Kululasku on turha! [Kulujen korvaaminen työntekijälle käy ilmankin!]

Kululasku? Oletko koskaan kyseenalaistanut sen tarpeellisuutta?

Olen tehnyt töitä 16 vuotta elämästäni. Sinä aikana tiestä on tullut ystävä, mutta matkalaskuista ei.

On siis tullut tehtyä kululasku jos toinenkin.

Veikkaisin, että ainakin tuhansia.

Olen testannut monenlaisia eri systeemeitä, jotka pääasiassa ovat olleet pohjimmiltaan samanlaisia. Lähes kaikissa  kululasku ja matkalasku on sisältynyt ärsyttävän hankalaan prosessiin.

En tiedä onko omalla alallani (myynnin parissa) ketään, joka nauttisi matka- ja kululaskujen tekemisestä. Käsi ylös, jos ne ovat sinulle hauskaa hupia :)

Harva tykkää siitä, että joutuu ensin käyttämään omaa rahaansa firman kuluihin ja sitten sen jälkeen kinuamaan niitä takaisin (useimmiten vieläpä omalla ajalla).

Se on välttämätön paha.

Jotain sellaista, mikä on vain tehtävä.

Miksi matka- tai kululasku on pakko tehdä? 

Tämä on mielenkiintoinen kysymys. Oikeastihan nykyteknologia mahdollistaisi kululaskun täydellisen poistaminen matkustavan ihmisen arjesta. Se siis EI OLE millään muotoa pakollinen.

Silti monet yritykset edelleen käyttävät perinteisiä matkalaskuja.

Miksi?

Matka- ja kululasku oli aikanaan ihan järkevä systeemi. Sen avulla oli mahdollista luoda selkeä kuva matkalla käytetyn rahan määrästä ja käyttötarkoituksesta. Tällainen dokumentti oli sitten helppo tarkastaa esimiehen tai taloushallinnon ammattilaisen toimesta kerralla.

Tämä oli tarkoituksenmukaista, silloin kun:

• prosessit olivat paperilla 
• tapahtumien yhteyttä oli muuten vaikea hahmottaa 
• työntekijöihin ei voinut luottaa 
• tarkistukset olivat jonkun korkeapalkkaisen päätyö.

Nämä ovat menneiden aikojen ongelmia, jotka on vanhasta tottumuksesta raahattu matkalaskulomakkeineen mukaan myös uusiin prosesseihin.

Vanhentuneissa matkalaskukäytännöissä kululasku on kaiken ydin. Se pitää täytellä kaikesta erikseen.

Sellaiseenkin on törmätty, että on erillinen matkalaskulomake, joka pitää täytää jopa silloin kun ei matkusteta. Kululasku kun voidaan firman systeemissä tehdä ainoastaan matkalaskun liitteeksi. 

Paperi ja kynä ovat vaihtuneet excel-taulukoihin ja taloushallinnon ohjelmistoihin, mutta prosessi on pysynyt pitkälti samana.

Teknologisista harppauksista huolimatta, käy tällaisten yhteenvetojen tekeminen raskaaksi, varsinkin jos:

• matkasi ovat pitkiä 
• matkustat useasti lyhyitä matkoja 
• yrityksesi vaatii, että teet yhden koontilaskun kuukaudessa 

Silloin muuttuu tämä, ennen niin käytännöllinen prosessi, helvetilliseksi kokemuksesi matkustavalle ihmiselle.

Mikä siis neuvoksi? Kulujen korvaaminen on mahdollista myös ilman kululaskua!

Toinen vaihtoehto, jonka teknologia meille tarjoaa on tapahtumakohtainen matkojen ja kulujen kirjaus.

Silloin kirjaukset tehdään heti niiden ollessa käsillä ja se mahdollistaa yritykselle kulujen ja matkojen seurannan lähes reaaliajassa.

Eikö reaaliaikaisuus lisää hyväksyjän ja taloushallinnon työtaakkaa?

Ei. Tässä vaihtoehdossa keskitytään siihen, mihin rahaa oikeasti kuuluu ja tämä prosessi mahdollistaa myös automaation sekä tekoälyn hyödyntämisen tapahtumien käsittelyssä. Se helpottaa myös petoksen ehkäisemisessä. 

Mitä yritän sanoa?

Henkilö, joka tuottaa yritykselle parhaassa tapauksessa miljoonia vuodessa, esim. myymällä yrityksen palveluja tai konsultoimalla asiakkaita, ei varmastikaan iloitse siitä, että hänen tarvitsee selvittää jokainen yrityksen varoilla ostamansa kahvikuppi tai pysäköintikulu.

Se on mikromanagerointia, joka kostautuu huonona työviihtyvyytenä.

Kyse ei kuitenkaan ole PELKÄSTÄÄN työviihtyvyydestä

Tämä pienten kulujen seuraaminen ja tarkistaminen maksaa yritykselle huomattavan summan rahaa ja on yrityksen tuottavuuden kannalta haitallista.

Miksi?

Aika on rahaa ja aika maksaa aina. Esimiehen, taloushallinnon ja työntekijän itsensä kuluttama aika on pois kaikesta muusta työstä. Kun kaikkien käyttämä aika lasketaan yhteen, on se viiden euron kahvikuppi äkkiä hyvinkin kallis.

Onko siis järkevää tarkastella kaikkia tapahtumia samalla kertaa ja onko ylipäätänsä järkeä tarkistaa kaikki kulut käsin?

Ei. Nykyään teknologia, esim. Acubiz-ohjelmisto, mahdollistaa automaation hyödyntämisen tapahtumien käsittelyssä. Järkevän ja automatisoidun raportoinnin ansiosta voidaan luopua turhien lippulappuhen pyörittelystä.

Mitä tämä tarkoittaa?

Kululasku ja matkalasku ovat sanoja jotka kuuluvat historiaan. Nykyaikaiseen taloushallinnon termistöön kuuluvat pikemminkin sellainen sanayhdistelmä kuin automatisoitu kulujen käsittely ja lause kohtuulliset kulut korvataan.

Itse kannatan nykyaikaista, kevyttä ja automatisoitua työntekijäkulujen korvausmallia.

PS: 
Katso uusimmat kuulumiset Instagramista »

Kuittien skannaus puhelimella

Käyttääkö joku vielä skanneria? Älypuhelinsukupolvelle skanneri on varmaan jo melko vieras kapistus. 

Kuittien skannaus lienee viimeisimpiä käyttökohteita, joissa on vielä sinnikkäästi käytetty vanhanaikaisia skannereita. Toinen lienee paperisopimusten skannaaminen.  

Nykyään kutenkin löytyy jos minkälaista softaa ja appia, joita hyödyntämällä puhelimella otetun valokuvan ja pöytäskannerilla skannatun kuvan välillä on mahdotonta havaita minkäänlaista eroa.

Sopimuksiakin tehdään yhä harvemmin paperisena. Sen sijaan sopimuksia tehdään yhä enemmän verkossa ja digitaaliset allekirjoitukset yleistyvät.

Puhelin on paras väline kuittien skannaamiseen 

Jos sinulla on tarve säilöä kuitteja, ei parempaa välinettä hommaan voi olla kuin matkapuhelin. Nykyiset kännykkäkamerat ottavat tarkkoja kuvia hämärässäkin valaistuksessa ja se on melkein aina mukana.

Acubizin kaltaisilla sovelluksilla kuitti menee myös suoraan kirjanpitoon, eikä jää pyörimään taskun, laatikon, hanskaloketon, salkun tai kassin pohjalle. Pilvessä, kirjanpidossa tai matkalaskuohjelmassa kuitti on sitten myös hyvässä tallessa.

Nykyiset kuittienkäsittelyohjelmistot hyödyntävät myös hahmontunnistusta

Hahmontunnistuskin on kehittynyt vuosien saatossa siinä määrin, että mobiiliappi voi samalla myös lukea kuitin sisällön. Ihmisen toki pitää vielä välillä vähän korjailla sitä, mitä kännykkäohjelma on onnistunut lukemaan, mutta sekin on jo suuri apu.

Parhaimmillaan esimerkiksi matkalaskun tekeminen Acubizin applikaatiolla vie minulta ehkä 20 sekuntia.

Muistan painineeni jossain vanhassa työpaikassa samaisen asian parissa usein puolikin tuntia ja tehneeni hommaa joko muiden töiden kustannuksella tai vapaa-ajalla.

Ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella? 

Sivusin aihetta jo kerran aiemminkin ja kirjasin heinäkuussa julkaistuun blogipostaukseen muutamia ohjeita kuittien kuvaamiseen.

Blogipostaus:

• Kuitin kuvaaminen puhelimella

Matka jatkuu jälleen seuraavaan kohteeseen. Muistakaahan seurata tekemisiäni myös instagramissa, jonne on lisätty hiljattain myös uusia kuvia.

PS:
Matkalaskukuiskaajalta on tulossa materiaalia myös videomuodossa. Siitä lisää myöhemmin :)

Rahoitatko sinäkin mukisematta työnantajasi liiketoimintaa?

Työmatka tulossa. Hotellihuone varaukseen ja tankki täyteen bensaa. Asvaltti on kuuma. Jiihaa!

Menomatkalla matkakahvit ja ehkä lentävä lounas. Pyydät kuitit kaikesta mitä ostat. Tuttu homma jo. Tuleehan työmatkoja vuositasolla jo sen verran monta.

Tämä reissu kestää kaksi päivää ja fiilis on hyvä. On kuukauden kolmanneksi viimeinen päivä. Perillä hotellin henkilökunta toivottaa iloisesti tervetulleeksi. Koppaat avainkortin tiskiltä ja painut hetkeksi hotellihuoneeseen lepäilemään.

Asiakastapaaminen parin tunnin päästä. 

Pienen voimien keräilyn jälkeen alat valmistautua päivän tärkeimpään kohtaamiseen. Ennen lähtöä käyt vielä poimimassa hotellin ravintolasta pikaisen Espresson. Lähimaksu ei toimi. Tilillä ei olekaan katetta.

Mitäs nyt?

Koroton pikavippi työnantajalle joka kuukausi? Kuulostaako hyvältä?

Edellä kuvattu skenaario on yllättävän monelle tuttu. Kovissa johtoportaan duuneissa voi tuntua vähän hassulta ajatella, että kate loppuisi kesken työmatkan, mutta normaalin keskituloisen henkilön tilanne voi olla hitusen kimurantimpi.

Tavan myyntihommiakin tekevälle, saattaa parin kolmen sadan vippaaminen työnantajalle useammaksi päiväksi olla oikeasti melko suuri rasite. Lainastahan siinä nimittäin on kyse, kun työntekijä käyttää omaa rahaansa työmatkakustannuksiin ja joutuu ne sitten jälkikäteen perimään ne työnantajalta takaisin.

Koko tuon ajan raha on pois työntekijän omasta pussista. Se on kuin koroton pikavippi, joskin yleensä sille osapuolelle, jolla on yleensä enemmän rahaa.

Jos tällainen systeemi olisi keksitty nyt, voi olla että AY-liike tulisi väliin ja ilmoittaisi, että ei käy, ellei rahalle makseta asianmukaista korkoa. 

Sähköistenkin matkalaskulomakkeiden täyttäminen on usein saatanasta 

Mesotaanko vielä vähän? Etenkin Suomessa tyypillinen tapa hoitaa matkakulut menee sellaisella kaavalla, että ensin pitää täyttää matkalaskulomake, jonka jälkeen pitää täytellä erillinen kulukorvausraportti, joka sitten laitetaan matkalaskun liitteeksi.

Edistystä on se, ettei oikein missään enää (onneksi) operoida paperilomakkeilla, vaan hommassa on siirrtytty digiaikaan. Valitettavasti digitaalinen ei automaattisesti tarkoita kätevää, koska pahimmillaan "uusi digitaalinen prosessi" on vain vanhan paperiprosessin kopio ja digitaalisuuden vuoksi entistäkin hankalampi. Paperilomakkeen sijaan käytössä voi olla esim. Excell-lomake ja kuitit menevät talousosastolle valokuvina, mutta prosessi kokonaisuutena on edelleen yhtä manuaalinen kuin ennenkin ja tasan yhtä moneen asiaan tarvitaan ihminen hoitamaan sitä.

Prosessien monimutkaisuuteen on muitakin syitä. Joissakin yrityksissä esimerkiksi uskotaan, että kulukorvauksia ei voida lain mukaan maksaa ilman matkalaskua, joten sen vuoksi tehdään tyhjiä matkalaskuja joissa ilmoitetaan matkasta saman paikkakunnan sisällä.

Siihen sitten liitetään se kulukorvauslappu, johon taas liitetään kuitit, jotka on ensin pitänyt valokuvata johonkin tietokoneen omaan kansioon, josta ne erikseen pitää vielä erikseen kaivaa, että ne voidaan liitää matkalaskun kulukorvausliitteeseen.

Tarvitseeko kysyä, että onko tässä mitään järkeä?

On myös työpaikkoja, joissa toimitaan niin, että matkalaskuja ei saa tehdä työajalla, vaan ne haetaan omalla ajalla varsinaisen työn ulkopuolella, vaikka homma on tehty niin vaikeaksi, että siihen varmasti palaa runsain mitoin aikaa.

Ja edelleen, vaikka matkalaskun saisikin tehdä työajalla, miksi työntekijä joutuu lainaamaan työnantajalleen omaa rahaansa?

Eikö olisikin helpompaa käyttää vaikkapa firman luottokorttia?

Työmatkakustannusten korvaukset voidaan hoitaa myös toisella tavalla 

Valveutunut ja aidosti alaistensa mielenterveydestä välittävä työnantaja hoitaa asiat toisella tavalla. Hän ei pakota työntekijöitään lainaamaan yritykselleen rahaa myynti- ja muiden reissujen rahoittamiseksi, vaan lyö firman luottokortin kouraan ja osoittaa suunnan.

Valveutunut yrittäjä pyrkii tekemään matkalasku- ja kulukorvausprosessista mahdollisimman kevyen ja investoi matkalaskuohjelmistoon, jolla matkalaskujen ja kuluraporttien teko on mahdollisimman helppoa ja nopeaa.

Tällä hän ei ainoastaan paranna työviihtyvyyttä, vaan tekee samalla palveluksen myös talousosastolleen, sillä se mikä on vaikeaa, on vaikeaa myös sillä tavalla, että työntekijät tekevät enemmän virheitä ja kaikki pyörii hitaammin.

Toisinsanoen: myös talousjohtaja, tilintarkastaja tai muu numeronikkari kiittää kun kuittien jahtaamisen voi unohtaa ja edes suurin osa matkalaskuista ja kuluraporteista tulee sellaisessa muodossa, jossa ne voi päästää läpi.

Numeropuolen ammattilainen voi siis vihdoinkin haudata bumeranginsa, eikä muiden työntekijöiden enää tarvitse pelätä häntä. Jes!

Miten kävi päähenkilölle, jonka tilillä ei enää ollut katetta? 

Alun tarina sai ehkä seuraavanlaisen lopun: Nopea soitto kotiin pelasti onneksi tilanteen. Sielläkään ei liiemmälti ollut rahaa, mutta koska oli loppukuu ja rahaa on kuitenkin tulossa, voitiin puolison kanssa tehdä yhteispäätös siitä että lapsen kurahousut ostetaankin vasta ensi viikolla.

Ihana puoliso laittaa rahat tilille (onneksi on sama pankki) ja homma jatkuu ilman että tarvitsee tätä noloa kömmähdystä mainita työnantajalle.

"Meidän vanha kulu- ja matkalaskusysteemi toimii ihan hyvin"

Tämä tarina on monissa yrityksissa tosi. Harha siitä, että nykyinen systeemi toimii hyvin, johtuu siitä että kukaan ei valita.

Syy siihen miksi kukaan ei valita on se, että vapaa-ajan keskusteluissa kaikkien muidenkin firmojen työntekijät valittavat tavallisesti juuri kuluraporttien tekemisen vaivalloisuutta ja matkalaskujärjestelmien kankeutta.

Illuusio siitä, että asialle ei voi mitään, elää todella vahvana.

Ja sitten ne joita onni suosii, eivät välttämälttä edes tiedosta, että siinä on jotakin hehkutettavaa. Eihän kuluraportit teknisesti ajatellen mitään ydinfysiikkaa ole. Se että markkinoilla on nyt vasta käteviä mobiilisovelluksia, jotka toimivat pilvessä ja automatisoivat nämä ikävät paperihommat, on oikeastaan vähän hassua.

No, eipä tähän oikein muuta, kuin että onneksi mulla on käytössä ACUBIZ.


PS:
Katso mikä on seuraava matkustuskohteeni. Päivitän reissujani Instagramissa »

Alkuperäinen kuitti kirjanpitoon? Suomessa riittää digitaalinen kopio

Välillä törmään myytiin, jonka mukaan kirjanpitoon tarvitaan aina alkuperäinen kuitti kaikesta. Tämä on kuitenkin harha. 

Todellisuudessa alkuperäisten kuittien kanssa operoiminen on todella hankalaa. Varsinkin lämpökirjoitintekniikalla tulostetut kassakuitit haalistuvat nopeasti, eivätkä ne sen vuoksi edes kelpaa kirjanpitoon.

Kirjanpidon tositteeksi kelpaa sähköinen tai paperinen kopio tai tiedosto.

Tositeaineistoa ovat esimerkiksi yrityksen lähettämät paperiset ja digitaaliset laskut ja laskukopiot, tarkkailunauhat kassakoneista, hyväksytyt verkkolaskut, ostolaskut sekä tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat. Myös pankin tiliotteet ja mahdolliset tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot käyvät tositteiksi soveltuvin osin.

Kuitteja pitää säilyttää 6 vuotta, joten digitointi on melkein pakollista

Yrityksellä on myös velvollisuus huolehtia siitä, että tositteet säilyvät luettavassa muodossa vähintään 6-vuotta tilikauden lopusta. Asia on muotoiltu esimerkiksi taloushallintoliiton sivuilla näin:

"Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla – kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta."

Lisäksi muusta kirjanpidon dokumentaatiosta sanotaan seuraavaa:

"Tilinpäätös, kirjanpidot sekä käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla."

Jotta kuitit pysyisivät luettavina tällaisia aikoja, ei voida olla alkuperäisten kuittien varassa, saati kiikutella niitä kenkälaatikossa sinne tänne. Lämpökirjoitustekniikalla tulostetut kuitit saattavat pahimmillaan haalistua jo saman vuoden aikana (varsinkin jos altistuvat auringolle) joten ne kannattaa digitoida mahdollisimman nopeasti talteen.

Jos mietit miten, niin täällä on ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella.

Tositteiden kirjanpitokelpoisuus on yrittäjän vastuulla 

Joskus kirjanpitäjät hoitavat yrittäjien puolesta kuittien skannaamisen ja digitoinnin, mutta pääsääntöisesti vastuu kuitteine kirjanpitokelpoisuudesta on yrittäjällä ja siten tietysti epäsuorasti hänen työntekijöillään, jos sellaisia on.

Sähköinen taloushallinto on tätä päivää ja paperihommat mennen talven lumia

Edelleen lienee kirjanpitäjiä, jotka operoivat paperitositteiden kanssa, mutta koko ala on ollut digitalisoitumaan päin jo vuosia. Sähköinen kirjanpito on tätä päivää ja mahdollistaa yleensä myös ajantasaisen ja realiaikaisen tiedonsaannin kirjanpidosta, tuloksesta ja taseesta.

Paperiaikoina otettiin vielä paljon kuiteista valokopioita ja joidenkin mielessä se on ainoa ns. "virallinen kopio", mutta tästä ei ole koskaan ollut mitään erityistä sääntöä. Kopioiksi siis lasketaan yhtä lailla digitaalisella skannerilla, puhelimella tai vaikka digikamerallakin aikaansaadut digitaaliset "kopiot" ja tietysti myös sellaisista tehdyt tulosteet.

Joissakin maissa tarvitaan edelleen alkuperäinen kuitti kirjanpitoon, mutta ei Suomessa

Käytännössä sähköinen kopio on Suomessa aina riittävä. Meillä on lähdetty siitä ajatuksesta, että muuten sähköinen taloushallinto olisi laitonta. Ei ole tietenkään haitaksi, jos kuitteja haluaa säilöä myös paperisena, mutta käytännössä ne voi heittää roskiin kun ne on skannattu tai valokuvattu digitaaliseen muotoon.

Ei muuta tällä kertaa.

PS:
Muistakaahan seurailla meitä myös Instagramissa »

Kuittien kuvaus puhelimella

Nykyisin kaikenlaisten kuittien kuvaaminen puhelimella on arkipäivää lähes jokaiselle.

Liikkuvan työn ammattilaisena kuittien kuvaaminen ja matkalaskujen tekeminen puhelimella on lähes jokapäiväistä hommaa myös minulle.

Nykyisin myös Kelan maksamiin korvauksiin liittyvät kuitit ja lippulaput voi pääasiassa toimittaa sähköisesti ja skanenrin sijaan useimmat käyttävät kuittien sähköiseen dokumentointiin puhelinta.

Vaikka kuittien valokuvaaminen kännykällä onkin helppoa, on kuitenkin pari juttua, jotka helpottavat hommaa entisestään.

En ole aiemmin nähnyt näistä mitään vedenpitävää artikkelia tai kunnollista ohjetta, joten päätin kirjoittaa sellaisen itse. 

Tässä siis muutama ohje kuittien kuvaamiseen kännykällä 👇

Sivuvalo toimii parhaiten kuittien skannaamisessa 

Useimmilla puhelimilla kuvan saa otettua kyllä huonommassakin valaistuksessa, mutta tummat varjot ja isot kontrastierot voivat tuottaa joskus ongelmia.

Tyypillinen tilanne on, että kuvauspaikaksi valitaan kaikkein valoisin paikka, kuten ruokapöytä, jonka yllä on kohtisuorasti kattolamppu. Tämä voi olla huono idea, koska kuvaa ottaessa lampun ja kuitin väliin jää oma käsi ja kännykkä, jolloin niistä syntyvä heittovarjo häiritsee kuvan ottamista.

Parempi set-up kuitin kuvaamiseen voisikin olla esimerkiksi sivulta tuleva luonnonvalo ison ikkunan vieressä. Itse otan kuiteista kuvan usein ikkunalaudalla tai auton kojelaudalla, edellyttäen että luonnonvaloa piisaa.

Jos valo tulee suoraan ylhäältä, kuvaa kuitit sivulta

Jos taas ulkona on pimeää, hyödynnän usein kännykässä olevaa taskulampputoimintoa, koska sen avulla saa aikaan tasaista valoa.

Jos puhelimessa ei ole soihtuvalaistus- tai taskulampputoimintoa, saati salamaa ja ainoa hyvä paikka on se aiemmin mainittu keittiön pöytä, voi olla hyvä idea kuvata kuitet vaikkapa kallelleen laitetun kirjan päällä. Aseta kirja nojaamaan johonkin tai avaa se seisomaan kansien varassa ja asettele kuitit siten, että ne nojaavat siihen hieman pystyssä ja kuiteista on helppo saada kuva ilman häiritseviä varjoja.

Vältä tärähdykset kuvaamisen aikana 

Kännyköissä on nykyään hyvät kuvanvakaimet, mutta epätarkat valokuvat kuiteista aiheuttavat silti aika-ajoin päänvaivaa kirjanpitäjille.

Kirjanmpitäjän ja talouspäällikön harmaita hiuksia voi vähentää esimerkiksi nojaamalla kyynerpäät kunnolla pöydän pintaan kuvan ottamisen aikana. Kuvauskäden voi myös nojata seinään tai tuolin selkänojaan.

Mikäli mikään näistä ei ole mahdollinen vaihtoehto, tärinää voi vähentää käyttämällä molempia käsiä ja pitämällä kädet lähellä vartaloa, jolloin ne tärisevät vähemmän kuin silloin jos koittaa ottaa valokuvaa kuitista suorien käsien varassa.

Älä kuvaa kuitteja liikkuvassa autossa 

Liikkuvassa autossa tärinä pilaa helposti kuvan, joten auton kanssa kannattaa suosiolla pysähtyä kun kaivaa kameran esiin. Tämä siis riippumatta siitä, onko kuskin vai pelkääjän paikalla ;-) Junassa meno on sen verran tasaisempaa, että siellä kuitin kuvaaminen jo onnistuukin.

Kuvaa kuitit heti talteen 

Ainakin itsellä on äärimmäisen hyvä muisti, joka kuitenkin on valitettavan lyhyt ja epätarkka. Jos en kuvaa kuittia heti talteen, käy helposti niin, että se jää tarkun pohjalle pyörimään ja löytyy pahimmassa tapauksessa nöyhtänä taskunpohjalta kun housut tulevat pesusta.

Jos kuitteja ei digitoi ja skannaa saman tien, ne hukkuvat helposti tai unohtuvat kokonaan. Siksi suosittelen kuvaamaan kuitit heti talteen.

PS:
Voit seurata matkalaskukuiskaajia myös Instagramissa »

Työmatkakustannusten korvaaminen ja verotus

Useimpien työehtosopimusten mukaan työnantajalla on velvollisuus korvata työntekijälle aiheutuneet matkakulut.

Teknisesti ottaen työnantajalla on yleensä vapaus hoitaa kulukorvaukset haluamallaan tavalla. Tyypillisesti sovelletaan jompaa kumpaa seuraavista vaihtoehdoista:

1. Työnantaja huolehtii kuluista etukäteen ja ostaa esim. matkaliput ja varaa työntekijälle hotellimajoituksen jo ennen matkaa.
    
2. Työnantaja maksaa kulukorvaukset jälkikäteen erillisenä suorituksena.  

Nykyisin yleistynyt tapa on myös se, että työntekijällä (esimerkiksi myyjällä) on firman luottokortti ja hän noudattaa yleisohjetta, jonka puitteissa syntyneet kohtuulliset kulut korvataan.  

Tämä malli yhdistää vaihtoehtojen 1 ja 2 parhaat puolet ja on luultavasti kevein tapa niin yrityksen, kirjanpitäjän kuin käyttäjänkin kannalta.

Käytännössä luottokorttilasku menee tällöin työnantajan piikkiin, jolloin vältytään tilanteelta, jossa työstä syntyvät kulut rasittaisivat turhaan työntekijän omaa henkilökohtaista taloutta. 

Miten verot menee jos työnantaja ei maksa matkakuluja? 

Jos työntekijä matkustaa omilla rahoillaan, eikä työnantaja kompensoi kuluja, kyse on tuloverolain (1535/1992, TVL) 29 §:ssä tarkoitetuista tulonhankintamenoista. Työntekijä voi silloin itse vähentää tulonhankintamenot omassa henkilökohtaisessa verotuksessaan.

Tässä on tietenkin se huono puoli, että matkakulut saa takaisin vasta veronpalautuksen jälkeen, eli joutuu odottamaan käyttämiään rahoja melko pitkään.

Matkojen lisäksi korvataan lisääntyneet elantomenot

Pelkkä matkakorvaus harvoin kattaa työmatkan kaikkia kuluja. Korvattavien ja työnantajalle kuuluvien kulujen piiriin kuuluvat myös työntekijästä riippumattomat lisääntyneet elantomenot ja esimerkiksi edustuskulut.

Jos työntekijän on määrä mennä esimerkiksi asiakkaan kanssa teatteriin, menevät teatteriliput siis firman piikkiin. Lisäksi työnantaja korvaa tavallisesti myös:

• työntekijälle aiheutuvat ylimääräiset ruokailukustannukset
• ylimääräiset kulut yhteydenpidosta kotiin 
• ylimääräiset kustannukset vaatehuollosta ja muusta vastaavasta.

Yllä mainitut lisääntyneet elinkustannukset voidaan korvata joko verohallinnon vuosittain vahvistamalla päivärahalla tai kulujen mukaan erikseen. Muut kulut, kuten edustuskulut työnantaja joutuu joka tapauksessa korvaamaan erikseen, joten yleistyvä käytäntö on, että kaikki kulut korvataan samalla systeemillä.

Helpoin tapa hoitaa matka- ja kulukorvaukset?

Helpoin tapa hoitaa matka- ja kulukorvaukset, on se että työntekijä käyttää luottokorttia, jonka laskut menevät suoraan yritykselle.

Matkalaskuprosessista kannattaa ylipäätään tehdä mahdollisimman kevyt. Ainakin jos paljon matkustavia työntekijöitä on monta, koska silloin vuosittainen ajansäästö voi olla todella suuri. Luottokorttiratkaisu matka- ja kulukorvauksissa estää hyvin puurojen ja vellien sekoittumista, tekee rahan liikkumisesta nopeaa, eikä kuormita työntekijän, saati yrityksen kassaa.

Kuittien hallintaan on sitten markkinoilla monia helppoja sovelluksia, joilla paperilappujen digitointi käy sekunneissa.

Loppusanat

Tässäpä tämä lyhykäisyydessään. Matkalaskukuiskaaja jatkaa nyt matkaansa kohti syrjäkyliä. Seuraavaksi kohteena Kaanaa! Turvallista matkaa myös Sinulle! :)

Matti ja matkalaskuprosessi

Olipa kerran Matti. Taloushallinnon superammattilainen. Matti työskenteli yrityksessä, jossa työntekijät kerryttivät satoja tuhansia matkakilometrejä vuodessa. 

Kuten kaikilla työpaikoilla, jokaisella oli vähän oma tapansa tehdä töitä. Sama koski myös matkalaskuja.

Olihan tässäkin yrityksessä selkeät ohjeet ja säännöt matkalaskujen tekemiseen, mutta silti toteutustavat vaihtelivat yllättävän paljon. Oli monta oikeaa tapaa. Niitä oli oikeastaan yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Selkeistä ohjeista huolimatta Matti ja yrityksen johto saivat välillä repiä hiuksia päästään koska todellisuus on usein tarua ihmeellisempää. 

Ja vaikka on selvät ohjeet niin ihmiset yleensä toimivat tulkintansa varassa. Tämä oli turhauttavaa Matille ja yrityksen taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskenteleville muille ammattilaisille, jotka käsittelivät matkalaskut ennen niiden siirtämistä maksuun ja kirjanpitoon.

Myös yrityksen talousjohtaja raapi päätään matkalaskujen kanssa

Matkalaskuprosessin välilliset ja välittömät kustannukset vaihtelivat kuukausittain ja osaa oli mahdotonta arvioida etukäteen. Prosessi myös sitoi kohtuuttomasti aikaa ja resursseja, jota olisi voitu käyttää esim. taloudellisen strategian kehittelyyn sekä yrityksen varallisuuden suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.

Kuitenkin taloushallinnossa voitiin tunnistaa tiettyjä ihmistyyppejä liittyen matkalaskujen tarkkuuteen. Heitä oli karkeasti jaoteltuna 3 tyyppiä:

1. Aloittelija
   => Henkilö, joka ei juurikaan tehnyt matkalaskuja ja siksi hän joutui joka kerta “opettelemaan uudestaan” matkalaskujen teon. Matkalaskuissa oli usein puutteita ja virheitä, joita sekä esimies että taloushallinto joutivat korjaamaan tai pahimmassa tapauksessa jopa hylkäämään laskun ja pyytämään sen uudelleen lähettämistä.
    
2. Harrastelija
   => Työntekijä, joka teki matkalaskuja säännöllisesti, mutta ei juurikaan kiinnittänyt huomiota yksityiskohtiin. Siksi laskuissa oli aina satunnaisia virheitä, jotka yleensä johtuivat huolimattomuudesta tai kiireestä.
    
3. Ammattilainen => Työntekijä, jolle kertyy matkustuskilometrejä todella paljon. He tekivät matkalaskuja usein ja olivat myös niiden kanssa todella tarkkoja. Näillä matkalaskuammattilaisilla ei ollut juuri koskaan virheitä ja laskut oli helppo tarkistaa ja käsitellä. Nämä olivatkin taloushallinnon ammattilaisten suosikkityyppejä.

Myös laskujen tarkistusta tehtävät johtajat ja esimiehet voitiin jakaa noihin kolmeen tyyppiin, sillä heillä kaikilla oli oma tapansa käydä läpi tämä prosessi.

Matkalaskuprosessi oli täynnä paperisotaa ja purkkavirityksiä

Matin työpaikalla oltiin vuosien saatossa opittu elämään matkalaskuissa toistuvien virheiden kanssa. 

Ratkaisuksi oli kehitetty prosessi, joka ei ollut täydellinen, mutta se mahdollisti sen että laskut olivat aina kunnossa viimeistään siinä vaiheessa kun ne maksettiin ja vietiin kirjanpitoon. 

Tämä prosessi oli kuitenkin työläs. Se edellytti, että jokainen matkalasku käytiin läpi tiheällä kammalla, riippumatta siitä kuinka huolellisesti alkuperäinen matkalasku oli tehty. Suuri osa Matin ja muun taloushallinnon työajasta kului tähän prosessiin ja kuittien jahtaamiseen. 

Kaikki tuo työaika oli pois talousjohtajaa ja yrityksen kokonaisvaltaista taloutta tukevista tehtävistä. Samaan aikaan myös kuitteja ja kilometrejä raportoivat asiantuntijat painiskelivat aikahaasteiden kanssa. Deadlinet kaatuivat päälle, eikä kenelläkään ollut kivaa.

Automatisoitu kulujen käsittely loisti poissaolollaan. Satoja euroja tunnissa laskuttavan oman alansa superosaajan aika kului matkalaskujen vääntämiseen.

Tämä ei olisi ollut ongelma jos kyseessä olisi ollut vain satunnaisesti tehtävä sisäinen pikkujuttu, mutta kun kyseessä oli prosessi joka toistui viikoittain ja joidenkin ammattilaisten kohdalla lähes päivittäin! 

Koko työyhteisö inhosi kulukorvauksiin liittyvää kuittirumbaa

Yrityksen laskutettavasta ajasta valtaosa kului sisäiseen prosessiin, jota ei voitu laskuttaa asiakkaalta. 

Tämä oli työntekijöille todella turhauttavaa. Firman kovimmatkaan konsultit eivät voineet keskittyä täysipainoisesti asiakkaan kannalta tärkeimpiin tehtäviin, koska aina oli erikseen tehtävä matkalasku, jotta matkaan liittyvät kulut voitiin laskuttaa asiakkaalta. 

Turhautuneisuus taloushallinnossa ja liikkuvien ammattilaisten taholla vain lisääntyi.

Mistä Matin firma löysi paremman ratkaisun? 

Lopulta Matti nosti matkalaskuasiassa kissan pöydälle ja sanoi kevätjuhlan jatkoilla ääneen sen, mitä monet olivat jo mielessään ajatelleet:

 “Onko järkevää, että kaikille on sama prosessi näiden matkalaskujen kanssa? Minun mielestä EI OLE." 

Aika ja paikka oli ehkä hieman väärä, mutta sen jälkeen alkoi tapahtua. Kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että henkilökohtaisesti räätälöity prosessi olisi paljon järkevämpi vaihtoehto.

Oli selvää, että nykyisin tämä on mahdollista, koska teknologia ja tietojenkäsittely on viimevuosina kehittynyt siinä määrin, että on mahdollista hyödyntää automaatiota ja sääntöjä matkalaskuprosessin käsittelyssä.

Enää tarvittiin oikea järjestelmä ja Matin yritykselle se oli Acubiz.

Syitä valintaan oli kaksi:

1. Räätälöity matkalaskuprosessi
   => Acubizilla on mahdollista räätälöidä tarkistusprosessi kunkin käyttäjän profiilin mukaisesti. Samalla voidaan varmistaa, että kaikki tositteet, kirjaukset ja tiedot löytyvät jokaisesta tapahtumasta ja ne siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti, siten kuin lait ja asetukset edellyttävät.
    
2. Automatisoitu kulujen käsittely ja sen mukanaan tuoma helppous
   => Matkustamiseen liittyvien kulujen kuten esim. luottokorttitapahtumien kirjaaminen, täsmäytys ja luottokorttilaskujen täsmäytys on mahdollista automatisoida siten, että matkalla olevan ammattilainen kokee matkalaskuprosessin helpoksi ja käteväksi eikä hänen tarvitse käyttää yrityksen saati asiakkaansa arvokasta aikaansa sisäiseen prosessiin. Talousjohtaja on tyytyväinen kun hänen ammattilaisensa voivat keskittyä yrityksen talouden kannalta tärkeisiin korkeamman vaatimustason tehtäviin sekä prosessin kehittämiseen entisestään. 

PS: 
Tämän artikkelin kirjoitti Acubizin myyntipäällikkö Juuso Salmu. Jos haluat tietää miten teet matkalaskuprosessista oikeasti henkilökohtaisen mutta toimivan, buukkaa kanssani tapaaminen »

PPS:
Jos haluat, voit lisätä minut kontakteihisi Linkedinissä. Lisää tietoa järjestelmästämme löydät osoitteesta acubiz.fi