Sivut

NÀytetÀÀn tekstit, joissa on tunniste kirjanpitolaki. NÀytÀ kaikki tekstit
NÀytetÀÀn tekstit, joissa on tunniste kirjanpitolaki. NÀytÀ kaikki tekstit

sunnuntai 11. elokuuta 2019

AlkuperÀinen kuitti kirjanpitoon? Suomessa riittÀÀ digitaalinen kopio

VĂ€lillĂ€ törmÀÀn myytiin, jonka mukaan kirjanpitoon tarvitaan aina alkuperĂ€inen kuitti kaikesta. TĂ€mĂ€ on kuitenkin harha. 


Tositteet voi sÀilyttÀÀ oikein tai vÀÀrin.
Todellisuudessa alkuperÀisten kuittien kanssa operoiminen on todella hankalaa. Varsinkin lÀmpökirjoitintekniikalla tulostetut kassakuitit haalistuvat nopeasti, eivÀtkÀ ne sen vuoksi edes kelpaa kirjanpitoon.

Kirjanpidon tositteeksi kelpaa sÀhköinen tai paperinen kopio tai tiedosto.

Tositeaineistoa ovat esimerkiksi yrityksen lÀhettÀmÀt paperiset ja digitaaliset laskut ja laskukopiot, tarkkailunauhat kassakoneista, hyvÀksytyt verkkolaskut, ostolaskut sekÀ tavaran toimituksiin liittyvÀt asiakirjat. Myös pankin tiliotteet ja mahdolliset tiliotteisiin liittyvÀt erillisaineistot kÀyvÀt tositteiksi soveltuvin osin.

Kuitteja pitÀÀ sÀilyttÀÀ 6 vuotta, joten digitointi on melkein pakollista

YrityksellÀ on myös velvollisuus huolehtia siitÀ, ettÀ tositteet sÀilyvÀt luettavassa muodossa vÀhintÀÀn 6-vuotta tilikauden lopusta. Asia on muotoiltu esimerkiksi taloushallintoliiton sivuilla nÀin:

"Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekĂ€ muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on sĂ€ilytettĂ€vĂ€ Suomessa vĂ€hintÀÀn 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on pÀÀttynyt. Tositteet on sĂ€ilytettĂ€vĂ€ jĂ€rjestelmĂ€llisellĂ€ tavalla – kirjausjĂ€rjestyksessĂ€ tai muutoin siten, ettĂ€ tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta."

LisÀksi muusta kirjanpidon dokumentaatiosta sanotaan seuraavaa:

"TilinpÀÀtös, kirjanpidot sekÀ kÀyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo sekÀ luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on sÀilytettÀvÀ vÀhintÀÀn 10 vuotta tilikauden pÀÀttymisestÀ. Aineisto on sÀilytettÀvÀ jÀrjestelmÀllisellÀ tavalla."

Jotta kuitit pysyisivÀt luettavina tÀllaisia aikoja, ei voida olla alkuperÀisten kuittien varassa, saati kiikutella niitÀ kenkÀlaatikossa sinne tÀnne. LÀmpökirjoitustekniikalla tulostetut kuitit saattavat pahimmillaan haalistua jo saman vuoden aikana (varsinkin jos altistuvat auringolle) joten ne kannattaa digitoida mahdollisimman nopeasti talteen.

Jos mietit miten, niin tÀÀllÀ on ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella.

Tositteiden kirjanpitokelpoisuus on yrittĂ€jĂ€n vastuulla 

Joskus kirjanpitÀjÀt hoitavat yrittÀjien puolesta kuittien skannaamisen ja digitoinnin, mutta pÀÀsÀÀntöisesti vastuu kuitteine kirjanpitokelpoisuudesta on yrittÀjÀllÀ ja siten tietysti epÀsuorasti hÀnen työntekijöillÀÀn, jos sellaisia on.

SÀhköinen taloushallinto on tÀtÀ pÀivÀÀ ja paperihommat mennen talven lumia

Edelleen lienee kirjanpitÀjiÀ, jotka operoivat paperitositteiden kanssa, mutta koko ala on ollut digitalisoitumaan pÀin jo vuosia. SÀhköinen kirjanpito on tÀtÀ pÀivÀÀ ja mahdollistaa yleensÀ myös ajantasaisen ja realiaikaisen tiedonsaannin kirjanpidosta, tuloksesta ja taseesta.

Paperiaikoina otettiin vielÀ paljon kuiteista valokopioita ja joidenkin mielessÀ se on ainoa ns. "virallinen kopio", mutta tÀstÀ ei ole koskaan ollut mitÀÀn erityistÀ sÀÀntöÀ. Kopioiksi siis lasketaan yhtÀ lailla digitaalisella skannerilla, puhelimella tai vaikka digikamerallakin aikaansaadut digitaaliset "kopiot" ja tietysti myös sellaisista tehdyt tulosteet.

Joissakin maissa tarvitaan edelleen alkuperÀinen kuitti kirjanpitoon, mutta ei Suomessa

KÀytÀnnössÀ sÀhköinen kopio on Suomessa aina riittÀvÀ. MeillÀ on lÀhdetty siitÀ ajatuksesta, ettÀ muuten sÀhköinen taloushallinto olisi laitonta. Ei ole tietenkÀÀn haitaksi, jos kuitteja haluaa sÀilöÀ myös paperisena, mutta kÀytÀnnössÀ ne voi heittÀÀ roskiin kun ne on skannattu tai valokuvattu digitaaliseen muotoon.

Ei muuta tÀllÀ kertaa.

PS:
Muistakaahan seurailla meitĂ€ myös Instagramissa »