaus puhelimella

Nykyisin kaikenlaisten kuittien kuvaaminen puhelimella on arkipäivää lähes jokaiselle.


Liikkuvan työn ammattilaisena kuittien kuvaaminen ja matkalaskujen tekeminen puhelimella on lähes jokapäiväistä hommaa myös minulle.

Itse kuvaan kuitit usein autossa.
Nykyisin myös Kelan maksamiin korvauksiin liittyvät kuitit ja lippulaput voi pääasiassa toimittaa sähköisesti ja skanenrin sijaan useimmat käyttävät kuittien sähköiseen dokumentointiin puhelinta.

Vaikka kuittien valokuvaaminen kännykällä onkin helppoa, on kuitenkin pari juttua, jotka helpottavat hommaa entisestään.

En ole aiemmin n√§hnyt n√§ist√§ mit√§√§n vedenpit√§v√§√§ artikkelia tai kunnollista ohjetta, joten p√§√§tin kirjoittaa sellaisen itse. 

T√§ss√§ siis muutama ohje kuittien kuvaamiseen k√§nnyk√§ll√§ ūüĎá

Sivuvalo toimii parhaiten kuittien skannaamisessa 

Useimmilla puhelimilla kuvan saa otettua kyllä huonommassakin valaistuksessa, mutta tummat varjot ja isot kontrastierot voivat tuottaa joskus ongelmia.

Tyypillinen tilanne on, että kuvauspaikaksi valitaan kaikkein valoisin paikka, kuten ruokapöytä, jonka yllä on kohtisuorasti kattolamppu. Tämä voi olla huono idea, koska kuvaa ottaessa lampun ja kuitin väliin jää oma käsi ja kännykkä, jolloin niistä syntyvä heittovarjo häiritsee kuvan ottamista.

Parempi set-up kuitin kuvaamiseen voisikin olla esimerkiksi sivulta tuleva luonnonvalo ison ikkunan vieressä. Itse otan kuiteista kuvan usein ikkunalaudalla tai auton kojelaudalla, edellyttäen että luonnonvaloa piisaa.

Jos valo tulee suoraan ylhäältä, kuvaa kuitit sivulta

Jos taas ulkona on pimeää, hyödynnän usein kännykässä olevaa taskulampputoimintoa, koska sen avulla saa aikaan tasaista valoa.

Jos puhelimessa ei ole soihtuvalaistus- tai taskulampputoimintoa, saati salamaa ja ainoa hyv√§ paikka on se aiemmin mainittu keitti√∂n p√∂yt√§, voi olla hyv√§ idea kuvata kuitet vaikkapa kallelleen laitetun kirjan p√§√§ll√§. Aseta kirja nojaamaan johonkin tai avaa se seisomaan kansien varassa ja asettele kuitit siten, ett√§ ne nojaavat siihen hieman pystyss√§ ja kuiteista on helppo saada kuva ilman h√§iritsevi√§ varjoja.

V√§lt√§ t√§r√§hdykset kuvaamisen aikana 

Kännyköissä on nykyään hyvät kuvanvakaimet, mutta epätarkat valokuvat kuiteista aiheuttavat silti aika-ajoin päänvaivaa kirjanpitäjille.

Kirjanmpitäjän ja talouspäällikön harmaita hiuksia voi vähentää esimerkiksi nojaamalla kyynerpäät kunnolla pöydän pintaan kuvan ottamisen aikana. Kuvauskäden voi myös nojata seinään tai tuolin selkänojaan.

Mikäli mikään näistä ei ole mahdollinen vaihtoehto, tärinää voi vähentää käyttämällä molempia käsiä ja pitämällä kädet lähellä vartaloa, jolloin ne tärisevät vähemmän kuin silloin jos koittaa ottaa valokuvaa kuitista suorien käsien varassa.

√Ąl√§ kuvaa kuitteja liikkuvassa autossa 

Liikkuvassa autossa tärinä pilaa helposti kuvan, joten auton kanssa kannattaa suosiolla pysähtyä kun kaivaa kameran esiin. Tämä siis riippumatta siitä, onko kuskin vai pelkääjän paikalla ;-) Junassa meno on sen verran tasaisempaa, että siellä kuitin kuvaaminen jo onnistuukin.

Kuvaa kuitit heti talteen 

Ainakin itsellä on äärimmäisen hyvä muisti, joka kuitenkin on valitettavan lyhyt ja epätarkka. Jos en kuvaa kuittia heti talteen, käy helposti niin, että se jää tarkun pohjalle pyörimään ja löytyy pahimmassa tapauksessa nöyhtänä taskunpohjalta kun housut tulevat pesusta.

Jos kuitteja ei digitoi ja skannaa saman tien, ne hukkuvat helposti tai unohtuvat kokonaan. Siksi suosittelen kuvaamaan kuitit heti talteen.

PS:
Voit seurata matkalaskukuiskaajia my√∂s Instagramissa »