Sivut

torstai 27. kesÀkuuta 2019

Matti ja matkalaskuprosessi

Olipa kerran Matti. Taloushallinnon superammattilainen. Matti työskenteli yrityksessĂ€, jossa työntekijĂ€t kerryttivĂ€t satoja tuhansia matkakilometrejĂ€ vuodessa. 


Olipa kerran taloushallinnon super-ammattilainen.
Kuten kaikilla työpaikoilla, jokaisella oli vÀhÀn oma tapansa tehdÀ töitÀ. Sama koski myös matkalaskuja.

Olihan tÀssÀkin yrityksessÀ selkeÀt ohjeet ja sÀÀnnöt matkalaskujen tekemiseen, mutta silti toteutustavat vaihtelivat yllÀttÀvÀn paljon. Oli monta oikeaa tapaa. NiitÀ oli oikeastaan yhtÀ monta kuin tekijöitÀkin.

SelkeistĂ€ ohjeista huolimatta Matti ja yrityksen johto saivat vĂ€lillĂ€ repiĂ€ hiuksia pÀÀstÀÀn koska todellisuus on usein tarua ihmeellisempÀÀ. 
Ja vaikka on selvÀt ohjeet niin ihmiset yleensÀ toimivat tulkintansa varassa. TÀmÀ oli turhauttavaa Matille ja yrityksen taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskenteleville muille ammattilaisille, jotka kÀsittelivÀt matkalaskut ennen niiden siirtÀmistÀ maksuun ja kirjanpitoon.

Myös yrityksen talousjohtaja raapi pÀÀtÀÀn matkalaskujen kanssa

Matkalaskuprosessin vÀlilliset ja vÀlittömÀt kustannukset vaihtelivat kuukausittain ja osaa oli mahdotonta arvioida etukÀteen. Prosessi myös sitoi kohtuuttomasti aikaa ja resursseja, jota olisi voitu kÀyttÀÀ esim. taloudellisen strategian kehittelyyn sekÀ yrityksen varallisuuden suunnitteluun ja toiminnan kehittÀmiseen.

Kuitenkin taloushallinnossa voitiin tunnistaa tiettyjÀ ihmistyyppejÀ liittyen matkalaskujen tarkkuuteen. HeitÀ oli karkeasti jaoteltuna 3 tyyppiÀ:

  1. Aloittelija
    => Henkilö, joka ei juurikaan tehnyt matkalaskuja ja siksi hĂ€n joutui joka kerta “opettelemaan uudestaan” matkalaskujen teon. Matkalaskuissa oli usein puutteita ja virheitĂ€, joita sekĂ€ esimies ettĂ€ taloushallinto joutivat korjaamaan tai pahimmassa tapauksessa jopa hylkÀÀmÀÀn laskun ja pyytĂ€mÀÀn sen uudelleen lĂ€hettĂ€mistĂ€.
     
  2. Harrastelija
    => TyöntekijÀ, joka teki matkalaskuja sÀÀnnöllisesti, mutta ei juurikaan kiinnittÀnyt huomiota yksityiskohtiin. Siksi laskuissa oli aina satunnaisia virheitÀ, jotka yleensÀ johtuivat huolimattomuudesta tai kiireestÀ.
     
  3. Ammattilainen => TyöntekijĂ€, jolle kertyy matkustuskilometrejĂ€ todella paljon. He tekivĂ€t matkalaskuja usein ja olivat myös niiden kanssa todella tarkkoja. NĂ€illĂ€ matkalaskuammattilaisilla ei ollut juuri koskaan virheitĂ€ ja laskut oli helppo tarkistaa ja kĂ€sitellĂ€. NĂ€mĂ€ olivatkin taloushallinnon ammattilaisten suosikkityyppejĂ€.

Myös laskujen tarkistusta tehtÀvÀt johtajat ja esimiehet voitiin jakaa noihin kolmeen tyyppiin, sillÀ heillÀ kaikilla oli oma tapansa kÀydÀ lÀpi tÀmÀ prosessi.

Matkalaskuprosessi oli tÀynnÀ paperisotaa ja purkkavirityksiÀ

Matin työpaikalla oltiin vuosien saatossa opittu elĂ€mÀÀn matkalaskuissa toistuvien virheiden kanssa. 

Ratkaisuksi oli kehitetty prosessi, joka ei ollut tĂ€ydellinen, mutta se mahdollisti sen ettĂ€ laskut olivat aina kunnossa viimeistÀÀn siinĂ€ vaiheessa kun ne maksettiin ja vietiin kirjanpitoon. 

TĂ€mĂ€ prosessi oli kuitenkin työlĂ€s. Se edellytti, ettĂ€ jokainen matkalasku kĂ€ytiin lĂ€pi tiheĂ€llĂ€ kammalla, riippumatta siitĂ€ kuinka huolellisesti alkuperĂ€inen matkalasku oli tehty. Suuri osa Matin ja muun taloushallinnon työajasta kului tĂ€hĂ€n prosessiin ja kuittien jahtaamiseen. 

Kaikki tuo työaika oli pois talousjohtajaa ja yrityksen kokonaisvaltaista taloutta tukevista tehtÀvistÀ. Samaan aikaan myös kuitteja ja kilometrejÀ raportoivat asiantuntijat painiskelivat aikahaasteiden kanssa. Deadlinet kaatuivat pÀÀlle, eikÀ kenellÀkÀÀn ollut kivaa.

Automatisoitu kulujen kÀsittely loisti poissaolollaan. Satoja euroja tunnissa laskuttavan oman alansa superosaajan aika kului matkalaskujen vÀÀntÀmiseen.

TĂ€mĂ€ ei olisi ollut ongelma jos kyseessĂ€ olisi ollut vain satunnaisesti tehtĂ€vĂ€ sisĂ€inen pikkujuttu, mutta kun kyseessĂ€ oli prosessi joka toistui viikoittain ja joidenkin ammattilaisten kohdalla lĂ€hes pĂ€ivittĂ€in! 

Koko työyhteisö inhosi kulukorvauksiin liittyvÀÀ kuittirumbaa

Yrityksen laskutettavasta ajasta valtaosa kului sisĂ€iseen prosessiin, jota ei voitu laskuttaa asiakkaalta. 

TĂ€mĂ€ oli työntekijöille todella turhauttavaa. Firman kovimmatkaan konsultit eivĂ€t voineet keskittyĂ€ tĂ€ysipainoisesti asiakkaan kannalta tĂ€rkeimpiin tehtĂ€viin, koska aina oli erikseen tehtĂ€vĂ€ matkalasku, jotta matkaan liittyvĂ€t kulut voitiin laskuttaa asiakkaalta. 

Turhautuneisuus taloushallinnossa ja liikkuvien ammattilaisten taholla vain lisÀÀntyi.

MistĂ€ Matin firma löysi paremman ratkaisun? 

Lopulta Matti nosti matkalaskuasiassa kissan pöydÀlle ja sanoi kevÀtjuhlan jatkoilla ÀÀneen sen, mitÀ monet olivat jo mielessÀÀn ajatelleet:

 “Onko jĂ€rkevÀÀ, ettĂ€ kaikille on sama prosessi nĂ€iden matkalaskujen kanssa? Minun mielestĂ€ EI OLE." 

Aika ja paikka oli ehkÀ hieman vÀÀrÀ, mutta sen jÀlkeen alkoi tapahtua. Kaikki olivat yhtÀ mieltÀ siitÀ, ettÀ henkilökohtaisesti rÀÀtÀlöity prosessi olisi paljon jÀrkevÀmpi vaihtoehto.

Oli selvÀÀ, ettÀ nykyisin tÀmÀ on mahdollista, koska teknologia ja tietojenkÀsittely on viimevuosina kehittynyt siinÀ mÀÀrin, ettÀ on mahdollista hyödyntÀÀ automaatiota ja sÀÀntöjÀ matkalaskuprosessin kÀsittelyssÀ.

EnÀÀ tarvittiin oikea jÀrjestelmÀ ja Matin yritykselle se oli Acubiz.

SyitÀ valintaan oli kaksi:
  1. RÀÀtÀlöity matkalaskuprosessi
    => Acubizilla on mahdollista rÀÀtÀlöidÀ tarkistusprosessi kunkin kÀyttÀjÀn profiilin mukaisesti. Samalla voidaan varmistaa, ettÀ kaikki tositteet, kirjaukset ja tiedot löytyvÀt jokaisesta tapahtumasta ja ne siirtyvÀt kirjanpitoon automaattisesti, siten kuin lait ja asetukset edellyttÀvÀt.
     
  2. Automatisoitu kulujen kÀsittely ja sen mukanaan tuoma helppous
    => Matkustamiseen liittyvien kulujen kuten esim. luottokorttitapahtumien kirjaaminen, tĂ€smĂ€ytys ja luottokorttilaskujen tĂ€smĂ€ytys on mahdollista automatisoida siten, ettĂ€ matkalla olevan ammattilainen kokee matkalaskuprosessin helpoksi ja kĂ€tevĂ€ksi eikĂ€ hĂ€nen tarvitse kĂ€yttÀÀ yrityksen saati asiakkaansa arvokasta aikaansa sisĂ€iseen prosessiin. Talousjohtaja on tyytyvĂ€inen kun hĂ€nen ammattilaisensa voivat keskittyĂ€ yrityksen talouden kannalta tĂ€rkeisiin korkeamman vaatimustason tehtĂ€viin sekĂ€ prosessin kehittĂ€miseen entisestÀÀn. 

PS: 
TĂ€mĂ€n artikkelin kirjoitti Acubizin myyntipÀÀllikkö Juuso Salmu. Jos haluat tietÀÀ miten teet matkalaskuprosessista oikeasti henkilökohtaisen mutta toimivan, buukkaa kanssani tapaaminen »

PPS:
Jos haluat, voit lisÀtÀ minut kontakteihisi LinkedinissÀ. LisÀÀ tietoa jÀrjestelmÀstÀmme löydÀt osoitteesta acubiz.fi

Ei kommentteja :

LÀhetÀ kommentti

JÀtÀhÀn merkkikÀynnistÀsi :)