Sivut

tiistai 23. heinäkuuta 2019

Työmatkakustannusten korvaaminen ja verotus

Useimpien työehtosopimusten mukaan työnantajalla on velvollisuus korvata työntekijälle aiheutuneet matkakulut.

Kulukorvaus voidaan hoitaa monella tavalla.
Teknisesti ottaen työnantajalla on yleensä vapaus hoitaa kulukorvaukset haluamallaan tavalla. Tyypillisesti sovelletaan jompaa kumpaa seuraavista vaihtoehdoista:
  1. Työnantaja huolehtii kuluista etukäteen ja ostaa esim. matkaliput ja varaa työntekijälle hotellimajoituksen jo ennen matkaa.
     
  2. Ty√∂nantaja maksaa kulukorvaukset j√§lkik√§teen erillisen√§ suorituksena.  
Nykyisin yleistynyt tapa on my√∂s se, ett√§ ty√∂ntekij√§ll√§ (esimerkiksi myyj√§ll√§) on firman luottokortti ja h√§n noudattaa yleisohjetta, jonka puitteissa syntyneet kohtuulliset kulut korvataan.  

Tämä malli yhdistää vaihtoehtojen 1 ja 2 parhaat puolet ja on luultavasti kevein tapa niin yrityksen, kirjanpitäjän kuin käyttäjänkin kannalta.

K√§yt√§nn√∂ss√§ luottokorttilasku menee t√§ll√∂in ty√∂nantajan piikkiin, jolloin v√§ltyt√§√§n tilanteelta, jossa ty√∂st√§ syntyv√§t kulut rasittaisivat turhaan ty√∂ntekij√§n omaa henkil√∂kohtaista taloutta. 

Miten verot menee jos ty√∂nantaja ei maksa matkakuluja? 

Jos ty√∂ntekij√§ matkustaa omilla rahoillaan, eik√§ ty√∂nantaja kompensoi kuluja, kyse on tuloverolain (1535/1992, TVL) 29 §:ss√§ tarkoitetuista tulonhankintamenoista. Ty√∂ntekij√§ voi silloin itse v√§hent√§√§ tulonhankintamenot omassa henkil√∂kohtaisessa verotuksessaan.

Tässä on tietenkin se huono puoli, että matkakulut saa takaisin vasta veronpalautuksen jälkeen, eli joutuu odottamaan käyttämiään rahoja melko pitkään.

Matkojen lisäksi korvataan lisääntyneet elantomenot

Pelkkä matkakorvaus harvoin kattaa työmatkan kaikkia kuluja. Korvattavien ja työnantajalle kuuluvien kulujen piiriin kuuluvat myös työntekijästä riippumattomat lisääntyneet elantomenot ja esimerkiksi edustuskulut.

Jos ty√∂ntekij√§n on m√§√§r√§ menn√§ esimerkiksi asiakkaan kanssa teatteriin, menev√§t teatteriliput siis firman piikkiin. Lis√§ksi ty√∂nantaja korvaa tavallisesti my√∂s:

  • ty√∂ntekij√§lle aiheutuvat ylim√§√§r√§iset ruokailukustannukset
  • ylim√§√§r√§iset kulut yhteydenpidosta kotiin 
  • ylim√§√§r√§iset kustannukset vaatehuollosta ja muusta vastaavasta.

Yllä mainitut lisääntyneet elinkustannukset voidaan korvata joko verohallinnon vuosittain vahvistamalla päivärahalla tai kulujen mukaan erikseen. Muut kulut, kuten edustuskulut työnantaja joutuu joka tapauksessa korvaamaan erikseen, joten yleistyvä käytäntö on, että kaikki kulut korvataan samalla systeemillä.

Helpoin tapa hoitaa matka- ja kulukorvaukset?

Helpoin tapa hoitaa matka- ja kulukorvaukset, on se että työntekijä käyttää luottokorttia, jonka laskut menevät suoraan yritykselle.

Matkalaskuprosessista kannattaa ylipäätään tehdä mahdollisimman kevyt. Ainakin jos paljon matkustavia työntekijöitä on monta, koska silloin vuosittainen ajansäästö voi olla todella suuri. Luottokorttiratkaisu matka- ja kulukorvauksissa estää hyvin puurojen ja vellien sekoittumista, tekee rahan liikkumisesta nopeaa, eikä kuormita työntekijän, saati yrityksen kassaa.

Kuittien hallintaan on sitten markkinoilla monia helppoja sovelluksia, joilla paperilappujen digitointi käy sekunneissa.

Loppusanat

Tässäpä tämä lyhykäisyydessään. Matkalaskukuiskaaja jatkaa nyt matkaansa kohti syrjäkyliä. Seuraavaksi kohteena Kaanaa! Turvallista matkaa myös Sinulle! :)

Ei kommentteja :

Lähetä kommentti

Jätähän merkkikäynnistäsi :)