Vuosi 2020, tehokkaat prosessit ja nykyaikainen matkalaskujärjestelmä

Itselläni vuosi 2020 on lähtenyt räväkästi käyntiin työtapojen tehostamisella.

Vaikka itsellä työvälineet ovatkin mitä parhaimmat, työtapoja on aina varaa kehittää. Laitoinkin aiheesta pienen videokyselyn Linkedin-palveluun.



Olisi mukava kuulla mitkä ovat omat haasteesi näin vuoden alussa ja miten aiot ne selättää. Miten ensimmäinen kuukausi on omalta kohdaltasi ylipäätään sujunut?

Jos käytät Linkedin-palvelua, niin katsasta samalla myös nämä postaukseni:

• Palvelumuotoilua helvetistä 
• Vuosi 2020 ja matkalasku
• Kuinka paljon luotat SaaS-paleluntarjoajaasi? 

Entä Acubiz-matkalaskujärjestelmä ja vuosi 2020? 

Acbiz-matkalaskujärjestelmä tulee vuoden 2020 aikana olemaan entistäkin vahvemmin läsnä Suomen markkina-alueella. 

Vireillä on monia hankkeita, joista en voi julkisesti vielä kauheasti kertoa, mutta vaikutukset tulevat näkymään varmasti jo tämän vuoden aikana monella eri tavalla. 

Teknologia kehittyy jatkuvasti ja Acubiz tekee jatkuvasti töitä sen eteen, että se on jatkossakin kehityksen kärjessä. Itse koen olevani todella etuoikeutettu saadessani tarjota asiakkaillemme yksinkertaisinta mahdollista prosessimallia ja järjestelmää matkalaskujen käsittelyyn. 

Mitä se tarkoittaa kun kehitys kehittyy?

Luulen, että muutamien vuosien päästä ihmiset vielä ihmettelevät että "mikä on matkalasku" kun entistä useammat siirtyvät tapahtumakohtaiseen matkojen ja kulujen kirjaamiseen. 

Ei erillisiä lomakkeita. Ei turhaa työtä. Enemmän automatiikkaa. Enemmän tekoälyä.

Helppoutta siis.

Miten Joulupukki teki sen taas?

Pieni välikevennys lienee paikallaan nyt tuhdin jouluruokailun ja uuden vuoden välissä. 

Joulupukin suoriutuminen jokavuotisesta lahjarallista hämmentää jälleen pienempää ja vähän varttuneempaakin ihmissukupolvea, joten pohditaan asiaa hetki.

(Perinteinen uudenvuoden summaus vuoden nousuista seuraa myöhemmin Linkkarissa. Tämän blogin suosituin postaus tänä vuonna oli provokatiivinen: "Rahoitatko sinäkin mukisematta työnantajasi liiketoimintaa?")

MITEN JOULUPUKKI EHTII JOKA PAIKKAAN?

Joulupukin kyvylle suoriutua kaikkien maailman lahjojen jakamisesta kunniallisesti, on muutamia eri teorioita. Osa niistä on tylsiä, mutta toiset ovat varsin jännittäviä.

Mainittakoon, että Joupupukin työtä helpottaa hieman mm. se, että kaikkia lahjoja ei tarvitse jakaa saman aikaan.

• Esimerkiksi Suomessa pukki jakaa lahjat jo jouluaattona, kun taas esimerkiksi yhdysvalloissa lahjoista iloitaan vasta joulupäivänä.
• Kun tähän lisätään vielä eri maantieteellisten alueiden eri vuorokausirytmit, niin todellisuudessa joulupukilla on lähes kaksi vuorokautta aikaa saada kaikki lahjat perille asti.

Kiistatonta kuitenkin on, että vauhdin tulisi olla todella kova, jos joka paikkaan pitäisi ehtiä peräjälkeen. Valonnopeusteoriasta puhutaan kuitenkin tuonnempana. Aloitetaan klooniteoriasta.

1. Klooniteoria käy järkeen

Yhden teorian mukaan maailmassa ei olekaan vain yhtä ainoata Joulupukkia, vaan joulupukkeja on monta. Nämä on kloonit on luotu korvatunturin koelaboratoriossa, josta hohottavat pukinretaleet päästetään kerran vuodessa liikekannalle.

Pukit alkavat levittäytyä eripuolille maailmaa jo samoihin aikoihin ensimmäisten joulutarjousten aikoihin ja osa heistä hankkii jopa lisäansioita ns. markettipukkeina, jolloin he kuuntelevat lasten joululahjatoiveita supermarketin tms. palkkaamina.

Pukit kuitenkin katoavat kuin kaasut saharaan heti joulubuumin loputtua. Tiedossa ei ole, kierrätetäänkö samoja pukkeja uudelleen, vai onko ehkä niin, että pukit leikkaavat partansa ja sulautuvat valtaväestöön.

Niin tai näin, useiden pukkien olemassa olo, joko kokoaikaisesti tai vain kerran vuodessa selittää, miksi pukilla on myös aikaa jutustella monissa kodeissa ja kuinka heillä on aikaa jaella lahjoja.

Jos pukkikanta on samaa joka vuosi, niin se osaltaan selittäisi myös sen, miksi osalla pukeista lähtee homma niin usein ns. lapasesta ja miksi petterin ohella joskus punottaa nenä myös pukilla.

2. Metamorfoositeoria on viimeaikoina saanut eniten kannatusta

Yksi, edellisen tavoin useaan pukkiin perustuva teoria, olettaa, että perheiden isät tai muut miespuoliset lähisukulaiset saattavat joskus kokea yllättäviä fysikaalisia muutoksia joulun pyhinä. 

Ei ole kovinkaan tavatonta, että isä katoaa lahjojen jaon ajaksi jonnekin ja missaa koko tapahtuman. Usein pukki myös saattaa muistuttaa jonkin verran isoisää, setää tai muuta lähisukulaista tai muuta. 

Muuntautumis, eli metamorfoositeorian mukaan, voi puuttuva pukkipopulaatio saada lisäystä erilaisistä perheen lähipiirissä olevista jäsenistä. Muutos voi joskus olla todella nopea. Jouluaaton aikana harmiton piipahdus postilaatikolla voi kasvattaa miehelle yllättäen jouluparran ja muuttaa äänen hohottavaksi! 

Hieman samaan tapaan kuin ihmissusitarinoissa, muuntautuminen Joulupukiksi on kuitenkin vain väliaikaista ja lahjojen jakamisen jälkeen elämä hiljalleen asettuu taas normaaleihin uomiinsa. 

Tavanomaista kuitenkin on, että metamorfoosi Pukiksi ja takaisin pidetään ilmiön rajuuden vuoksi lapsilta täysin salassa. Osansa voi toki olla myös sillä, että ainakin vaikuttaisi siltä, että Pukeiksi muuntuneet, eivät aina edes muista koko tapahtumasta mitään.  

Tällöin on ehkä parempikin, että koko perhe pitää asiasta suun supussa, jotta ei nosteta pintaan traumaattisia kokemuksia.

3. Valonnopeusteoria selittäisi kaiken vain osittain  

Jossakin vaiheessa vallalla oli Albert Einsteinin suhteellisuusteorian pohjalta säädetty valonnopeusteoria.

Sen mukaan, joulupukin liikkuessa valjakoineen valon nopeudella, hänen kellonsa viisarit ovat lähes pysähdyksissä, kun taas ympärillä aika kuluu normaalia vauhtia.

Tässä teoriassa on kuitenkin pari aukkoa. Ensinnäkään porot ja pukkikaan eivät ainakaan perinteisellä valjakolla oikein voisi kestää valonnopeudessa syntyvää ilmanvastusta ja siitä seuraisi melko rumaa jälkeä.

Ajanhallinta olisi myös oma lukunsa. En tiedä raportoiko pukki tuntejaan muorille tms., mutta jos tunteja pitäisi kirjata vaikka meidän Acubiz-applikaatiolla, niin kirjaukset olisi kyllä helppo tehdä.

Jäisi kuitenkin kysymys, että kirjataanko tunnit Pukin kokeman ajan, vai ympärillä kuluvan ajan mukaan? Taloudellisessa mielessä Pukin varmaan kannattaisi jättää puhelin lahjarallin ajaksi muorille ja kirjata tunnit vasta kun tulee takaisin. Näin hän saisi ainakin eniten tunteja kirjattavaksi!

Muitakin teorioita riittää

Muitakin teorioita on esitetty. Omasta mielestäni uskottavimmat teoriat liittyvät tavalla tai toisella useaan pukkiin tai pukkien monistamiseen.

Varsin yleinen, mutta hekä hieman tylsä teoria on myös mm. tonttuteoria, jonka mukaan tontut jakavat lahjat. Tämä selittäisi logistiikkaongelman lahjojen osalta, mutta ei selitä sitä, miksi joskus pukilla on aikaa jäädä jakamaan lahjoja ja rupattelemaan, vaikka hän kuulemma olisi ollut samaan aikaan naapurissakin.

Pukin tekemisten ympärillä pysynee jonkinlainen savuverho niin kauan kuin länsimainen kulttuuri on voimissaan.

PS: 
Mikä on sinun lempiteoriasi siitä, miten pukki saa työnsä tehtyä? Kommentoi alle! 👇

Kululasku on turha! [Kulujen korvaaminen työntekijälle käy ilmankin!]

Kululasku? Oletko koskaan kyseenalaistanut sen tarpeellisuutta?

Olen tehnyt töitä 16 vuotta elämästäni. Sinä aikana tiestä on tullut ystävä, mutta matkalaskuista ei.

On siis tullut tehtyä kululasku jos toinenkin.

Veikkaisin, että ainakin tuhansia.

Olen testannut monenlaisia eri systeemeitä, jotka pääasiassa ovat olleet pohjimmiltaan samanlaisia. Lähes kaikissa  kululasku ja matkalasku on sisältynyt ärsyttävän hankalaan prosessiin.

En tiedä onko omalla alallani (myynnin parissa) ketään, joka nauttisi matka- ja kululaskujen tekemisestä. Käsi ylös, jos ne ovat sinulle hauskaa hupia :)

Harva tykkää siitä, että joutuu ensin käyttämään omaa rahaansa firman kuluihin ja sitten sen jälkeen kinuamaan niitä takaisin (useimmiten vieläpä omalla ajalla).

Se on välttämätön paha.

Jotain sellaista, mikä on vain tehtävä.

Miksi matka- tai kululasku on pakko tehdä? 

Tämä on mielenkiintoinen kysymys. Oikeastihan nykyteknologia mahdollistaisi kululaskun täydellisen poistaminen matkustavan ihmisen arjesta. Se siis EI OLE millään muotoa pakollinen.

Silti monet yritykset edelleen käyttävät perinteisiä matkalaskuja.

Miksi?

Matka- ja kululasku oli aikanaan ihan järkevä systeemi. Sen avulla oli mahdollista luoda selkeä kuva matkalla käytetyn rahan määrästä ja käyttötarkoituksesta. Tällainen dokumentti oli sitten helppo tarkastaa esimiehen tai taloushallinnon ammattilaisen toimesta kerralla.

Tämä oli tarkoituksenmukaista, silloin kun:

• prosessit olivat paperilla 
• tapahtumien yhteyttä oli muuten vaikea hahmottaa 
• työntekijöihin ei voinut luottaa 
• tarkistukset olivat jonkun korkeapalkkaisen päätyö.

Nämä ovat menneiden aikojen ongelmia, jotka on vanhasta tottumuksesta raahattu matkalaskulomakkeineen mukaan myös uusiin prosesseihin.

Vanhentuneissa matkalaskukäytännöissä kululasku on kaiken ydin. Se pitää täytellä kaikesta erikseen.

Sellaiseenkin on törmätty, että on erillinen matkalaskulomake, joka pitää täytää jopa silloin kun ei matkusteta. Kululasku kun voidaan firman systeemissä tehdä ainoastaan matkalaskun liitteeksi. 

Paperi ja kynä ovat vaihtuneet excel-taulukoihin ja taloushallinnon ohjelmistoihin, mutta prosessi on pysynyt pitkälti samana.

Teknologisista harppauksista huolimatta, käy tällaisten yhteenvetojen tekeminen raskaaksi, varsinkin jos:

• matkasi ovat pitkiä 
• matkustat useasti lyhyitä matkoja 
• yrityksesi vaatii, että teet yhden koontilaskun kuukaudessa 

Silloin muuttuu tämä, ennen niin käytännöllinen prosessi, helvetilliseksi kokemuksesi matkustavalle ihmiselle.

Mikä siis neuvoksi? Kulujen korvaaminen on mahdollista myös ilman kululaskua!

Toinen vaihtoehto, jonka teknologia meille tarjoaa on tapahtumakohtainen matkojen ja kulujen kirjaus.

Silloin kirjaukset tehdään heti niiden ollessa käsillä ja se mahdollistaa yritykselle kulujen ja matkojen seurannan lähes reaaliajassa.

Eikö reaaliaikaisuus lisää hyväksyjän ja taloushallinnon työtaakkaa?

Ei. Tässä vaihtoehdossa keskitytään siihen, mihin rahaa oikeasti kuuluu ja tämä prosessi mahdollistaa myös automaation sekä tekoälyn hyödyntämisen tapahtumien käsittelyssä. Se helpottaa myös petoksen ehkäisemisessä. 

Mitä yritän sanoa?

Henkilö, joka tuottaa yritykselle parhaassa tapauksessa miljoonia vuodessa, esim. myymällä yrityksen palveluja tai konsultoimalla asiakkaita, ei varmastikaan iloitse siitä, että hänen tarvitsee selvittää jokainen yrityksen varoilla ostamansa kahvikuppi tai pysäköintikulu.

Se on mikromanagerointia, joka kostautuu huonona työviihtyvyytenä.

Kyse ei kuitenkaan ole PELKÄSTÄÄN työviihtyvyydestä

Tämä pienten kulujen seuraaminen ja tarkistaminen maksaa yritykselle huomattavan summan rahaa ja on yrityksen tuottavuuden kannalta haitallista.

Miksi?

Aika on rahaa ja aika maksaa aina. Esimiehen, taloushallinnon ja työntekijän itsensä kuluttama aika on pois kaikesta muusta työstä. Kun kaikkien käyttämä aika lasketaan yhteen, on se viiden euron kahvikuppi äkkiä hyvinkin kallis.

Onko siis järkevää tarkastella kaikkia tapahtumia samalla kertaa ja onko ylipäätänsä järkeä tarkistaa kaikki kulut käsin?

Ei. Nykyään teknologia, esim. Acubiz-ohjelmisto, mahdollistaa automaation hyödyntämisen tapahtumien käsittelyssä. Järkevän ja automatisoidun raportoinnin ansiosta voidaan luopua turhien lippulappuhen pyörittelystä.

Mitä tämä tarkoittaa?

Kululasku ja matkalasku ovat sanoja jotka kuuluvat historiaan. Nykyaikaiseen taloushallinnon termistöön kuuluvat pikemminkin sellainen sanayhdistelmä kuin automatisoitu kulujen käsittely ja lause kohtuulliset kulut korvataan.

Itse kannatan nykyaikaista, kevyttä ja automatisoitua työntekijäkulujen korvausmallia.

PS: 
Katso uusimmat kuulumiset Instagramista »

Kuittien skannaus puhelimella

Käyttääkö joku vielä skanneria? Älypuhelinsukupolvelle skanneri on varmaan jo melko vieras kapistus. 

Kuittien skannaus lienee viimeisimpiä käyttökohteita, joissa on vielä sinnikkäästi käytetty vanhanaikaisia skannereita. Toinen lienee paperisopimusten skannaaminen.  

Nykyään kutenkin löytyy jos minkälaista softaa ja appia, joita hyödyntämällä puhelimella otetun valokuvan ja pöytäskannerilla skannatun kuvan välillä on mahdotonta havaita minkäänlaista eroa.

Sopimuksiakin tehdään yhä harvemmin paperisena. Sen sijaan sopimuksia tehdään yhä enemmän verkossa ja digitaaliset allekirjoitukset yleistyvät.

Puhelin on paras väline kuittien skannaamiseen 

Jos sinulla on tarve säilöä kuitteja, ei parempaa välinettä hommaan voi olla kuin matkapuhelin. Nykyiset kännykkäkamerat ottavat tarkkoja kuvia hämärässäkin valaistuksessa ja se on melkein aina mukana.

Acubizin kaltaisilla sovelluksilla kuitti menee myös suoraan kirjanpitoon, eikä jää pyörimään taskun, laatikon, hanskaloketon, salkun tai kassin pohjalle. Pilvessä, kirjanpidossa tai matkalaskuohjelmassa kuitti on sitten myös hyvässä tallessa.

Nykyiset kuittienkäsittelyohjelmistot hyödyntävät myös hahmontunnistusta

Hahmontunnistuskin on kehittynyt vuosien saatossa siinä määrin, että mobiiliappi voi samalla myös lukea kuitin sisällön. Ihmisen toki pitää vielä välillä vähän korjailla sitä, mitä kännykkäohjelma on onnistunut lukemaan, mutta sekin on jo suuri apu.

Parhaimmillaan esimerkiksi matkalaskun tekeminen Acubizin applikaatiolla vie minulta ehkä 20 sekuntia.

Muistan painineeni jossain vanhassa työpaikassa samaisen asian parissa usein puolikin tuntia ja tehneeni hommaa joko muiden töiden kustannuksella tai vapaa-ajalla.

Ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella? 

Sivusin aihetta jo kerran aiemminkin ja kirjasin heinäkuussa julkaistuun blogipostaukseen muutamia ohjeita kuittien kuvaamiseen.

Blogipostaus:

• Kuitin kuvaaminen puhelimella

Matka jatkuu jälleen seuraavaan kohteeseen. Muistakaahan seurata tekemisiäni myös instagramissa, jonne on lisätty hiljattain myös uusia kuvia.

PS:
Matkalaskukuiskaajalta on tulossa materiaalia myös videomuodossa. Siitä lisää myöhemmin :)

Rahoitatko sinäkin mukisematta työnantajasi liiketoimintaa?

Työmatka tulossa. Hotellihuone varaukseen ja tankki täyteen bensaa. Asvaltti on kuuma. Jiihaa!

Menomatkalla matkakahvit ja ehkä lentävä lounas. Pyydät kuitit kaikesta mitä ostat. Tuttu homma jo. Tuleehan työmatkoja vuositasolla jo sen verran monta.

Tämä reissu kestää kaksi päivää ja fiilis on hyvä. On kuukauden kolmanneksi viimeinen päivä. Perillä hotellin henkilökunta toivottaa iloisesti tervetulleeksi. Koppaat avainkortin tiskiltä ja painut hetkeksi hotellihuoneeseen lepäilemään.

Asiakastapaaminen parin tunnin päästä. 

Pienen voimien keräilyn jälkeen alat valmistautua päivän tärkeimpään kohtaamiseen. Ennen lähtöä käyt vielä poimimassa hotellin ravintolasta pikaisen Espresson. Lähimaksu ei toimi. Tilillä ei olekaan katetta.

Mitäs nyt?

Koroton pikavippi työnantajalle joka kuukausi? Kuulostaako hyvältä?

Edellä kuvattu skenaario on yllättävän monelle tuttu. Kovissa johtoportaan duuneissa voi tuntua vähän hassulta ajatella, että kate loppuisi kesken työmatkan, mutta normaalin keskituloisen henkilön tilanne voi olla hitusen kimurantimpi.

Tavan myyntihommiakin tekevälle, saattaa parin kolmen sadan vippaaminen työnantajalle useammaksi päiväksi olla oikeasti melko suuri rasite. Lainastahan siinä nimittäin on kyse, kun työntekijä käyttää omaa rahaansa työmatkakustannuksiin ja joutuu ne sitten jälkikäteen perimään ne työnantajalta takaisin.

Koko tuon ajan raha on pois työntekijän omasta pussista. Se on kuin koroton pikavippi, joskin yleensä sille osapuolelle, jolla on yleensä enemmän rahaa.

Jos tällainen systeemi olisi keksitty nyt, voi olla että AY-liike tulisi väliin ja ilmoittaisi, että ei käy, ellei rahalle makseta asianmukaista korkoa. 

Sähköistenkin matkalaskulomakkeiden täyttäminen on usein saatanasta 

Mesotaanko vielä vähän? Etenkin Suomessa tyypillinen tapa hoitaa matkakulut menee sellaisella kaavalla, että ensin pitää täyttää matkalaskulomake, jonka jälkeen pitää täytellä erillinen kulukorvausraportti, joka sitten laitetaan matkalaskun liitteeksi.

Edistystä on se, ettei oikein missään enää (onneksi) operoida paperilomakkeilla, vaan hommassa on siirrtytty digiaikaan. Valitettavasti digitaalinen ei automaattisesti tarkoita kätevää, koska pahimmillaan "uusi digitaalinen prosessi" on vain vanhan paperiprosessin kopio ja digitaalisuuden vuoksi entistäkin hankalampi. Paperilomakkeen sijaan käytössä voi olla esim. Excell-lomake ja kuitit menevät talousosastolle valokuvina, mutta prosessi kokonaisuutena on edelleen yhtä manuaalinen kuin ennenkin ja tasan yhtä moneen asiaan tarvitaan ihminen hoitamaan sitä.

Prosessien monimutkaisuuteen on muitakin syitä. Joissakin yrityksissä esimerkiksi uskotaan, että kulukorvauksia ei voida lain mukaan maksaa ilman matkalaskua, joten sen vuoksi tehdään tyhjiä matkalaskuja joissa ilmoitetaan matkasta saman paikkakunnan sisällä.

Siihen sitten liitetään se kulukorvauslappu, johon taas liitetään kuitit, jotka on ensin pitänyt valokuvata johonkin tietokoneen omaan kansioon, josta ne erikseen pitää vielä erikseen kaivaa, että ne voidaan liitää matkalaskun kulukorvausliitteeseen.

Tarvitseeko kysyä, että onko tässä mitään järkeä?

On myös työpaikkoja, joissa toimitaan niin, että matkalaskuja ei saa tehdä työajalla, vaan ne haetaan omalla ajalla varsinaisen työn ulkopuolella, vaikka homma on tehty niin vaikeaksi, että siihen varmasti palaa runsain mitoin aikaa.

Ja edelleen, vaikka matkalaskun saisikin tehdä työajalla, miksi työntekijä joutuu lainaamaan työnantajalleen omaa rahaansa?

Eikö olisikin helpompaa käyttää vaikkapa firman luottokorttia?

Työmatkakustannusten korvaukset voidaan hoitaa myös toisella tavalla 

Valveutunut ja aidosti alaistensa mielenterveydestä välittävä työnantaja hoitaa asiat toisella tavalla. Hän ei pakota työntekijöitään lainaamaan yritykselleen rahaa myynti- ja muiden reissujen rahoittamiseksi, vaan lyö firman luottokortin kouraan ja osoittaa suunnan.

Valveutunut yrittäjä pyrkii tekemään matkalasku- ja kulukorvausprosessista mahdollisimman kevyen ja investoi matkalaskuohjelmistoon, jolla matkalaskujen ja kuluraporttien teko on mahdollisimman helppoa ja nopeaa.

Tällä hän ei ainoastaan paranna työviihtyvyyttä, vaan tekee samalla palveluksen myös talousosastolleen, sillä se mikä on vaikeaa, on vaikeaa myös sillä tavalla, että työntekijät tekevät enemmän virheitä ja kaikki pyörii hitaammin.

Toisinsanoen: myös talousjohtaja, tilintarkastaja tai muu numeronikkari kiittää kun kuittien jahtaamisen voi unohtaa ja edes suurin osa matkalaskuista ja kuluraporteista tulee sellaisessa muodossa, jossa ne voi päästää läpi.

Numeropuolen ammattilainen voi siis vihdoinkin haudata bumeranginsa, eikä muiden työntekijöiden enää tarvitse pelätä häntä. Jes!

Miten kävi päähenkilölle, jonka tilillä ei enää ollut katetta? 

Alun tarina sai ehkä seuraavanlaisen lopun: Nopea soitto kotiin pelasti onneksi tilanteen. Sielläkään ei liiemmälti ollut rahaa, mutta koska oli loppukuu ja rahaa on kuitenkin tulossa, voitiin puolison kanssa tehdä yhteispäätös siitä että lapsen kurahousut ostetaankin vasta ensi viikolla.

Ihana puoliso laittaa rahat tilille (onneksi on sama pankki) ja homma jatkuu ilman että tarvitsee tätä noloa kömmähdystä mainita työnantajalle.

"Meidän vanha kulu- ja matkalaskusysteemi toimii ihan hyvin"

Tämä tarina on monissa yrityksissa tosi. Harha siitä, että nykyinen systeemi toimii hyvin, johtuu siitä että kukaan ei valita.

Syy siihen miksi kukaan ei valita on se, että vapaa-ajan keskusteluissa kaikkien muidenkin firmojen työntekijät valittavat tavallisesti juuri kuluraporttien tekemisen vaivalloisuutta ja matkalaskujärjestelmien kankeutta.

Illuusio siitä, että asialle ei voi mitään, elää todella vahvana.

Ja sitten ne joita onni suosii, eivät välttämälttä edes tiedosta, että siinä on jotakin hehkutettavaa. Eihän kuluraportit teknisesti ajatellen mitään ydinfysiikkaa ole. Se että markkinoilla on nyt vasta käteviä mobiilisovelluksia, jotka toimivat pilvessä ja automatisoivat nämä ikävät paperihommat, on oikeastaan vähän hassua.

No, eipä tähän oikein muuta, kuin että onneksi mulla on käytössä ACUBIZ.


PS:
Katso mikä on seuraava matkustuskohteeni. Päivitän reissujani Instagramissa »

Alkuperäinen kuitti kirjanpitoon? Suomessa riittää digitaalinen kopio

Välillä törmään myytiin, jonka mukaan kirjanpitoon tarvitaan aina alkuperäinen kuitti kaikesta. Tämä on kuitenkin harha. 

Todellisuudessa alkuperäisten kuittien kanssa operoiminen on todella hankalaa. Varsinkin lämpökirjoitintekniikalla tulostetut kassakuitit haalistuvat nopeasti, eivätkä ne sen vuoksi edes kelpaa kirjanpitoon.

Kirjanpidon tositteeksi kelpaa sähköinen tai paperinen kopio tai tiedosto.

Tositeaineistoa ovat esimerkiksi yrityksen lähettämät paperiset ja digitaaliset laskut ja laskukopiot, tarkkailunauhat kassakoneista, hyväksytyt verkkolaskut, ostolaskut sekä tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat. Myös pankin tiliotteet ja mahdolliset tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot käyvät tositteiksi soveltuvin osin.

Kuitteja pitää säilyttää 6 vuotta, joten digitointi on melkein pakollista

Yrityksellä on myös velvollisuus huolehtia siitä, että tositteet säilyvät luettavassa muodossa vähintään 6-vuotta tilikauden lopusta. Asia on muotoiltu esimerkiksi taloushallintoliiton sivuilla näin:

"Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla – kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta."

Lisäksi muusta kirjanpidon dokumentaatiosta sanotaan seuraavaa:

"Tilinpäätös, kirjanpidot sekä käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla."

Jotta kuitit pysyisivät luettavina tällaisia aikoja, ei voida olla alkuperäisten kuittien varassa, saati kiikutella niitä kenkälaatikossa sinne tänne. Lämpökirjoitustekniikalla tulostetut kuitit saattavat pahimmillaan haalistua jo saman vuoden aikana (varsinkin jos altistuvat auringolle) joten ne kannattaa digitoida mahdollisimman nopeasti talteen.

Jos mietit miten, niin täällä on ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella.

Tositteiden kirjanpitokelpoisuus on yrittäjän vastuulla 

Joskus kirjanpitäjät hoitavat yrittäjien puolesta kuittien skannaamisen ja digitoinnin, mutta pääsääntöisesti vastuu kuitteine kirjanpitokelpoisuudesta on yrittäjällä ja siten tietysti epäsuorasti hänen työntekijöillään, jos sellaisia on.

Sähköinen taloushallinto on tätä päivää ja paperihommat mennen talven lumia

Edelleen lienee kirjanpitäjiä, jotka operoivat paperitositteiden kanssa, mutta koko ala on ollut digitalisoitumaan päin jo vuosia. Sähköinen kirjanpito on tätä päivää ja mahdollistaa yleensä myös ajantasaisen ja realiaikaisen tiedonsaannin kirjanpidosta, tuloksesta ja taseesta.

Paperiaikoina otettiin vielä paljon kuiteista valokopioita ja joidenkin mielessä se on ainoa ns. "virallinen kopio", mutta tästä ei ole koskaan ollut mitään erityistä sääntöä. Kopioiksi siis lasketaan yhtä lailla digitaalisella skannerilla, puhelimella tai vaikka digikamerallakin aikaansaadut digitaaliset "kopiot" ja tietysti myös sellaisista tehdyt tulosteet.

Joissakin maissa tarvitaan edelleen alkuperäinen kuitti kirjanpitoon, mutta ei Suomessa

Käytännössä sähköinen kopio on Suomessa aina riittävä. Meillä on lähdetty siitä ajatuksesta, että muuten sähköinen taloushallinto olisi laitonta. Ei ole tietenkään haitaksi, jos kuitteja haluaa säilöä myös paperisena, mutta käytännössä ne voi heittää roskiin kun ne on skannattu tai valokuvattu digitaaliseen muotoon.

Ei muuta tällä kertaa.

PS:
Muistakaahan seurailla meitä myös Instagramissa »

Kuittien kuvaus puhelimella

Nykyisin kaikenlaisten kuittien kuvaaminen puhelimella on arkipäivää lähes jokaiselle.

Liikkuvan työn ammattilaisena kuittien kuvaaminen ja matkalaskujen tekeminen puhelimella on lähes jokapäiväistä hommaa myös minulle.

Nykyisin myös Kelan maksamiin korvauksiin liittyvät kuitit ja lippulaput voi pääasiassa toimittaa sähköisesti ja skanenrin sijaan useimmat käyttävät kuittien sähköiseen dokumentointiin puhelinta.

Vaikka kuittien valokuvaaminen kännykällä onkin helppoa, on kuitenkin pari juttua, jotka helpottavat hommaa entisestään.

En ole aiemmin nähnyt näistä mitään vedenpitävää artikkelia tai kunnollista ohjetta, joten päätin kirjoittaa sellaisen itse. 

Tässä siis muutama ohje kuittien kuvaamiseen kännykällä 👇

Sivuvalo toimii parhaiten kuittien skannaamisessa 

Useimmilla puhelimilla kuvan saa otettua kyllä huonommassakin valaistuksessa, mutta tummat varjot ja isot kontrastierot voivat tuottaa joskus ongelmia.

Tyypillinen tilanne on, että kuvauspaikaksi valitaan kaikkein valoisin paikka, kuten ruokapöytä, jonka yllä on kohtisuorasti kattolamppu. Tämä voi olla huono idea, koska kuvaa ottaessa lampun ja kuitin väliin jää oma käsi ja kännykkä, jolloin niistä syntyvä heittovarjo häiritsee kuvan ottamista.

Parempi set-up kuitin kuvaamiseen voisikin olla esimerkiksi sivulta tuleva luonnonvalo ison ikkunan vieressä. Itse otan kuiteista kuvan usein ikkunalaudalla tai auton kojelaudalla, edellyttäen että luonnonvaloa piisaa.

Jos valo tulee suoraan ylhäältä, kuvaa kuitit sivulta

Jos taas ulkona on pimeää, hyödynnän usein kännykässä olevaa taskulampputoimintoa, koska sen avulla saa aikaan tasaista valoa.

Jos puhelimessa ei ole soihtuvalaistus- tai taskulampputoimintoa, saati salamaa ja ainoa hyvä paikka on se aiemmin mainittu keittiön pöytä, voi olla hyvä idea kuvata kuitet vaikkapa kallelleen laitetun kirjan päällä. Aseta kirja nojaamaan johonkin tai avaa se seisomaan kansien varassa ja asettele kuitit siten, että ne nojaavat siihen hieman pystyssä ja kuiteista on helppo saada kuva ilman häiritseviä varjoja.

Vältä tärähdykset kuvaamisen aikana 

Kännyköissä on nykyään hyvät kuvanvakaimet, mutta epätarkat valokuvat kuiteista aiheuttavat silti aika-ajoin päänvaivaa kirjanpitäjille.

Kirjanmpitäjän ja talouspäällikön harmaita hiuksia voi vähentää esimerkiksi nojaamalla kyynerpäät kunnolla pöydän pintaan kuvan ottamisen aikana. Kuvauskäden voi myös nojata seinään tai tuolin selkänojaan.

Mikäli mikään näistä ei ole mahdollinen vaihtoehto, tärinää voi vähentää käyttämällä molempia käsiä ja pitämällä kädet lähellä vartaloa, jolloin ne tärisevät vähemmän kuin silloin jos koittaa ottaa valokuvaa kuitista suorien käsien varassa.

Älä kuvaa kuitteja liikkuvassa autossa 

Liikkuvassa autossa tärinä pilaa helposti kuvan, joten auton kanssa kannattaa suosiolla pysähtyä kun kaivaa kameran esiin. Tämä siis riippumatta siitä, onko kuskin vai pelkääjän paikalla ;-) Junassa meno on sen verran tasaisempaa, että siellä kuitin kuvaaminen jo onnistuukin.

Kuvaa kuitit heti talteen 

Ainakin itsellä on äärimmäisen hyvä muisti, joka kuitenkin on valitettavan lyhyt ja epätarkka. Jos en kuvaa kuittia heti talteen, käy helposti niin, että se jää tarkun pohjalle pyörimään ja löytyy pahimmassa tapauksessa nöyhtänä taskunpohjalta kun housut tulevat pesusta.

Jos kuitteja ei digitoi ja skannaa saman tien, ne hukkuvat helposti tai unohtuvat kokonaan. Siksi suosittelen kuvaamaan kuitit heti talteen.

PS:
Voit seurata matkalaskukuiskaajia myös Instagramissa »