Sivut

sunnuntai 11. elokuuta 2019

Alkuperäinen kuitti kirjanpitoon? Suomessa riittää digitaalinen kopio

V√§lill√§ t√∂rm√§√§n myytiin, jonka mukaan kirjanpitoon tarvitaan aina alkuper√§inen kuitti kaikesta. T√§m√§ on kuitenkin harha. 


Tositteet voi säilyttää oikein tai väärin.
Todellisuudessa alkuperäisten kuittien kanssa operoiminen on todella hankalaa. Varsinkin lämpökirjoitintekniikalla tulostetut kassakuitit haalistuvat nopeasti, eivätkä ne sen vuoksi edes kelpaa kirjanpitoon.

Kirjanpidon tositteeksi kelpaa sähköinen tai paperinen kopio tai tiedosto.

Tositeaineistoa ovat esimerkiksi yrityksen lähettämät paperiset ja digitaaliset laskut ja laskukopiot, tarkkailunauhat kassakoneista, hyväksytyt verkkolaskut, ostolaskut sekä tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat. Myös pankin tiliotteet ja mahdolliset tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot käyvät tositteiksi soveltuvin osin.

Kuitteja pitää säilyttää 6 vuotta, joten digitointi on melkein pakollista

Yrityksellä on myös velvollisuus huolehtia siitä, että tositteet säilyvät luettavassa muodossa vähintään 6-vuotta tilikauden lopusta. Asia on muotoiltu esimerkiksi taloushallintoliiton sivuilla näin:

"Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla Рkirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta."

Lisäksi muusta kirjanpidon dokumentaatiosta sanotaan seuraavaa:

"Tilinpäätös, kirjanpidot sekä käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla."

Jotta kuitit pysyisivät luettavina tällaisia aikoja, ei voida olla alkuperäisten kuittien varassa, saati kiikutella niitä kenkälaatikossa sinne tänne. Lämpökirjoitustekniikalla tulostetut kuitit saattavat pahimmillaan haalistua jo saman vuoden aikana (varsinkin jos altistuvat auringolle) joten ne kannattaa digitoida mahdollisimman nopeasti talteen.

Jos mietit miten, niin täällä on ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella.

Tositteiden kirjanpitokelpoisuus on yritt√§j√§n vastuulla 

Joskus kirjanpitäjät hoitavat yrittäjien puolesta kuittien skannaamisen ja digitoinnin, mutta pääsääntöisesti vastuu kuitteine kirjanpitokelpoisuudesta on yrittäjällä ja siten tietysti epäsuorasti hänen työntekijöillään, jos sellaisia on.

Sähköinen taloushallinto on tätä päivää ja paperihommat mennen talven lumia

Edelleen lienee kirjanpitäjiä, jotka operoivat paperitositteiden kanssa, mutta koko ala on ollut digitalisoitumaan päin jo vuosia. Sähköinen kirjanpito on tätä päivää ja mahdollistaa yleensä myös ajantasaisen ja realiaikaisen tiedonsaannin kirjanpidosta, tuloksesta ja taseesta.

Paperiaikoina otettiin vielä paljon kuiteista valokopioita ja joidenkin mielessä se on ainoa ns. "virallinen kopio", mutta tästä ei ole koskaan ollut mitään erityistä sääntöä. Kopioiksi siis lasketaan yhtä lailla digitaalisella skannerilla, puhelimella tai vaikka digikamerallakin aikaansaadut digitaaliset "kopiot" ja tietysti myös sellaisista tehdyt tulosteet.

Joissakin maissa tarvitaan edelleen alkuperäinen kuitti kirjanpitoon, mutta ei Suomessa

Käytännössä sähköinen kopio on Suomessa aina riittävä. Meillä on lähdetty siitä ajatuksesta, että muuten sähköinen taloushallinto olisi laitonta. Ei ole tietenkään haitaksi, jos kuitteja haluaa säilöä myös paperisena, mutta käytännössä ne voi heittää roskiin kun ne on skannattu tai valokuvattu digitaaliseen muotoon.

Ei muuta tällä kertaa.

PS:
Muistakaahan seurailla meit√§ my√∂s Instagramissa »

Ei kommentteja :

Lähetä kommentti

Jätähän merkkikäynnistäsi :)