Olipa kerran Matti. Taloushallinnon superammattilainen. Matti työskenteli yrityksessÀ, jossa työntekijÀt kerryttivÀt satoja tuhansia matkakilometrejÀ vuodessa.
Kuten kaikilla työpaikoilla, jokaisella oli vÀhÀn oma tapansa tehdÀ töitÀ. Sama koski myös matkalaskuja.
Olihan tÀssÀkin yrityksessÀ selkeÀt ohjeet ja sÀÀnnöt matkalaskujen tekemiseen, mutta silti toteutustavat vaihtelivat yllÀttÀvÀn paljon. Oli monta oikeaa tapaa. NiitÀ oli oikeastaan yhtÀ monta kuin tekijöitÀkin.
SelkeistÀ ohjeista huolimatta Matti ja yrityksen johto saivat vÀlillÀ repiÀ hiuksia pÀÀstÀÀn koska todellisuus on usein tarua ihmeellisempÀÀ.Ja vaikka on selvÀt ohjeet niin ihmiset yleensÀ toimivat tulkintansa varassa. TÀmÀ oli turhauttavaa Matille ja yrityksen taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskenteleville muille ammattilaisille, jotka kÀsittelivÀt matkalaskut ennen niiden siirtÀmistÀ maksuun ja kirjanpitoon.
Myös yrityksen talousjohtaja raapi pÀÀtÀÀn matkalaskujen kanssa
Matkalaskuprosessin vÀlilliset ja vÀlittömÀt kustannukset vaihtelivat kuukausittain ja osaa oli mahdotonta arvioida etukÀteen. Prosessi myös sitoi kohtuuttomasti aikaa ja resursseja, jota olisi voitu kÀyttÀÀ esim. taloudellisen strategian kehittelyyn sekÀ yrityksen varallisuuden suunnitteluun ja toiminnan kehittÀmiseen.Kuitenkin taloushallinnossa voitiin tunnistaa tiettyjÀ ihmistyyppejÀ liittyen matkalaskujen tarkkuuteen. HeitÀ oli karkeasti jaoteltuna 3 tyyppiÀ:
- Aloittelija
=> Henkilö, joka ei juurikaan tehnyt matkalaskuja ja siksi hĂ€n joutui joka kerta “opettelemaan uudestaan” matkalaskujen teon. Matkalaskuissa oli usein puutteita ja virheitĂ€, joita sekĂ€ esimies ettĂ€ taloushallinto joutivat korjaamaan tai pahimmassa tapauksessa jopa hylkÀÀmÀÀn laskun ja pyytĂ€mÀÀn sen uudelleen lĂ€hettĂ€mistĂ€.
- Harrastelija
=> TyöntekijÀ, joka teki matkalaskuja sÀÀnnöllisesti, mutta ei juurikaan kiinnittÀnyt huomiota yksityiskohtiin. Siksi laskuissa oli aina satunnaisia virheitÀ, jotka yleensÀ johtuivat huolimattomuudesta tai kiireestÀ.
- Ammattilainen => TyöntekijÀ, jolle kertyy matkustuskilometrejÀ todella paljon. He tekivÀt matkalaskuja usein ja olivat myös niiden kanssa todella tarkkoja. NÀillÀ matkalaskuammattilaisilla ei ollut juuri koskaan virheitÀ ja laskut oli helppo tarkistaa ja kÀsitellÀ. NÀmÀ olivatkin taloushallinnon ammattilaisten suosikkityyppejÀ.
Myös laskujen tarkistusta tehtÀvÀt johtajat ja esimiehet voitiin jakaa noihin kolmeen tyyppiin, sillÀ heillÀ kaikilla oli oma tapansa kÀydÀ lÀpi tÀmÀ prosessi.
Matkalaskuprosessi oli tÀynnÀ paperisotaa ja purkkavirityksiÀ
Matin työpaikalla oltiin vuosien saatossa opittu elÀmÀÀn matkalaskuissa toistuvien virheiden kanssa.
Ratkaisuksi oli kehitetty prosessi, joka ei ollut tÀydellinen, mutta se mahdollisti sen ettÀ laskut olivat aina kunnossa viimeistÀÀn siinÀ vaiheessa kun ne maksettiin ja vietiin kirjanpitoon.
TÀmÀ prosessi oli kuitenkin työlÀs. Se edellytti, ettÀ jokainen matkalasku kÀytiin lÀpi tiheÀllÀ kammalla, riippumatta siitÀ kuinka huolellisesti alkuperÀinen matkalasku oli tehty. Suuri osa Matin ja muun taloushallinnon työajasta kului tÀhÀn prosessiin ja kuittien jahtaamiseen.
Kaikki tuo työaika oli pois talousjohtajaa ja yrityksen kokonaisvaltaista taloutta tukevista tehtÀvistÀ. Samaan aikaan myös kuitteja ja kilometrejÀ raportoivat asiantuntijat painiskelivat aikahaasteiden kanssa. Deadlinet kaatuivat pÀÀlle, eikÀ kenellÀkÀÀn ollut kivaa.
Automatisoitu kulujen kÀsittely loisti poissaolollaan. Satoja euroja tunnissa laskuttavan oman alansa superosaajan aika kului matkalaskujen vÀÀntÀmiseen.
Automatisoitu kulujen kÀsittely loisti poissaolollaan. Satoja euroja tunnissa laskuttavan oman alansa superosaajan aika kului matkalaskujen vÀÀntÀmiseen.
TÀmÀ ei olisi ollut ongelma jos kyseessÀ olisi ollut vain satunnaisesti tehtÀvÀ sisÀinen pikkujuttu, mutta kun kyseessÀ oli prosessi joka toistui viikoittain ja joidenkin ammattilaisten kohdalla lÀhes pÀivittÀin!
Koko työyhteisö inhosi kulukorvauksiin liittyvÀÀ kuittirumbaa
Yrityksen laskutettavasta ajasta valtaosa kului sisÀiseen prosessiin, jota ei voitu laskuttaa asiakkaalta.
TÀmÀ oli työntekijöille todella turhauttavaa. Firman kovimmatkaan konsultit eivÀt voineet keskittyÀ tÀysipainoisesti asiakkaan kannalta tÀrkeimpiin tehtÀviin, koska aina oli erikseen tehtÀvÀ matkalasku, jotta matkaan liittyvÀt kulut voitiin laskuttaa asiakkaalta.
Turhautuneisuus taloushallinnossa ja liikkuvien ammattilaisten taholla vain lisÀÀntyi.
Aika ja paikka oli ehkÀ hieman vÀÀrÀ, mutta sen jÀlkeen alkoi tapahtua. Kaikki olivat yhtÀ mieltÀ siitÀ, ettÀ henkilökohtaisesti rÀÀtÀlöity prosessi olisi paljon jÀrkevÀmpi vaihtoehto.
Oli selvÀÀ, ettÀ nykyisin tÀmÀ on mahdollista, koska teknologia ja tietojenkÀsittely on viimevuosina kehittynyt siinÀ mÀÀrin, ettÀ on mahdollista hyödyntÀÀ automaatiota ja sÀÀntöjÀ matkalaskuprosessin kÀsittelyssÀ.
EnÀÀ tarvittiin oikea jÀrjestelmÀ ja Matin yritykselle se oli Acubiz.
SyitÀ valintaan oli kaksi:
PS:
TĂ€mĂ€n artikkelin kirjoitti Acubizin myyntipÀÀllikkö Juuso Salmu. Jos haluat tietÀÀ miten teet matkalaskuprosessista oikeasti henkilökohtaisen mutta toimivan, buukkaa kanssani tapaaminen »
PPS:
Jos haluat, voit lisÀtÀ minut kontakteihisi LinkedinissÀ. LisÀÀ tietoa jÀrjestelmÀstÀmme löydÀt osoitteesta acubiz.fi
MistÀ Matin firma löysi paremman ratkaisun?
Lopulta Matti nosti matkalaskuasiassa kissan pöydĂ€lle ja sanoi kevĂ€tjuhlan jatkoilla ÀÀneen sen, mitĂ€ monet olivat jo mielessÀÀn ajatelleet:“Onko jĂ€rkevÀÀ, ettĂ€ kaikille on sama prosessi nĂ€iden matkalaskujen kanssa? Minun mielestĂ€ EI OLE."
Aika ja paikka oli ehkÀ hieman vÀÀrÀ, mutta sen jÀlkeen alkoi tapahtua. Kaikki olivat yhtÀ mieltÀ siitÀ, ettÀ henkilökohtaisesti rÀÀtÀlöity prosessi olisi paljon jÀrkevÀmpi vaihtoehto.
Oli selvÀÀ, ettÀ nykyisin tÀmÀ on mahdollista, koska teknologia ja tietojenkÀsittely on viimevuosina kehittynyt siinÀ mÀÀrin, ettÀ on mahdollista hyödyntÀÀ automaatiota ja sÀÀntöjÀ matkalaskuprosessin kÀsittelyssÀ.
EnÀÀ tarvittiin oikea jÀrjestelmÀ ja Matin yritykselle se oli Acubiz.
SyitÀ valintaan oli kaksi:
- RÀÀtÀlöity matkalaskuprosessi
=> Acubizilla on mahdollista rÀÀtÀlöidÀ tarkistusprosessi kunkin kÀyttÀjÀn profiilin mukaisesti. Samalla voidaan varmistaa, ettÀ kaikki tositteet, kirjaukset ja tiedot löytyvÀt jokaisesta tapahtumasta ja ne siirtyvÀt kirjanpitoon automaattisesti, siten kuin lait ja asetukset edellyttÀvÀt.
- Automatisoitu kulujen kÀsittely ja sen mukanaan tuoma helppous
=> Matkustamiseen liittyvien kulujen kuten esim. luottokorttitapahtumien kirjaaminen, tÀsmÀytys ja luottokorttilaskujen tÀsmÀytys on mahdollista automatisoida siten, ettÀ matkalla olevan ammattilainen kokee matkalaskuprosessin helpoksi ja kÀtevÀksi eikÀ hÀnen tarvitse kÀyttÀÀ yrityksen saati asiakkaansa arvokasta aikaansa sisÀiseen prosessiin. Talousjohtaja on tyytyvÀinen kun hÀnen ammattilaisensa voivat keskittyÀ yrityksen talouden kannalta tÀrkeisiin korkeamman vaatimustason tehtÀviin sekÀ prosessin kehittÀmiseen entisestÀÀn.
PS:
TĂ€mĂ€n artikkelin kirjoitti Acubizin myyntipÀÀllikkö Juuso Salmu. Jos haluat tietÀÀ miten teet matkalaskuprosessista oikeasti henkilökohtaisen mutta toimivan, buukkaa kanssani tapaaminen »
PPS:
Jos haluat, voit lisÀtÀ minut kontakteihisi LinkedinissÀ. LisÀÀ tietoa jÀrjestelmÀstÀmme löydÀt osoitteesta acubiz.fi
Ei kommentteja :
LÀhetÀ kommentti
JÀtÀhÀn merkkikÀynnistÀsi :)