Sivut

tiistai 31. maaliskuuta 2020

Miten teknologinen kehitys on vaikuttanut työelämään?



Matkalaskukuiskaaja kävi Sakon haastateltavana hieman ennen Korona-kriisiä. Oheisella videolla käsitellyt aiheet ovat nyt yllättävän ajankohtaisia vaikka reissuhommat ovatkin jääneet hetkeksi sivuun.

Digityökalut ja etätyöprosessit ovat viimeistään nyt tuttuja kaikille

Koronapandemia on pakottanut sadat tuhannet yritykset ympäri maailmaa digitalisoimaan prosessinsa ennennäkemättömän nopeasti.

Tämä pakotettu digiloikka tulee varmasti näkymään monina uusina innovaatioina. Kuten videolta käy ilmi, maailma on digitalisoitunut viimeisen 20 vuodenkin aikana niin huimasti, että sitä on vaikea käsittää. On kuitenkin hyvä huomioida, ettei mikään ole oikeastaan vauhdittanut tuota kehitystä.

Nyt tilanne on kuitenkin toinen.

On jännittävä ajatella mitä kaikkea Koronan jälkeinen tulevaisuus tuo tullessaan. Jo nyt markkinoilla on tuhansia uusia applikaatioita, palveluita ja järjestelmiä, joiden on tarkoitus helpottaa toimimista etäyhteyksien päästä.

Vanhassa vara parempi? 

Softia ja appeja vertaillessa on tietenkin hyv√§ muistaa, ett√§ kaikki mik√§ on uusinta uutta, ei aina toimi optimaalisesti. Paljon uutta teknologiaa julkaistaan jo betaversioina ja niit√§ kehitet√§√§n lennossa. 

Pidemp√§√§n toiminnassa olleet ohjelmistot, kuten vaikkapa meid√§n Acubiz-matkalasku-applikaatio, sen sijaan ovat jo saaneet kunnolla ilmaa siipiens√§ alle. Ne ovat kunnolla testattuja ja toiminnot ovat hioutuneet vuosien saatossa. 

Kannattaa siis huomioida luotettavuuskysymykset, ennen kuin rynt√§√§ oikop√§√§t√§ testaamaan jokaista uutta appia. Erityisesti silloin kun kyseess√§ ovat raha- ja henkil√∂st√∂asiat.  

Mik√§ ei tule koskaan palaamaan ennalleen? 

Se mikä ei kuitenkaan koskaan tule olemaan ennallaan, on varmasti suhtautuminen etätyöhön. Jos se ennen on ollut joillekin yrityksille kirosana, on se varmasti jatkossa kiinteä osa todella monen yrityksen toimintoja.

Ehk√§ jatkossa jatkossa ty√∂paikoilla tehd√§√§nkin vain ne hommat, jotka on pakko? 

Tai ehk√§ l√§hity√∂t√§ arvostetaan aivan toisella tavalla? 

Ehk√§ ty√∂ntekij√§tkin havahtuvat siihen kuinka t√§rke√§√§ on esim. ty√∂pisteen ergonimia jne. kun siit√§ onkin joutunut hetkeksi hieman eri tavalla itse vastuuseen? 

Mihin sinä uskot?


keskiviikko 26. helmikuuta 2020

SaaS-ratkaisut ja tietoturva pilvessä?

SaaS = lyhenne sanoista Software As A Service, eli "ohjelmisto palvelutuoteena". 


Nykypäivänä SaaS tuntuu olevan varsinainen muotisana ja SaaS-palvelut ovatkin kasvattaneet suosiotaan samaa tahtia pilvipalveluteknologian kehittymisen kanssa. Palveluna myytävät ohjelmistot ovatkin lähes aina pilvipohjaisia ratkaisuja.

Miksi?

Kun ohjelma on kiinni pilven reunassa, siit√§ on asiakkaalle pari huomattavaa etua: 

  1. Asiakkaan ei tarvitse erikseen ostaa, asentaa ja latailla yhä uusia ohjelmistoversioita. Ne päivittyvät pilvessä automaattisesti ja jokainen asiakas saa heti käyttöönsä uusimmat toiminnot ilman lisämaksua ja odottelua.
  2. Pilvipohjaiset SaaS-palvelut ovat yleensä laiteriippumattomia ja toimivat siis sekä tabletilla, tietokoneella että puhelimella. Näin ollen ne sopivat liikkuvaan ja monipuoliseen työympäristöön.

On siis ymmärrettävää, että SaaS-mallista on tullut useimmilla markkina-alueilla ensisijainen ohjelmistojen toimitustapa. Se on hieno asia, mutta kolikolla on myös kääntöpuoli.

Kysymys kuuluu: Mikä on SaaS-palveluntarjoajasi tietoturvan taso?

Pilvipalvelu ūüÜö On-Premise? 

Useimmille lienee selv√§√§ mit√§ pilvipalvelulla ja On-Premise-palvelulla tarkoitetaan. Selvyyden vuoksi kerrottakoon kuitekin, ett√§: 

  • Pilvipohjaisessa ratkaisussa ohjelmisto toimii talon ulkopuolella.
  • On-Premise-mallissa taas koko systeemi, asennetaan laitteineen ja softineen asiakkaan omiin tiloihin, palvelinhuoneeseen tms. 

Pilvipohjaisen l√§hestymistavan etuja ovat sen joustavuus, kustannustehokkuus ja yleens√§ my√∂s skaalautuvuus. Yritys v√§lttyy suurilta laiteinvestoinneilta ja laitteiden yll√§pitokustannuksilta. Pilvipohjaisen ratkaisun kanssa p√§rj√§√§ usein mallikkaasti my√∂s ilman omaa IT-henkil√∂kuntaa, mutta On-Premise -ratkaisun kanssa se voi olla hieman haastavaa. 

Tietoturvan osalta tilanne on kuitenkin se, että jos mennään On-Premise-mallilla, niin tietoturva on omissa käsissä. Samaa ei voi sanoa pilvipalvelusta.

Kenell√§ on vastuu ohjelmiston tietoturvasta? 

Kun puhutaan SaaS-palvelusta, vastuu tietoturvasta on sek√§ myj√§ll√§, ett√§ asiakasyrityksell√§ itsell√§√§n. 

Myyj√§ huolehtii kaikesta taustalla olevaan infrastruktuuriin liittyv√§st√§, mutta asiakas on kuitenkin viimek√§dess√§ vastuussa tuotteen oikeasta, turvallisesta ja huolellisesta k√§yt√∂st√§. 

Tietoturva on siis n√§iss√§ tapauksissa kahden kauppa. Voitko luottaa siihen, ett√§ SaaS-palveluntarjoajasi suhtautuu asiaan yht√§ vakavasti kuin sin√§? 

Muutama vinkki SaaS-paveluiden tietoturvan arviointiin

Minulla on 3 pient√§ vinkki√§ SaaS-ratkaisujen tietoturvan arvioimiseen liittyen. N√§ill√§ on v√§li√§ silloin kun etsit uutta ohjelmistoa tai toimittajaa, mutta my√∂s silloin kun analysoit markkinoita tai harkitset nykyisten palveluntarjoajiesi kilpailuttamista. (Kilpailuttaminenkin ON t√§rke√§√§ silloin t√§ll√∂in!) 

Täältä pesee!

1) Valitse SaaS-toimittajasi huolella 

Tämä on kaikkein tärkein asia! Kyse on ennen kaikkea luottamuksesta. Kuka on luottamuksenne arvoinen? Oletko varma? Miksi?

SaaS-pohjaisten ratkaisujen tarjonta on valtava. Vaihtoehtoja riittää jonoksi asti. Esimerkiksi itselleni tutulla kulujenhallinnan ja matkakulujen hallintaratkaisujen kentällä on nykyään todella monta eri toimijaa!

Tosiasia on se, että suurin asioista, joita tietoturvan eteen voidaan tehdä, kuuluu ohjelmistosi toimittajalle. Jos firmassa on tietoturvaa vähättelevä asenne, pitää hälytyskellojen soida. Jos käytät ohjelmistoa vaikkapa omien asiakkaidesi tietojen käsittelyyn ja ne vuotavat ulos, korvausvelvollisuus voi silti olla jaettu.

Kysy ojelmiston myyj√§lt√§ heid√§n k√§ytt√§mist√§√§n salauksista. Kysy my√∂s miss√§ ja miten tietoja fyysisesti s√§ilytet√§√§n. S√§ilytet√§√§nk√∂ niit√§ kotimaassa, EU:n sis√§ll√§, EU:n ulkopuolella vai kenties toimitusjohtajan veljenpojan kellarissa? (N√Ė√Ė√ĖYYY!!!) 

Entä varmuuskopiointi? Minne varmuuskopioidaan ja toimiiko salaukset myös tässä vaiheessa?

Aiemmin mainitttu hälläväliä-asenne tietoturvaan liittyen kuvastaa usein yrityskulttuuria, mutta kulttuuri elää tai kuolee sisäisten prosessien mukana. Millaiset sisäiset prosessit toimittajallasi on tietojenkäsittelyyn? Ovatko ne voimassa olevien lakien ja standardien mukaiset? Mitenkäs se GDPR?

Löytyykö sertifikaatteja? Entä dokumentointi?

Varmista myös aina, että sinun ja SaaS-toimittajasi välillä on kiinteä salassapitosopimus tietojenkäsittelystä. Jos sitä ei ole, voit joutua hankalaan välikäteen, jos toimittajan puolella tapahtuu kohtalokas tietosuojarikkomus.

Muista my√∂s se, ett√§ vahvojen suojausten luominen ja yll√§pit√§minen ja hyvin dokumentoidut prosessit eiv√§t ole SaaS-palveluntarjoajallesi ilmaisia. Siksi suosittelen, ett√§ mietit kahdesti ennen kuin valitset halvimman ratkaisun. 

Vanhan sanonnan mukaan, köyhällä ei ole varaa halpaan, mutta ohjelmistojen ollessa kyseessä siihen ei ole oikein varaa edes miljonäärillä. Yhteistyö halvan ohjelmistotoimittajan kanssa voi pitkällä tähtäimellä olla kallis tie!


2) Luo ohjeistus pilvipohjaisten sovellusten k√§ytt√∂√∂n 

Kaikkihan sen tiet√§√§ miten t√§llaisia ohjelmia kuuluu k√§ytt√§√§? NOT! S√§√§nn√∂t eiv√§t ole vain rajoituksia, vaan my√∂s ohjeita ja linajuksia, joiden avulla k√§ytt√§j√§n on helpompi toimia oikein. 

Ep√§tietoisuus ja tiet√§m√§tt√∂myys aiheuttavat kardinaalin munauksia paljon useammin kuin tahallinen riskin otto. 

Kun laaditte yritykseenne selke√§n ohjeistuksen, joka sis√§lt√§√§ parhaat k√§yt√§nn√∂t ja s√§√§nn√∂t pilvipohjaisten ohjelmistojen k√§yt√∂lle, s√§√§stytte todenn√§k√∂isesti monilta virheilt√§. 

Ihannetapauksessa myös esimerkiksi ne henkilöt, jotka yrityksessänne ostavat lisenssejä työntekijöillenne, tietävät sääntöjen avulla minkä tyyppisille tyontekijöille annetaan pääsy mihinkin työkaluihin ja millekin käyttäjätasoille.

S√§√§nn√∂iss√§ on hyv√§ m√§√§ritell√§ my√∂s miten tuotteisiin p√§√§see k√§siksi ja mill√§ laitteilla niit√§ k√§ytet√§√§n. S√§√§nt√∂jen tulisi my√∂s ohjata niit√§ tapoja, joilla yrityksesi kouluttaa ty√∂ntekij√∂it√§ oikeaan k√§ytt√§ytymiseen internet-pohjaisten ohjelmistoratkaisujen parissa.  

Kenenk√§√§n ei pit√§isi joutua erikseen itse p√§hkim√§√§n, kuinka heid√§n tulisi suojella itse√§√§n, henkil√∂llisyytt√§√§n, k√§ytt√§j√§tunniksiaan ja salasanojaan. Parhaiden k√§yt√§nteiden tulisi ilmet√§ ohjeistuksesta. 

3) Mieti, tarvitsetko erillisen työkalun SaaS-tietojen salaamiseen

K√§yt√§tkin ehk√§ jo useita eri SaaS-tuotteita ja toimittajillasi on vahvat turvatoimet. Ehk√§ sovelluksia on kuitenkin jo niin paljon, ett√§ kaikkien osalta ei en√§√§ aivan joka asiaa pysty huomioimaan? 

Silloin voi olla jo viisasta investoida omaan suojauskerrokseen.

Kuten aiemmin sanottua, SaaS-palvelun tietoturva on kahden kauppa. Monet markkinoilla olevat ratkaisut auttavat sinua hallitsemaan osaasi turvallisuusteht√§v√§st√§. Kohdassa 2 mainittu ohjeistus on kuitenkin hyv√§ olla olemassa, ennen kuin mietit√§√§n omaa suojauskerrosta. 

Tietoturvaloukkauksia voi tapahtua monin eri tavoin.  

Kyse voi olla: 
  • tietojen v√§√§rink√§yt√∂st√§ 
  • tietojen varastamisesta
  • vaarantuneita k√§ytt√§j√§tilej√§ 
  • jne.
T√§llaiset voivat johtua: 
  • heikosta salasanavahvuudesta 
  • liiallisista k√§ytt√§jien k√§ytt√∂oikeuksista 
  • jne.
T√§llaiset rikkomukset kuuluvat l√§ht√∂kohtaisesti aina SaaS-palvelun tilaajan tietoturvatontille. 

Kun otat k√§ytt√∂√∂n organisaatiosi pilvipohjaisten ty√∂kalujen k√§ytt√∂√§ koskevia ohjeistuksia ja s√§√§nt√∂j√§, on my√∂s varmistettava, ett√§ niit√§ noudatetaan. Se voi olla haaste, jos SaaS-viidakko on kasvanut kovinkin suureksi ja monimutkaiseksi. 

Kannattaa siis tarkistaa, mit√§ joillakin isoilla toimijoilla, kuten McAfee ja RSI, on tarjolla tietoturvasi parantamiseksi. 

Yhteist√§ vastuunkantoa? 

Kuten alussa avasin asiaa, sinulla ja toimittajallasi on yhteinen vastuu SaaS-ratkaisujen tietoturvasta. Tämä on tärkeää muistaa. Vaikka oma oganisaatiosi huolehtisi tietototurvastaan kuinka mallikkaasti tahansa, niin välinpitämätön SaaS-kumppani voi vesittää kaiken. (Toimii toki toiseenkin suuntaan.)

Acubiz, on vakiintunut ja sertifioitu pilvipohjaisten ohjelmistojen toimittaja. 

Tuotteemme on suunniteltu ty√∂ntekij√∂iden tuntikirjausten ja matkakulujen hallintaan. Meill√§ suhtaudutaan eritt√§in vakavasti tietosuojaan. Se on t√§rke√§ osa tuotestrategiaamme. Ajattelemme, ett√§ vahva tietoturvataso suojaa my√∂s sit√§ investointia, jonka asiakkaidemme ovat palveluumme tehneet. 

Muista, että tämä kahden kauppa pätee myös toiseen suuntaan. Myös sinulla on oikeus asettaa vaatimuksia toimittajallesi.

PS:
Lue tuotteistamme lis√§√§ Acubizin verkkosivuilta »

keskiviikko 29. tammikuuta 2020

Vuosi 2020, tehokkaat prosessit ja nykyaikainen matkalaskujärjestelmä

Itselläni vuosi 2020 on lähtenyt räväkästi käyntiin työtapojen tehostamisella.


Vaikka itsell√§ ty√∂v√§lineet ovatkin mit√§ parhaimmat, ty√∂tapoja on aina varaa kehitt√§√§. Laitoinkin aiheesta pienen videokyselyn Linkedin-palveluun.



Olisi mukava kuulla mitkä ovat omat haasteesi näin vuoden alussa ja miten aiot ne selättää. Miten ensimmäinen kuukausi on omalta kohdaltasi ylipäätään sujunut?

Jos käytät Linkedin-palvelua, niin katsasta samalla myös nämä postaukseni:

Ent√§ Acubiz-matkalaskuj√§rjestelm√§ ja vuosi 2020? 

Acbiz-matkalaskuj√§rjestelm√§ tulee vuoden 2020 aikana olemaan entist√§kin vahvemmin l√§sn√§ Suomen markkina-alueella. 

Vireill√§ on monia hankkeita, joista en voi julkisesti viel√§ kauheasti kertoa, mutta vaikutukset tulevat n√§kym√§√§n varmasti jo t√§m√§n vuoden aikana monella eri tavalla. 

Teknologia kehittyy jatkuvasti ja Acubiz tekee jatkuvasti t√∂it√§ sen eteen, ett√§ se on jatkossakin kehityksen k√§rjess√§. Itse koen olevani todella etuoikeutettu saadessani tarjota asiakkaillemme yksinkertaisinta mahdollista prosessimallia ja j√§rjestelm√§√§ matkalaskujen k√§sittelyyn. 

Mitä se tarkoittaa kun kehitys kehittyy?

Luulen, ett√§ muutamien vuosien p√§√§st√§ ihmiset viel√§ ihmettelev√§t ett√§ "mik√§ on matkalasku" kun entist√§ useammat siirtyv√§t tapahtumakohtaiseen matkojen ja kulujen kirjaamiseen. 

Ei erillisiä lomakkeita. Ei turhaa työtä. Enemmän automatiikkaa. Enemmän tekoälyä.

Helppoutta siis.



lauantai 28. joulukuuta 2019

Miten Joulupukki teki sen taas?

Pieni v√§likevennys lienee paikallaan nyt tuhdin jouluruokailun ja uuden vuoden v√§liss√§. 


Joulupukin suoriutuminen jokavuotisesta lahjarallista hämmentää jälleen pienempää ja vähän varttuneempaakin ihmissukupolvea, joten pohditaan asiaa hetki.
(Perinteinen uudenvuoden summaus vuoden nousuista seuraa my√∂hemmin Linkkarissa. T√§m√§n blogin suosituin postaus t√§n√§ vuonna oli provokatiivinen: "Rahoitatko sin√§kin mukisematta ty√∂nantajasi liiketoimintaa?")


MITEN JOULUPUKKI EHTII JOKA PAIKKAAN?

Joulupukin kyvylle suoriutua kaikkien maailman lahjojen jakamisesta kunniallisesti, on muutamia eri teorioita. Osa niistä on tylsiä, mutta toiset ovat varsin jännittäviä.

Mainittakoon, että Joupupukin työtä helpottaa hieman mm. se, että kaikkia lahjoja ei tarvitse jakaa saman aikaan.

  • Esimerkiksi Suomessa pukki jakaa lahjat jo jouluaattona, kun taas esimerkiksi yhdysvalloissa lahjoista iloitaan vasta joulup√§iv√§n√§.
  • Kun t√§h√§n lis√§t√§√§n viel√§ eri maantieteellisten alueiden eri vuorokausirytmit, niin todellisuudessa joulupukilla on l√§hes kaksi vuorokautta aikaa saada kaikki lahjat perille asti.

Kiistatonta kuitenkin on, että vauhdin tulisi olla todella kova, jos joka paikkaan pitäisi ehtiä peräjälkeen. Valonnopeusteoriasta puhutaan kuitenkin tuonnempana. Aloitetaan klooniteoriasta.

1. Klooniteoria käy järkeen

Yhden teorian mukaan maailmassa ei olekaan vain yhtä ainoata Joulupukkia, vaan joulupukkeja on monta. Nämä on kloonit on luotu korvatunturin koelaboratoriossa, josta hohottavat pukinretaleet päästetään kerran vuodessa liikekannalle.

Pukit alkavat levittäytyä eripuolille maailmaa jo samoihin aikoihin ensimmäisten joulutarjousten aikoihin ja osa heistä hankkii jopa lisäansioita ns. markettipukkeina, jolloin he kuuntelevat lasten joululahjatoiveita supermarketin tms. palkkaamina.

Pukit kuitenkin katoavat kuin kaasut saharaan heti joulubuumin loputtua. Tiedossa ei ole, kierrätetäänkö samoja pukkeja uudelleen, vai onko ehkä niin, että pukit leikkaavat partansa ja sulautuvat valtaväestöön.

Niin tai näin, useiden pukkien olemassa olo, joko kokoaikaisesti tai vain kerran vuodessa selittää, miksi pukilla on myös aikaa jutustella monissa kodeissa ja kuinka heillä on aikaa jaella lahjoja.

Jos pukkikanta on samaa joka vuosi, niin se osaltaan selittäisi myös sen, miksi osalla pukeista lähtee homma niin usein ns. lapasesta ja miksi petterin ohella joskus punottaa nenä myös pukilla.

2. Metamorfoositeoria on viimeaikoina saanut eniten kannatusta

Yksi, edellisen tavoin useaan pukkiin perustuva teoria, olettaa, ett√§ perheiden is√§t tai muut miespuoliset l√§hisukulaiset saattavat joskus kokea yll√§tt√§vi√§ fysikaalisia muutoksia joulun pyhin√§. 

Ei ole kovinkaan tavatonta, ett√§ is√§ katoaa lahjojen jaon ajaksi jonnekin ja missaa koko tapahtuman. Usein pukki my√∂s saattaa muistuttaa jonkin verran isois√§√§, set√§√§ tai muuta l√§hisukulaista tai muuta. 

Muuntautumis, eli metamorfoositeorian mukaan, voi puuttuva pukkipopulaatio saada lis√§yst√§ erilaisist√§ perheen l√§hipiiriss√§ olevista j√§senist√§. Muutos voi joskus olla todella nopea. Jouluaaton aikana harmiton piipahdus postilaatikolla voi kasvattaa miehelle yll√§tt√§en jouluparran ja muuttaa √§√§nen hohottavaksi! 

Hieman samaan tapaan kuin ihmissusitarinoissa, muuntautuminen Joulupukiksi on kuitenkin vain v√§liaikaista ja lahjojen jakamisen j√§lkeen el√§m√§ hiljalleen asettuu taas normaaleihin uomiinsa. 

Tavanomaista kuitenkin on, ett√§ metamorfoosi Pukiksi ja takaisin pidet√§√§n ilmi√∂n rajuuden vuoksi lapsilta t√§ysin salassa. Osansa voi toki olla my√∂s sill√§, ett√§ ainakin vaikuttaisi silt√§, ett√§ Pukeiksi muuntuneet, eiv√§t aina edes muista koko tapahtumasta mit√§√§n.  

Tällöin on ehkä parempikin, että koko perhe pitää asiasta suun supussa, jotta ei nosteta pintaan traumaattisia kokemuksia.


3. Valonnopeusteoria selitt√§isi kaiken vain osittain  

Jossakin vaiheessa vallalla oli Albert Einsteinin suhteellisuusteorian pohjalta säädetty valonnopeusteoria.

Sen mukaan, joulupukin liikkuessa valjakoineen valon nopeudella, hänen kellonsa viisarit ovat lähes pysähdyksissä, kun taas ympärillä aika kuluu normaalia vauhtia.

Tässä teoriassa on kuitenkin pari aukkoa. Ensinnäkään porot ja pukkikaan eivät ainakaan perinteisellä valjakolla oikein voisi kestää valonnopeudessa syntyvää ilmanvastusta ja siitä seuraisi melko rumaa jälkeä.

Ajanhallinta olisi myös oma lukunsa. En tiedä raportoiko pukki tuntejaan muorille tms., mutta jos tunteja pitäisi kirjata vaikka meidän Acubiz-applikaatiolla, niin kirjaukset olisi kyllä helppo tehdä.

Jäisi kuitenkin kysymys, että kirjataanko tunnit Pukin kokeman ajan, vai ympärillä kuluvan ajan mukaan? Taloudellisessa mielessä Pukin varmaan kannattaisi jättää puhelin lahjarallin ajaksi muorille ja kirjata tunnit vasta kun tulee takaisin. Näin hän saisi ainakin eniten tunteja kirjattavaksi!

Muitakin teorioita riittää

Muitakin teorioita on esitetty. Omasta mielestäni uskottavimmat teoriat liittyvät tavalla tai toisella useaan pukkiin tai pukkien monistamiseen.

Varsin yleinen, mutta hek√§ hieman tyls√§ teoria on my√∂s mm. tonttuteoria, jonka mukaan tontut jakavat lahjat. T√§m√§ selitt√§isi logistiikkaongelman lahjojen osalta, mutta ei selit√§ sit√§, miksi joskus pukilla on aikaa j√§√§d√§ jakamaan lahjoja ja rupattelemaan, vaikka h√§n kuulemma olisi ollut samaan aikaan naapurissakin.

Pukin tekemisten ympärillä pysynee jonkinlainen savuverho niin kauan kuin länsimainen kulttuuri on voimissaan.

PS: 
Mik√§ on sinun lempiteoriasi siit√§, miten pukki saa ty√∂ns√§ tehty√§? Kommentoi alle! ūüĎá

tiistai 26. marraskuuta 2019

Kululasku on turha! [Kulujen korvaaminen työntekijälle käy ilmankin!]

Kululasku? Oletko koskaan kyseenalaistanut sen tarpeellisuutta?


Olen tehnyt töitä 16 vuotta elämästäni. Sinä aikana tiestä on tullut ystävä, mutta matkalaskuista ei.

On siis tullut tehtyä kululasku jos toinenkin.

Veikkaisin, että ainakin tuhansia.

Olen testannut monenlaisia eri systeemeit√§, jotka p√§√§asiassa ovat olleet pohjimmiltaan samanlaisia. L√§hes kaikissa  kululasku ja matkalasku on sis√§ltynyt √§rsytt√§v√§n hankalaan prosessiin.

En tiedä onko omalla alallani (myynnin parissa) ketään, joka nauttisi matka- ja kululaskujen tekemisestä. Käsi ylös, jos ne ovat sinulle hauskaa hupia :)

Harva tykkää siitä, että joutuu ensin käyttämään omaa rahaansa firman kuluihin ja sitten sen jälkeen kinuamaan niitä takaisin (useimmiten vieläpä omalla ajalla).

Se on välttämätön paha.

Jotain sellaista, mikä on vain tehtävä.

Miksi matka- tai kululasku on pakko tehd√§? 

Tämä on mielenkiintoinen kysymys. Oikeastihan nykyteknologia mahdollistaisi kululaskun täydellisen poistaminen matkustavan ihmisen arjesta. Se siis EI OLE millään muotoa pakollinen.

Silti monet yritykset edelleen käyttävät perinteisiä matkalaskuja.

Miksi?

Matka- ja kululasku oli aikanaan ihan järkevä systeemi. Sen avulla oli mahdollista luoda selkeä kuva matkalla käytetyn rahan määrästä ja käyttötarkoituksesta. Tällainen dokumentti oli sitten helppo tarkastaa esimiehen tai taloushallinnon ammattilaisen toimesta kerralla.

Tämä oli tarkoituksenmukaista, silloin kun:

  • prosessit olivat paperilla 
  • tapahtumien yhteytt√§ oli muuten vaikea hahmottaa 
  • ty√∂ntekij√∂ihin ei voinut luottaa 
  • tarkistukset olivat jonkun korkeapalkkaisen p√§√§ty√∂.

Nämä ovat menneiden aikojen ongelmia, jotka on vanhasta tottumuksesta raahattu matkalaskulomakkeineen mukaan myös uusiin prosesseihin.

Vanhentuneissa matkalaskukäytännöissä kululasku on kaiken ydin. Se pitää täytellä kaikesta erikseen.

Sellaiseenkin on t√∂rm√§tty, ett√§ on erillinen matkalaskulomake, joka pit√§√§ t√§yt√§√§ jopa silloin kun ei matkusteta. Kululasku kun voidaan firman systeemiss√§ tehd√§ ainoastaan matkalaskun liitteeksi. 

Paperi ja kynä ovat vaihtuneet excel-taulukoihin ja taloushallinnon ohjelmistoihin, mutta prosessi on pysynyt pitkälti samana.

Teknologisista harppauksista huolimatta, käy tällaisten yhteenvetojen tekeminen raskaaksi, varsinkin jos:
  • matkasi ovat pitki√§ 
  • matkustat useasti lyhyit√§ matkoja 
  • yrityksesi vaatii, ett√§ teet yhden koontilaskun kuukaudessa 
Silloin muuttuu tämä, ennen niin käytännöllinen prosessi, helvetilliseksi kokemuksesi matkustavalle ihmiselle.

Mikä siis neuvoksi? Kulujen korvaaminen on mahdollista myös ilman kululaskua!

Toinen vaihtoehto, jonka teknologia meille tarjoaa on tapahtumakohtainen matkojen ja kulujen kirjaus.

Silloin kirjaukset tehdään heti niiden ollessa käsillä ja se mahdollistaa yritykselle kulujen ja matkojen seurannan lähes reaaliajassa.

Eikö reaaliaikaisuus lisää hyväksyjän ja taloushallinnon työtaakkaa?

Ei. T√§ss√§ vaihtoehdossa keskityt√§√§n siihen, mihin rahaa oikeasti kuuluu ja t√§m√§ prosessi mahdollistaa my√∂s automaation sek√§ teko√§lyn hy√∂dynt√§misen tapahtumien k√§sittelyss√§. Se helpottaa my√∂s petoksen ehk√§isemisess√§. 

Mitä yritän sanoa?

Henkilö, joka tuottaa yritykselle parhaassa tapauksessa miljoonia vuodessa, esim. myymällä yrityksen palveluja tai konsultoimalla asiakkaita, ei varmastikaan iloitse siitä, että hänen tarvitsee selvittää jokainen yrityksen varoilla ostamansa kahvikuppi tai pysäköintikulu.

Se on mikromanagerointia, joka kostautuu huonona työviihtyvyytenä.

Kyse ei kuitenkaan ole PELK√ĄST√Ą√ĄN ty√∂viihtyvyydest√§

Tämä pienten kulujen seuraaminen ja tarkistaminen maksaa yritykselle huomattavan summan rahaa ja on yrityksen tuottavuuden kannalta haitallista.

Miksi?

Aika on rahaa ja aika maksaa aina. Esimiehen, taloushallinnon ja työntekijän itsensä kuluttama aika on pois kaikesta muusta työstä. Kun kaikkien käyttämä aika lasketaan yhteen, on se viiden euron kahvikuppi äkkiä hyvinkin kallis.

Onko siis järkevää tarkastella kaikkia tapahtumia samalla kertaa ja onko ylipäätänsä järkeä tarkistaa kaikki kulut käsin?

Ei. Nyky√§√§n teknologia, esim. Acubiz-ohjelmisto, mahdollistaa automaation hy√∂dynt√§misen tapahtumien k√§sittelyss√§. J√§rkev√§n ja automatisoidun raportoinnin ansiosta voidaan luopua turhien lippulappuhen py√∂rittelyst√§.

Mitä tämä tarkoittaa?

Kululasku ja matkalasku ovat sanoja jotka kuuluvat historiaan. Nykyaikaiseen taloushallinnon termist√∂√∂n kuuluvat pikemminkin sellainen sanayhdistelm√§ kuin automatisoitu kulujen k√§sittely ja lause kohtuulliset kulut korvataan.

Itse kannatan nykyaikaista, kevyttä ja automatisoitua työntekijäkulujen korvausmallia.

PS: 
Katso uusimmat kuulumiset Instagramista »

tiistai 29. lokakuuta 2019

Kuittien skannaus puhelimella

K√§ytt√§√§k√∂ joku viel√§ skanneria? √Ąlypuhelinsukupolvelle skanneri on varmaan jo melko vieras kapistus. 


Kuittien skannaus lienee viimeisimpi√§ k√§ytt√∂kohteita, joissa on viel√§ sinnikk√§√§sti k√§ytetty vanhanaikaisia skannereita. Toinen lienee paperisopimusten skannaaminen.  

Nykyään kutenkin löytyy jos minkälaista softaa ja appia, joita hyödyntämällä puhelimella otetun valokuvan ja pöytäskannerilla skannatun kuvan välillä on mahdotonta havaita minkäänlaista eroa.

Sopimuksiakin tehdään yhä harvemmin paperisena. Sen sijaan sopimuksia tehdään yhä enemmän verkossa ja digitaaliset allekirjoitukset yleistyvät.

Puhelin on paras v√§line kuittien skannaamiseen 

Jos sinulla on tarve säilöä kuitteja, ei parempaa välinettä hommaan voi olla kuin matkapuhelin. Nykyiset kännykkäkamerat ottavat tarkkoja kuvia hämärässäkin valaistuksessa ja se on melkein aina mukana.

Acubizin kaltaisilla sovelluksilla kuitti menee myös suoraan kirjanpitoon, eikä jää pyörimään taskun, laatikon, hanskaloketon, salkun tai kassin pohjalle. Pilvessä, kirjanpidossa tai matkalaskuohjelmassa kuitti on sitten myös hyvässä tallessa.

Nykyiset kuittienkäsittelyohjelmistot hyödyntävät myös hahmontunnistusta

Hahmontunnistuskin on kehittynyt vuosien saatossa siinä määrin, että mobiiliappi voi samalla myös lukea kuitin sisällön. Ihmisen toki pitää vielä välillä vähän korjailla sitä, mitä kännykkäohjelma on onnistunut lukemaan, mutta sekin on jo suuri apu.

Parhaimmillaan esimerkiksi matkalaskun tekeminen Acubizin applikaatiolla vie minulta ehkä 20 sekuntia.

Muistan painineeni jossain vanhassa työpaikassa samaisen asian parissa usein puolikin tuntia ja tehneeni hommaa joko muiden töiden kustannuksella tai vapaa-ajalla.

Ohjeita kuittien skannaamiseen puhelimella? 

Sivusin aihetta jo kerran aiemminkin ja kirjasin heinäkuussa julkaistuun blogipostaukseen muutamia ohjeita kuittien kuvaamiseen.

Blogipostaus:
Matka jatkuu jälleen seuraavaan kohteeseen. Muistakaahan seurata tekemisiäni myös instagramissa, jonne on lisätty hiljattain myös uusia kuvia.

PS:
Matkalaskukuiskaajalta on tulossa materiaalia myös videomuodossa. Siitä lisää myöhemmin :)


maanantai 23. syyskuuta 2019

Rahoitatko sinäkin mukisematta työnantajasi liiketoimintaa?

Työmatka tulossa. Hotellihuone varaukseen ja tankki täyteen bensaa. Asvaltti on kuuma. Jiihaa!

Menomatkalla matkakahvit ja ehkä lentävä lounas. Pyydät kuitit kaikesta mitä ostat. Tuttu homma jo. Tuleehan työmatkoja vuositasolla jo sen verran monta.

Tämä reissu kestää kaksi päivää ja fiilis on hyvä. On kuukauden kolmanneksi viimeinen päivä. Perillä hotellin henkilökunta toivottaa iloisesti tervetulleeksi. Koppaat avainkortin tiskiltä ja painut hetkeksi hotellihuoneeseen lepäilemään.

Asiakastapaaminen parin tunnin p√§√§st√§. 

Pienen voimien keräilyn jälkeen alat valmistautua päivän tärkeimpään kohtaamiseen. Ennen lähtöä käyt vielä poimimassa hotellin ravintolasta pikaisen Espresson. Lähimaksu ei toimi. Tilillä ei olekaan katetta.

Mitäs nyt?

Koroton pikavippi työnantajalle joka kuukausi? Kuulostaako hyvältä?

Edellä kuvattu skenaario on yllättävän monelle tuttu. Kovissa johtoportaan duuneissa voi tuntua vähän hassulta ajatella, että kate loppuisi kesken työmatkan, mutta normaalin keskituloisen henkilön tilanne voi olla hitusen kimurantimpi.

Tavan myyntihommiakin tekevälle, saattaa parin kolmen sadan vippaaminen työnantajalle useammaksi päiväksi olla oikeasti melko suuri rasite. Lainastahan siinä nimittäin on kyse, kun työntekijä käyttää omaa rahaansa työmatkakustannuksiin ja joutuu ne sitten jälkikäteen perimään ne työnantajalta takaisin.

Koko tuon ajan raha on pois työntekijän omasta pussista. Se on kuin koroton pikavippi, joskin yleensä sille osapuolelle, jolla on yleensä enemmän rahaa.

Jos t√§llainen systeemi olisi keksitty nyt, voi olla ett√§ AY-liike tulisi v√§liin ja ilmoittaisi, ett√§ ei k√§y, ellei rahalle makseta asianmukaista korkoa. 

S√§hk√∂istenkin matkalaskulomakkeiden t√§ytt√§minen on usein saatanasta 

Mesotaanko vielä vähän? Etenkin Suomessa tyypillinen tapa hoitaa matkakulut menee sellaisella kaavalla, että ensin pitää täyttää matkalaskulomake, jonka jälkeen pitää täytellä erillinen kulukorvausraportti, joka sitten laitetaan matkalaskun liitteeksi.

Edistystä on se, ettei oikein missään enää (onneksi) operoida paperilomakkeilla, vaan hommassa on siirrtytty digiaikaan. Valitettavasti digitaalinen ei automaattisesti tarkoita kätevää, koska pahimmillaan "uusi digitaalinen prosessi" on vain vanhan paperiprosessin kopio ja digitaalisuuden vuoksi entistäkin hankalampi. Paperilomakkeen sijaan käytössä voi olla esim. Excell-lomake ja kuitit menevät talousosastolle valokuvina, mutta prosessi kokonaisuutena on edelleen yhtä manuaalinen kuin ennenkin ja tasan yhtä moneen asiaan tarvitaan ihminen hoitamaan sitä.

Prosessien monimutkaisuuteen on muitakin syitä. Joissakin yrityksissä esimerkiksi uskotaan, että kulukorvauksia ei voida lain mukaan maksaa ilman matkalaskua, joten sen vuoksi tehdään tyhjiä matkalaskuja joissa ilmoitetaan matkasta saman paikkakunnan sisällä.

Siihen sitten liitetään se kulukorvauslappu, johon taas liitetään kuitit, jotka on ensin pitänyt valokuvata johonkin tietokoneen omaan kansioon, josta ne erikseen pitää vielä erikseen kaivaa, että ne voidaan liitää matkalaskun kulukorvausliitteeseen.

Tarvitseeko kysyä, että onko tässä mitään järkeä?

On myös työpaikkoja, joissa toimitaan niin, että matkalaskuja ei saa tehdä työajalla, vaan ne haetaan omalla ajalla varsinaisen työn ulkopuolella, vaikka homma on tehty niin vaikeaksi, että siihen varmasti palaa runsain mitoin aikaa.

Ja edelleen, vaikka matkalaskun saisikin tehdä työajalla, miksi työntekijä joutuu lainaamaan työnantajalleen omaa rahaansa?

Eikö olisikin helpompaa käyttää vaikkapa firman luottokorttia?

Ty√∂matkakustannusten korvaukset voidaan hoitaa my√∂s toisella tavalla 

Valveutunut ja aidosti alaistensa mielenterveydestä välittävä työnantaja hoitaa asiat toisella tavalla. Hän ei pakota työntekijöitään lainaamaan yritykselleen rahaa myynti- ja muiden reissujen rahoittamiseksi, vaan lyö firman luottokortin kouraan ja osoittaa suunnan.

Valveutunut yrittäjä pyrkii tekemään matkalasku- ja kulukorvausprosessista mahdollisimman kevyen ja investoi matkalaskuohjelmistoon, jolla matkalaskujen ja kuluraporttien teko on mahdollisimman helppoa ja nopeaa.

Tällä hän ei ainoastaan paranna työviihtyvyyttä, vaan tekee samalla palveluksen myös talousosastolleen, sillä se mikä on vaikeaa, on vaikeaa myös sillä tavalla, että työntekijät tekevät enemmän virheitä ja kaikki pyörii hitaammin.

Toisinsanoen: myös talousjohtaja, tilintarkastaja tai muu numeronikkari kiittää kun kuittien jahtaamisen voi unohtaa ja edes suurin osa matkalaskuista ja kuluraporteista tulee sellaisessa muodossa, jossa ne voi päästää läpi.

Numeropuolen ammattilainen voi siis vihdoinkin haudata bumeranginsa, eikä muiden työntekijöiden enää tarvitse pelätä häntä. Jes!

Miten k√§vi p√§√§henkil√∂lle, jonka tilill√§ ei en√§√§ ollut katetta? 

Alun tarina sai ehkä seuraavanlaisen lopun: Nopea soitto kotiin pelasti onneksi tilanteen. Sielläkään ei liiemmälti ollut rahaa, mutta koska oli loppukuu ja rahaa on kuitenkin tulossa, voitiin puolison kanssa tehdä yhteispäätös siitä että lapsen kurahousut ostetaankin vasta ensi viikolla.

Ihana puoliso laittaa rahat tilille (onneksi on sama pankki) ja homma jatkuu ilman että tarvitsee tätä noloa kömmähdystä mainita työnantajalle.

"Meidän vanha kulu- ja matkalaskusysteemi toimii ihan hyvin"

Tämä tarina on monissa yrityksissa tosi. Harha siitä, että nykyinen systeemi toimii hyvin, johtuu siitä että kukaan ei valita.

Syy siihen miksi kukaan ei valita on se, että vapaa-ajan keskusteluissa kaikkien muidenkin firmojen työntekijät valittavat tavallisesti juuri kuluraporttien tekemisen vaivalloisuutta ja matkalaskujärjestelmien kankeutta.

Illuusio siitä, että asialle ei voi mitään, elää todella vahvana.

Ja sitten ne joita onni suosii, eivät välttämälttä edes tiedosta, että siinä on jotakin hehkutettavaa. Eihän kuluraportit teknisesti ajatellen mitään ydinfysiikkaa ole. Se että markkinoilla on nyt vasta käteviä mobiilisovelluksia, jotka toimivat pilvessä ja automatisoivat nämä ikävät paperihommat, on oikeastaan vähän hassua.

No, eipä tähän oikein muuta, kuin että onneksi mulla on käytössä ACUBIZ.


PS:
Katso mik√§ on seuraava matkustuskohteeni. P√§ivit√§n reissujani Instagramissa »